Mô hình SMART là gì? Cách thiết lập mục tiêu SMART và ví dụ.
Mô hình SMART là một công cụ có thể ứng dụng linh hoạt trong nhiều khía cạnh của đời sống. Dù bạn đang đặt mục tiêu cá nhân, hay quản lý doanh nghiệp, mục tiêu SMART cũng sẽ giúp bạn đi đúng hướng. Trong bài viết này, tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu mô hình SMART là gì, cách thiết lập mục tiêu SMART cùng với ví dụ minh họa cụ thể.
Mô hình SMART là gì?
Mô hình SMART được George T.Doran đề cập lần đầu tiên trên tạp chí “Management Review” xuất bản tháng 11/1981. Bài thảo luận gốc có tựa đề “There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives”. Tên tiếng Việt là “Có một cách thức SMART để viết các mục tiêu và mục đích quản trị)”.
Kể từ đó đến nay, ứng dụng của mô hình SMART đã không chỉ dừng lại trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp. Nó còn được sử dụng như một phương pháp xác định mục tiêu phổ biến nhất mà hầu như ai cũng sử dụng. Nhắc đến xây dựng mục tiêu, người ta nghĩ ngay đến nguyên tắc SMART.
SMART là viết tắt của những đặc điểm quan trọng nhất của mục tiêu mà bạn đặt ra. Một mục tiêu SMART phải thỏa mãn 5 tiêu chí:
- Specific – Cụ thể
- Measurable – Có thể đo lường được
- Attainable – Có thể đạt được
- Relevant – Sự phù hợp
- Time-Bound – Giới hạn thời gian cụ thể
Tại sao cần đặt mục tiêu SMART
Không phải ngẫu nhiên mà SMART trở thành một công cụ phổ biến và được ưa chuộng như vậy. Với cá nhân hay doanh nghiệp, việc đặt mục tiêu là việc thường xuyên xảy ra. Đây là bước đầu tiên giúp bạn xác định rõ được đích đến, hình dung nó một cách rõ ràng. Từ đó, bạn sẽ thiết lập các kế hoạch cụ thể để thực hiện những mục tiêu đó. Có đích đến thì sẽ có con đường, phải không nào?
Sau đây, mình sẽ chia sẻ với bạn một vài ý nghĩa của mục tiêu SMART trong kinh doanh. Hy vọng sẽ giúp bạn hiểu được phần nào những tác dụng to lớn mà phương pháp này mang lại.
Đặt mục tiêu SMART giúp doanh nghiệp đi đúng hướng
Một nhà lãnh đạo tài giỏi phải xác định đúng hướng đi của doanh nghiệp trong mọi thời điểm. Doanh nghiệp không có mục tiêu rõ ràng thì không có khả năng phát triển trong tương lai.
Đặt mục tiêu rất quan trọng, nhưng không phải nhà quản lý nào cũng làm được điều đó. Hầu như khi đặt mục tiêu, người ta thường nhắc đến những cụm từ chung chung như “phát triển”, “tăng trưởng”. Đặt mục tiêu rõ ràng và cụ thể là bước đầu tiên để giúp công việc đi đúng hướng. Dựa trên mục tiêu SMART, các kế hoạch sẽ được xây dựng và thực hiện để doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
Chính vì vậy, đặt mục tiêu theo mô hình SMART trong kinh doanh là cách mà các nhà quản lý thường xuyên áp dụng.
Đặt mục tiêu SMART giúp tối đa hiệu suất công việc
Với mô hình SMART, toàn bộ doanh nghiệp bạn sẽ được hướng về mục tiêu chung nhất. Nhờ vào đó, các nguồn nhân lực và vật lực của doanh nghiệp được tập trung hơn. Từ đó, hiệu suất công việc dần được cải thiện. Thông qua mô hình SMART, mỗi phòng ban, nhân viên cũng có thể đặt ra mục tiêu làm việc của mình. Các nhà quản lý có thể quan sát và hỗ trợ nhân sự tối ưu công việc tốt hơn.
