Bí quyết xây dựng một chiến dịch truyền thông nội bộ thành công.

Chúng ta không thể làm việc mà không giao tiếp. Trao đổi thông tin đã, đang và sẽ luôn là một nhu cầu thiết yếu. Trong doanh nghiệp, phương tiện để tổ chức giao tiếp với các nhân viên của mình chính là truyền thông nội bộ.

Truyền thông nội bộ là một trong những trụ cột của quản trị nhân sự. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu và biết cách xây dựng một chiến dịch truyền thông nội bộ thành công. Trong bài viết này, các bạn sẽ cùng tôi khám phá bí quyết làm truyền thông nội bộ, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và tạo dựng một môi trường làm việc đáng mơ ước.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là quá trình truyền đạt thông tin và tương tác giữa các thành viên trong một tổ chức. Nó bao gồm việc truyền đạt chỉ đạo, chia sẻ thông tin, ý tưởng và các tài liệu liên quan đến công việc hoặc hoạt động của tổ chức. Truyền thông nội bộ nhằm tạo ra sự hiểu biết, đồng thuận và hợp tác, đồng thời tăng cường trao đổi thông tin và giữ tất cả các thành viên trong tổ chức cùng hướng đến mục tiêu chung.

Trong tổ chức, truyền thông nội bộ không chỉ đơn thuần là chia sẻ thông tin, mà còn là một công cụ quan trọng để xây dựng và duy trì môi trường làm việc hiệu quả. Nó giúp tạo ra sự liên kết và tăng cường tinh thần tập thể, đồng thời xác định các giá trị của công ty.

Các nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ có nhiệm vụ truyền tải thông tin một cách chính xác và hiệu quả đến tất cả nhân viên trong tổ chức. Tôi cho rằng các nội dung mà truyền thông nội bộ cần truyền tải có thể chia thành các nhóm như sau:

Truyền thông chủ trương, chỉ đạo, thông điệp của ban giám đốc

Mỗi quyết định, chủ trương, và chỉ đạo của ban giám đốc cần được thông báo đầy đủ và rõ ràng đến toàn bộ nhân viên. Bên cạnh đó, vào các dịp đặc biệt, ban lãnh đạo cũng nên gửi thông điệp chúc mừng, thể hiện sự quan tâm đến các nhân viên trong tổ chức.

Truyền thông các thay đổi trong tổ chức

Trong quá trình hoạt động, thay đổi là điều không thể tránh khỏi. Mỗi sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, quy trình làm việc, chính sách, hay các quy định mới cần được thông báo rõ ràng, đầy đủ và kịp thời để toàn bộ nhân viên hiểu rõ và chuẩn bị cho việc áp dụng chúng vào công việc hàng ngày.

Truyền thông về tin tức, sự kiện của tổ chức

Đây có lẽ là nội dung chủ yếu của hoạt động truyền thông nội bộ. Các tin tức như thành tích, giải thưởng hay các sự kiện hoạt động xã hội, sinh hoạt nội bộ có tác động rất tốt đến tinh thần và động lực làm việc của nhân viên. Việc lan tỏa các tin tức này giúp tăng sự gắn kết trong toàn bộ tổ chức.

Truyền thông về văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông về sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, các quy tắc, chuẩn mực… của tổ chức giúp nhân viên hòa nhập và gắn kết hơn. Để nội dung này trở nên gần gũi và sống động, đội ngũ truyền thông có thể chia sẻ các câu chuyện về tấm gương tiêu biểu trong việc thực hiện văn hóa doanh nghiệp.

Truyền thông xử lý khủng hoảng, sự cố

Đối với một tổ chức, khủng hoảng có thể đến từ các sự kiện bất khả kháng như dịch bệnh, thiên tai, sự cố điện… Nhưng sự việc như vậy cần được nắm bắt và thông báo kịp thời đến các nhân viên kèm theo phương án giải quyết. Điều này giúp trấn an và tạo sự tin tưởng trong tập thể.

Sự cố cũng có thể phát sinh ngay bên trong tổ chức. Nếu tình hình xấu đi, các biện pháp như cảnh cáo, hình phạt hoặc thậm chí sa thải có thể được cân nhắc. Những quyết định đó cần được triển khai một cách khéo léo, công bằng và minh bạch, nhằm ổn định tổ chức mà vẫn có tác dụng răn đe.

