CSF là gì? Cách xác định các yếu tố thành công then chốt trong quản trị.

CSF là một khái niệm quan trọng trong quản trị chiến lược. Việc xác định các CSF sẽ giúp các doanh nghiệp đi đúng hướng để tiến tới mục tiêu, tránh được các sai lầm nghiêm trọng khi vận hành và vượt qua đối thủ cạnh tranh. Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu với bạn CSF là gì và cách áp dụng khái niệm này vào kinh doanh.

Critical success factors – CFS là gì?

CSF là viết tắt của Critical Success Factors, tạm dịch là yếu tố thành công then chốt. Đây là các điều kiện mà một nhóm hoặc một tổ chức phải đáp ứng để thực hiện thành công chiến lược kinh doanh. Nói cách khác, CFS là một chiến lược cạnh tranh cụ thể giúp tổ chức hiện thực hóa tầm nhìn, sứ mệnh của mình.

CSF là một phương pháp luận quan trọng được sử dụng trong quản trị chiến lược. Nó sẽ giúp nhà quản trị thiết lập mục tiêu và xác định các chỉ số đo lường hiệu quả phù hợp.

Phân biệt CSF và KPI/OKR

Ngoài việc hiểu CSF là gì, bạn cần phân biệt được CSF và KPI trong quản trị doanh nghiệp, vì 2 khái niệm này thường hay bị nhầm lẫn.

CSF là những gì mà doanh nghiệp cần làm để đạt được mục tiêu. Nói cách khác, chúng là nguyên nhân dẫn đến thành công. Trong khi đó, KPI và OKR là các chỉ số đo lường hiệu quả. Bạn dùng KPI hoặc OKR để đánh giá xem các CSF đã được thực hiện hiệu quả hay chưa.

Ví dụ: Mục tiêu chiến lược của công ty là tăng thị phần và xác định “mức độ trung thành với thương hiệu” là một CSF. Để đo lường, công ty sử dụng KPI là doanh thu/khách hàng cũ.

Bạn nên kết hợp CSF và KPI (hoặc OKR). Nếu chỉ sử dụng CSF mà thiếu KPI/OKR, doanh nghiệp sẽ không biết mình đã đạt được mục tiêu hay chưa và đánh mất năng lực cải tiến. Ngược lại, nếu chỉ sử dụng KPI/OKR mà không có CSF, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình huống có thể hoàn thành KPI/OKR, nhưng không đạt được các mục tiêu chiến lược.

Ý nghĩa của CSF – Critical success factors

Với định nghĩa CSF là gì, chắc chắn bạn sẽ thấy đây là một khái niệm đơn giản. Nhưng áp dụng nó hiệu quả lại mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp của bạn.

Ưu tiên phân bổ nguồn lực

Biết được đâu là mục tiêu cốt lõi sẽ giúp các nhà quản trị xác định được những nguồn lực thiết yếu. Trong trường hợp nguồn lực của doanh nghiệp hữu hạn, biết cách ưu tiên phân bổ nguồn lực sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí.

Loại bỏ các chỉ số đo lường kém hiệu quả

Khi xác định được CSF, doanh nghiệp có thể tập trung vào các thước đo hiệu suất quan trọng nhất. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí để tập trung vào những hoạt động có ý nghĩa hơn. Các quy trình công việc sẽ được tối ưu hóa, báo cáo, cuộc họp được đơn giản hóa và đi đúng hướng.

CSF giúp nhân viên hành động nhất quán

CSF khiến các thành viên chỉ tập trung vào những việc làm tăng giá trị cho tổ chức.

CSF là một chiếc la bàn, định hướng cho họ biết cần đi về hướng nào. Từ đó, tạo ra sự nhất quán trong hoạt động hàng ngày. Các nhóm, các phòng ban cũng dễ dàng phối hợp với nhau hơn để đảm bảo mục tiêu chung.

Phân loại CSF

CSF được chia thành bốn loại sau đây:

1. Yếu tố ngành: Là các yếu tố liên quan đến đặc điểm riêng của một ngành. Ví dụ: Các cửa hàng bán thức ăn nhanh có thể có CSF là “thời gian giao đồ ăn cho khách hàng”.

2. Yếu tố môi trường: Là các yếu tố môi trường vĩ mô tác động đến doanh nghiệp. Ví dụ như tình hình kinh tế, sự phát triển của công nghệ, quy định pháp luật… Bạn có thể làm phân tích PEST/PESTLE để hiểu rõ hơn về các yếu tố này.

3. Yếu tố giai đoạn: Chúng thường là những yếu tố mang tính ngắn hạn, giải quyết những rào cản cụ thể để thành công. Ví dụ: Một tổ chức sau khi mua bán sáp nhập có thể coi “thông báo việc mua lại” là một CSF. Vì thế, họ cần nhanh chóng truyền thông để đưa tin tức ra công chúng.