Đặt mục tiêu SMART giúp tăng trưởng doanh nghiệp
Thông qua việc đặt mục tiêu SMART, doanh nghiệp của bạn có thể vận hành thuận lợi hơn. Các mục tiêu đặt ra sát phù hợp với chiến lược dài hạn của công ty sẽ tạo động lực cho cả doanh nghiệp phát triển.
Đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART là cách đơn giản và hiệu quả giúp doanh nghiệp của bạn định hướng đúng mục tiêu bán hàng & marketing. Từ đó, công ty có thể cắt bớt các khoản chi không cần thiết . Và tập trung nguồn lực vào những hạng mục quan trọng, theo đúng định hướng của chiến lược kinh doanh.
Quá trình đặt các mục tiêu SMART và lựa chọn mục tiêu phù hợp giúp tiết kiệm ngân sách và tăng hiệu quả của công việ. Nó còn giúp doanh nghiệp của bạn tiến gần hơn với mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Đặt mục tiêu SMART giúp tăng hiệu quả quản lý
Mô hình SMART là một trong những công cụ cơ bản mà một người quản lý cấp trung hoặc cấp cao cần được trang bị. Các nguyên tắc đơn giản của mục tiêu SMART sẽ giúp bạn cụ thể hóa từng mục tiêu trước khi lập kế hoạch. Dựa trên mục tiêu đã đặt ra, nhà quản lý cũng dễ dàng đo lường và đánh giá kết quả.
Hướng dẫn thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART
Để được coi là SMART, một mục tiêu cần thỏa mãn 5 tiêu chí. Sau đây là chi tiết từng tiêu chí để bạn hiểu cách đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART nhé.
Tính cụ thể (S – Specific)
Đề cập đến tính cụ thể, tính dễ hiểu và chi tiết mà mục tiêu cần đặt ra. Rất nhiều người khi thiết lập mục tiêu thường bỏ qua phần này. Họ thường chỉ tóm gọn chung chung mong muốn của mình. Vì thế, rất khó hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
Hiểu đơn giản, tính cụ thể chính là quá trình làm chi tiết mục tiêu ban đầu của bạn. Để dễ dàng hơn trong việc cụ thể hóa mục tiêu, bạn có thể thử áp dụng mô hình 5W1H:
- What (cái gì) – Hãy nghĩ về chính xác điều mà bạn muốn doanh nghiệp hoặc bản thân bạn đạt được.
- Who (ai) – Hãy xem xét và sàng lọc những người có thể cùng bạn tham gia hoàn thành mục tiêu.
- When (khi nào) – Hãy xác định rõ mốc thời gian hoàn thành mục tiêu.
- Where (ở đâu) – Hãy xác định vị trí hoặc sự kiện liên quan đến mục tiêu của bạn.
- Why (tại sao) – Hãy xác định lý do tại sao cần hoàn thành mục tiêu đã đặt ra.
- How (Như thế nào) – Tưởng tượng cách thức mà bạn có thể hoàn thành mục tiêu.
Có thể đo lường được (M – Measurable)
Đây là quá trình gắn các con số thực tế và cụ thể cho mục tiêu của bạn. Một mục tiêu có thể đo lường được sẽ dễ nhớ và dễ follow hơn các khái niệm trừu tượng và chung chung.
Tính đo lường được cũng cho phép bạn đo và đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của mình. Nói cách khác, bạn sẽ biết khi nào mình đã đạt được mục tiêu.
Trong thực tế, tính đo lường được phải được định lượng bằng các con số hoặc một tiêu chí có thể tính toán được. Tính chất này của mục tiêu SMART sẽ giúp bạn theo dõi và định lượng các cột mốc quan trọng trên quá trình thực hiện mục tiêu.