Cách triển khai một chiến dịch truyền thông nội bộ

Mỗi doanh nghiệp nên xây dựng cho mình những chiếc dịch truyền thông nội bộ riêng và phù hợp với văn hóa tổ chức. Sau đây, tôi sẽ trình bày tổng quan các bước triển khai một chiến dịch truyền thông nội bộ tiêu biểu.

Đánh giá thực trạng

Phân tích và đánh giá hiện trạng truyền thông nội bộ của doanh nghiệp là bước đầu tiên. Điều này bao gồm việc xem xét quy trình truyền thông, các kênh đang được sử dụng và hiệu quả truyền thông hiện tại. Bạn cần hiểu rõ về những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp trong việc truyền thông nội bộ để có những điều chỉnh phù hợp.

Xác định mục tiêu truyền thông

Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu họ muốn đạt được thông qua mỗi chiến dịch truyền thông. Đó có thể là việc nâng cao ý thức văn hóa doanh nghiệp, cải thiện giao tiếp trong tổ chức hoặc tăng cường sự đồng thuận và sự đoàn kết. Các mục tiêu cần được lượng hóa hoặc cụ thể thành hành động để có thể dễ dàng đo lường và đánh giá hiệu quả.

Xác định đối tượng truyền thông

Việc xác định đối tượng sẽ giúp người làm truyền thông nội bộ xác định nội dung và phương pháp truyền thông phù hợp.

Để làm tốt bước này, trước hết, cần làm rõ phạm vi đối tượng cần được truyền thông. Đó là toàn bộ nhân sự của công ty hay chỉ một nhóm nhỏ như nhân viên mới, nhân viên bán hàng, hay các quản lý cấp trung…

Mỗi đối tượng sẽ có những tập hợp đặc điểm nhất định như độ tuổi, giới tính, kinh nghiệm, trình độ, … Việc phân tích và thiết kế chiến lược truyền thông hướng đến những đặc điểm này sẽ đem lại hiệu quả truyền thông tốt hơn.

Xây dựng thông điệp truyền thông

Thông điệp cần được trình bày một cách rõ ràng, logic và dễ hiểu. Toàn bộ chiến dịch truyền thông nên tập trung nêu bật một thông điệp chính, đảm bảo sự nhất quán và dễ tiếp thu.

Có rất nhiều cách để khiến thông điệp trở nên dễ tiếp cận và dễ nhớ hơn. Bạn có thể sử dụng hình ảnh, video, hoặc các trò chơi để truyền tải thông điệp. Lưu ý sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu và thích hợp với từng đối tượng truyền thông.

Xây dựng kế hoạch truyền thông

Các mục tiêu và thông điệp truyền thông nói trên cần được cụ thể hóa bằng các hành động thông qua một kế hoạch hoàn chỉnh. Các phần của kế hoạch này thường bao gồm:

• Dự toán ngân sách: Dự trù các chi phí cần thiết và liên tục giám sát để đảm bảo chiến dịch hoàn thành trong phạm vi tài chính cho phép.
• Xác định kênh truyền thông: Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với đối tượng truyền thông và nội dung cần truyền tải.
• Lập lịch trình triển khai: Xác định rõ thời gian bắt đầu, kết thúc và các mốc quan trọng của chiến dịch.
• Phân công trách nhiệm: Làm rõ nhiệm vụ của từng phòng ban, cá nhân, quy trình phối hợp để đảm bảo kế hoạch diễn ra đúng tiến độ và hướng đến mục tiêu của cả chiến dịch.

Triển khai kế hoạch

Sau khi đã hoàn thiện kế hoạch, bạn có thể bắt đầu triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ. Trong quá trình này, cần đảm bảo rằng mọi thông điệp được gửi đến đúng đối tượng và trong khoảng thời gian dự kiến. Đồng thời, hãy cung cấp các công cụ và tài liệu hỗ trợ để giúp các đối tượng tiếp thu thông điệp một cách dễ dàng, thuận tiện.