4. Yếu tố chiến lược: Là những chiến lược cạnh tranh cụ thể mà tổ chức cần thực hiện để thành công. Ví dụ: CSF chiến lược có thể là định vị thương hiệu, xác định chiến lược giá,…

Cách xác định các yếu tố CSF

Xác định các yếu tố thành công không quá khó, nhưng làm sao CSF thực sự ngắn gọn, tập trung và hiệu quả mới là điều quan trọng. Bạn hãy tham khảo các bước sau đây để tìm ra CSF của doanh nghiệp.

Bước 1: Lập kế hoạch chiến lược

Trước khi xác định CSF, bạn cần có một kế hoạch chiến lược. Một kế hoạch chiến lược sẽ chỉ ra nơi mà tổ chức muốn đến và cách thức mà tổ chức đi đến đó.

Bạn có thể sử dụng các công cụ sau để đảm bảo lập kế hoạch chiến lược đầy đủ và hiệu quả.

• Phân tích PESTLE
• Ma trận SWOT
• Mô hình 7S của McKinsey
• Ma trận Boston Consulting Group (BCG)
• Mô hình vòng đời sản phẩm
• Ma trận Ansoff

Bước 2: Xác định các lĩnh vực kết quả chính (KRA)

KRA là viết tắt của Key Result Area. Đây là những việc một thành viên cần làm để hoàn thành trách nhiệm, tùy thuộc vào vị trí của họ.

Ví dụ: Đối với bộ phận kinh doanh, KRA là hiểu về khách hàng tiềm năng và xây dựng lòng tin của khách hàng với sản phẩm, với tổ chức.

Bước 3: Xác định tiêu chí thành công của bạn

Khi bạn đã thiết lập KRA và có kế hoạch chiến lược, bạn đã sẵn sàng để xác định CSF. Không có số lượng CSF tối ưu, nhưng bạn nên giới hạn ở mức 5 CSF để có những ưu tiên rõ ràng cho hoạt động của doanh nghiệp.

Một lưu ý nữa là sau khi liệt kê ra các CSF, hãy rà soát xem có yếu tố nào là kết quả của những yếu tố khác không. Nếu có thì yếu tố đó chưa phải là CSF. Bằng cách này, bạn sẽ rút gọn được danh sách CSF của mình.

Sau khi xác định được CSF, bạn có thể thiết lập KPI hoặc OKR tương ứng. Như đã chia sẻ ở phần trên, bạn nên kết hợp CSF và KPI trong quản trị chiến lược, để có cái nhìn tổng thể về con đường tiến tới thành công của tổ chức của bạn.

Bước 4: Theo dõi và đo lường

Với CSF và KPI (hoặc OKR) đã thiết lập, bạn đã sẵn sàng làm việc để hướng tới mục tiêu của mình. Hãy thiết lập quy trình quản lý hiệu suất để đo lường mức độ thành công của bạn.

Hãy đảm bảo rằng, khi làm bất kỳ công việc nào, nhóm của bạn cũng đang hướng về CFS. Và bạn có hệ thống chỉ số để đo lường hiệu quả các hoạt động đó.

Ví dụ về CSF trong doanh nghiệp

Nhận phản hồi từ khách hàng để cải thiện là CSF của marketing

Với những thông tin trên, chắc hẳn bạn đã hiểu CSF là gì. Tôi sẽ lấy một số ví dụ minh họa để bạn hiểu sâu hơn về cách xác định CSF cho phòng ban, tổ chức của mình.

CSF của bộ phận nhân sự

• Tuyển dụng được những ứng viên chất lượng nhất, dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm.
• Nhân viên của công ty hiểu đầy đủ về trách nhiệm công việc của mình.
• Nhân viên được cung cấp đầy đủ thông tin có ý nghĩa để ra quyết định.

CSF của bộ phận tiếp thị

• Xác định đối tượng tiếp thị mục tiêu cho doanh nghiệp
• Mở rộng cơ sở khách hàng thông qua truyền thông và quảng cáo.
• Tích cực nhận phản hồi từ khách hàng và sử dụng nó để cải thiện.

Kết luận

Thành công của doanh nghiệp là kết quả của những quyết định đúng đắn. Để làm được như vậy, bạn cần xác định được đâu là những yếu tố cốt lõi cần thực hiện. Đó sẽ là kim chỉ nam cho mọi hoạt động kinh doanh, mọi quyết định của nhân viên cho đến cấp quản lý.

Hy vọng với những thông tin trong bài viết này, bạn đã hiểu về CSF và có thể áp dụng hiệu quả cho tổ chức của mình. Nếu bạn có câu hỏi, hãy gửi email cho tôi để trao đổi chi tiết.

Nguồn tham khảo:

1. https://www.projectmanager.com/blog/critical-success-factor
2. https://www.masterclass.com/articles/critical-success-factors
3. Key Success Factors Of Business (With Examples) – Zippia