Có thể đạt được (A – Achievable)
Chữ A trong SMART đại diện cho tính có thể đạt được (Achievable) hoặc tính khả thi (Attainable). Ở đây, bạn hiểu tính khả thi nghĩa là mục tiêu đó có thể thực hiện được dựa trên các nguồn lực, tiềm lực của bạn, đội ngũ nhân viên và doanh nghiệp. Trong trường hợp nguồn lực chưa sẵn có, bạn cũng biết cách phải tìm được nguồn lực còn thiếu như thế nào.
Việc xác định rõ khả năng và giới hạn của bản thân sẽ giúp bạn biết mình đang ở đâu. Từ đó, bạn biết mình cần làm gì để đạt được mục tiêu.
Tính khả thi cũng giúp tạo động lực cho bạn và công ty. Nó sẽ khiến bạn không bị mơ hồ hay không biết nỗ lực của mình sẽ đi đến đâu. Mục tiêu quá xa tầm với, quá viển vông thường khiến bạn bỏ cuộc giữa chừng.
Sau khi xác định tính khả thi của mục tiêu, việc bạn và doanh nghiệp cần làm là xác định và phân bổ nguồn lực để đạt được mục tiêu. Để làm được điều này, bạn có thể đặt 3 câu hỏi sau:
- Làm thế nào để bạn hoàn thành mục tiêu?
- Nếu có thể hoàn thành, các công cụ và kỹ năng cần thiết bạn cần chuẩn bị là gì?
- Nếu bạn không có các nguồn lực đó, hãy xem xét điều chỉnh mục tiêu về mức khả thi.
Tính liên quan (Relevant)
Trong một số tài liệu, chữ R đại diện cho tính thực tế (Realistic). Tuy nhiên, tính thực tế sẽ có phần trùng lặp với tính khả thi đã được xem xét ở trên. Do vậy, trong bài viết này, mình sử dụng R là Relevant – tính phù hợp.
Tiêu chí này yêu cầu bạn xem xét những mục tiêu của bạn có liên quan và phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp không. Nói cách khác, bạn cần xác định mục tiêu theo chiến lược kinh doanh chung của công ty. Nếu không liên quan, bạn rất khó có thể huy động các nguồn lực để thực hiện mục tiêu. Hơn nữa, kết quả đạt được cũng sẽ không có ý nghĩa.
Thời gian cụ thể (T – Timebound)
Bất kỳ công việc gì cũng cần có giới hạn thời gian (deadline) cụ thể và phù hợp với các nguồn lực hiện có. Việc nghiên cứu và tính toán thời gian hoàn thành công việc sẽ tạo động lực thúc đẩy bạn và đội ngũ sớm thực hiện mục tiêu.
Quá trình này cũng giúp bạn rèn luyện thói quen và tính kỷ luật. Đây là bước đầu trong việc quản lý và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của bạn.
Nếu mục tiêu của bạn là mục tiêu dài hạn, hãy cân nhắc chia nhỏ mục tiêu này thành các dấu mốc nhỏ nhơn. Việc đặt ra các giới hạn thời gian và dấu mốc giúp bạn dần hoàn thiện từng phần của công việc nhanh hơn.
Ví dụ áp dụng nguyên tắc SMART
Bây giờ là lúc đưa những lý thuyết về mô hình SMART vào thực tế. Tôi sẽ đưa ra 2 ví dụ về ứng dụng mô hình SMART trong đặt mục tiêu dự án và mục tiêu phát triển cá nhân.
Thông thường, khi hình dung về mục tiêu, chúng ta thường mô tả chung chung như sau:
- Tôi muốn hoàn thành một dự án.
- Tôi muốn cải thiện hiệu suất làm việc của mình.
Nhìn vào thiết lập mục tiêu kể trên, thật khó để biết được bạn cần làm gì và khi nào thì có thể đạt được mục tiêu. Đây là cách xác định mục tiêu điển hình nhất mà bạn có thể bắt gặp ở bất kỳ đâu. Mục tiêu này hoàn toàn không SMART.
Nếu sử dụng phương pháp này, thiết lập mục tiêu của bạn dường như rất mơ hồ và khó có thể đạt được. Bạn cũng không biết phải làm gì tiếp theo để đạt được mục tiêu phải không? Bây giờ hãy thử áp dụng nguyên tắc SMART để cụ thể hóa hai mục tiêu trên nhé.
Ví dụ về mục tiêu SMART trong phát triển dự án
Mục tiêu ban đầu: Tôi muốn hoàn thành dự án
Để thiết lập mục tiêu SMART từ mong muốn này, chúng ta sẽ phân tích các khía cạnh theo mô hình smart như sau:
Tính cụ thể (S)
Hiện nay, có rất nhiều người đang truy cập website của chúng ta hàng ngày từ thiết bị di động. Tuy nhiên, giao diện website hiện tại không hỗ trợ tốt cho các thiết bị di động và chưa thân thiện với người dùng.
Sản phẩm tôi muốn tạo ra là một ứng dụng di động cho website của doanh nghiệp. Để đạt được điều này, tôi cần sự tham gia của đội ngũ nhân viên gồm người phát triển phần mềm, thiết kế và marketing.
Tính đo lường được (M)
Để ứng dụng trở nên phổ biến, tôi cần tăng số lượng người cài đặt nó. Tôi muốn có 50.000 lượt cài đặt trong vòng 6 tháng sau khi ra mắt. Để đạt được mục tiêu marketing, tôi cũng muốn tỷ lệ chuyển đổi từ người dùng ứng dụng di động sang khách hàng của công ty là 5%.
Tính khả thi (A)
Các phòng ban sẽ được đăng ký tham gia và đưa ý tưởng khởi tạo ứng dụng trên di động. Tôi sẽ cần quản lý dự án và đặt ra các mốc KPI quan trọng, giúp đội nhóm xác định rõ cách thức đạt được mục tiêu và duy trì động lực làm việc.
Tôi cần xác định rõ số lượng của đội ngũ nhân viên cần thiết cho dự án này để đạt hiệu quả như mong muốn.
Tính liên quan (R)
Cải thiện trải nghiệm của khách hàng là sáng kiến cốt lõi và là mục tiêu mà công ty chúng tôi tập trung trong năm nay. Toàn bộ nguồn nhân lực và vật lực của chúng tôi sẽ được tập trung cho dự án này.
Thời gian (T)
Để đạt được 50.000 lượt cài đặt và hoàn thành tỷ lệ chuyển đổi 5% vào cuối năm nay, ứng dụng sẽ được đăng tải trước quý 2. Chiến dịch marketing mạnh mẽ và rầm rộ sẽ giúp tăng lượt tiếp cận với khách hàng mới trên các nền tảng di động.
Dựa trên các phân tích trên, bây giờ chúng ta sẽ viết lại mục tiêu SMART.
– Mục tiêu: Tôi muốn hoàn thành dự án.
– Mô tả: Cải tiến trải nghiệm khách hàng trên thiết bị di động chính là sáng kiến nổi bật và cốt lõi nhất của công ty trong năm nay. Do vậy, chúng tôi sẽ tạo ra một ứng dụng được tối ưu tốt dành cho trải nghiệm trên thiết bị di động. Mục tiêu của chúng tôi vào cuối năm tài chính là đạt được 50.000 lượt cài đặt mới và tạo ra 5% tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ những lượt cài đặt này. Chúng tôi sẽ xây dựng ứng dụng nội bộ và sau đó tung ra thị trường vào cuối tháng 6 cùng với một chiến dịch marketing mạnh mẽ để tiếp cận khách hàng tiềm năng.
– Mốc thời gian quan trọng: Thời điểm ra mắt ứng dụng di động (cuối tháng 6)
– Thời hạn: Kết thúc năm tài chính.
Ví dụ về nguyên tắc SMART trong cải thiện hiệu suất
Mục tiêu ban đầu: Tôi muốn cải thiện hiệu suất làm việc của mình.
Sử dụng mô hình SMART, chúng ta có phân tích như sau:
Tính cụ thể (S)
Tôi nhận được điểm đánh giá khả năng sử dụng PowerPoint thấp trong đợt đánh giá hiệu suất công việc. Nếu muốn cải thiện điểm trong lần kiểm tra kế tiếp trong 6 tháng với, tôi sẽ phải học hỏi cách sử dụng các công cụ và thực hành xây dựng các bản thuyết trình khác nhau.
Mục đích là cải thiện tốc độ xử lý và rút ngắn thời gian xử lý PowerPoint của tôi.
Tính đo lường được (M)
Vào thời điểm thực hiện bài đánh giá tiếp theo, tôi sẽ có thể tạo bản trình bày PowerPoint sinh động thông qua việc sử dụng các đồ thị, hình ảnh và một vài phương tiện đồ họa khác trong khoảng vài tiếng.
Tôi cũng có thể sử dụng và tham khảo các bản thiết kế Powerpoint khác từ đồng nghiệp. Đây cũng là một trong những tiêu chí quan trọng giúp tôi cải thiện tốc độ xử lý công việc.
Tính khả thi (A)
Cải thiện kỹ năng sử dụng Powerpoint chính là con đường giúp tôi được đánh giá cao hơn và thăng tiến trong sự nghiệp. Tôi có thể xem các video hướng dẫn sử dụng Powerpoint hoặc đăng ký nhiều lớp học trực tuyến để nâng cao kỹ năng của mình. Tôi cũng có thể tham khảo thêm nhiều mẹo sử dụng Powerpoint hữu ích khác từ đồng nghiệp.
Tính liên quan (R)
Tôi muốn rút gọn thời gian xử lý công việc của tôi xuống còn 25% tổng thời gian làm việc. Đây là dấu mốc quan trọng giúp tôi đạt được các thành tựu và thăng tiến trong sự nghiệp. Thời gian xử lý công việc với PowerPoint hiện nay của tôi là khoảng 40% tổng thời gian mỗi ngày.
Thời gian (T)
Trong 6 tháng tới, tôi sẽ cần thành thạo PowerPoint. Đảm bảo nó chỉ chiếm 25% khối lượng công việc của tôi thay vì gần 40% như hiện tại. Từ đó hiệu suất làm việc tổng thể của tôi sẽ được cải thiện toàn diện.
Viết lại mục tiêu theo mô hình SMART như sau:
– Mục tiêu: Tôi muốn cải thiện hiệu suất làm việc của mình.
– Mô tả: Để phát triển trong sự nghiệp, tôi cần học và cải thiện kỹ năng sử dụng PowerPoint của mình. Thông qua cách tham gia các khóa học trực tuyến, tôi sẽ cải thiện kỹ năng sử dụng PowerPoint để tiết kiệm thời gian xử lý PowerPoint xuống còn 25% tổng thời gian làm việc của tôi, thay vì 40% như hiện tại. Thời gian để đạt mục tiêu này là trong 6 tháng tới, trước kỳ thi đánh giá và xem xét lương của nhân viên.
– Mốc quan trọng: Hoàn thành khóa học PowerPoint trong 3 tháng.
– Hạn chót: Kỳ đánh giá năng lực nhân sự trong 6 tháng tới.
Qua 2 ví dụ kể trên, bạn đã phần nào thấy được sức mạnh cũng như là những ứng dụng tuyệt vời của nguyên tắc SMART trong quá trình xây dựng mục tiêu cho cá nhân và doanh nghiệp. Mong rằng những chia sẻ của mình trong bài viết này sẽ giúp bạn hiểu và áp dụng thành công nguyên tắc SMART cho doanh nghiệp hoặc công việc cá nhân của bạn.
Nếu bạn còn có thắc về mục tiêu SMART, hãy đặt câu hỏi trong phần bình luận nhé.