Đo lường, đánh giá, cải tiến

Đánh giá hiệu quả sau mỗi chiến dịch truyền thông giúp doanh nghiệp nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu của hoạt động truyền thông để có điều chỉnh phù hợp. Từ mục tiêu ban đầu, hãy lựa chọn các chỉ số đo lường, thu thập phản hồi từ các đối tượng, từ đó phân tích và đưa ra các đề xuất cải tiến hoạt động truyền thông nội bộ.

Truyền thông nội bộ: Cơ hội và Thách thức

Nếu làm tốt việc truyền thông nội bộ, doanh nghiệp sẽ thu về rất nhiều lợi ích. Từ cải thiện hiệu suất đến củng cố văn hóa doanh nghiệp, truyền thông nội bộ vững mạnh có tác động tích cực đến mọi mặt của tổ chức.

Truyền thông nội bộ hiệu quả đem lại lợi ích gì?

Cải thiện hiệu suất làm việc

Để nhân viên thực hiện công việc, hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, họ cần được giao nhiệm vụ cụ thể và đầy đủ. Ở đây, vai trò của truyền thông nội bộ thể hiện rõ ràng. Khi nhân viên biết rõ họ cần làm gì, và làm như thế nào, công việc sẽ được thực hiện chính xác và nhanh chóng. Như vậy, truyền thông hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và cải thiện hiệu suất làm việc.

Cải thiện trải nghiệm của nhân sự, tăng cường gắn kết, thu hút nhân tài

Một trong những yếu tố giúp cải thiện trải nghiệm của nhân viên là cảm giác gần gũi, sự tin tưởng sâu sắc vào tổ chức. Truyền thông nội bộ có thể tạo nên điều này. Việc thường xuyên được cập nhật thông tin, nhận các phản hồi có thể tạo cho các nhân viên một nền tảng tâm lý an tâm, thoải mái và tập trung tốt hơn vào công việc.

Ngoài ra, truyền thông nội bộ hiệu quả có thể gây dựng cảm tình và mong muốn gắn kết ở các nhân sự, tạo động lực để họ làm việc hăng say và chủ động hơn. Thay vì để những lời đồn đại tiêu cực lan truyền, những người làm truyền thông tốt có thể biến các nhân viên trong tổ chức trở thành những người PR, giúp họ thể hiện sự tự hào về tổ chức của mình ra bên bên ngoài.

Củng cố tầm nhìn, giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ là phương tiện chính để công ty truyền tải tầm nhìn, mục tiêu và chiến lược của mình đến nhân viên. Thông qua các thông điệp tích cực và tin tức cập nhật, truyền thông nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về hướng đi của công ty và giá trị của mình trong đó, gợi cảm hứng cho nhân viên và khuyến khích họ thực hiện công việc theo đúng giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Bằng cách lan tỏa thông tin, tin tức, câu chuyện và chia sẻ những giá trị, quan điểm và mục tiêu của công ty, truyền thông nội bộ tạo ra một môi trường làm việc gần gũi và có sự tương tác tích cực giữa các thành viên trong tổ chức.

Thách thức trong quá trình truyền thông nội bộ

Ngược lại, việc lơ là trong công tác truyền thông nội bộ có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với hàng loạt các các thách thức mà nếu không xử lý tốt, hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng:

• Lan truyền thông tin sai lệch: Hậu quả của lan truyền thông tin sai lệch là sự lãng phí thời gian và nguồn lực, thậm chí là các tổn thất về kinh tế nếu không được đính chính kịp thời. Khi thông tin không được truyền tải một cách chính xác và đầy đủ, nhân viên có thể hiểu sai thông điệp hoặc không làm theo đúng hướng dẫn, dẫn đến việc thực hiện sai công việc.
• Giảm sự gắn kết và động lực làm việc: Thông tin không được truyền tải một cách rõ ràng và khéo léo có thể dẫn đến sự bất mãn của nhân viên, khiến họ thực hiện chỉ đạo một cách chống đối. Điều này gây mất động lực làm việc, phát sinh mâu thuẫn nội bộ và làm giảm hiệu suất của tổ chức.
• Ảnh hưởng tiêu cực đến văn hóa tổ chức: Việc thông tin không được truyền tải một cách chính xác và kịp thời khiến nhân viên cảm thấy mất niềm tin vào lãnh đạo và tổ chức. Vấn đề này cực kỳ nghiêm trọng. Nó làm xấu hình ảnh doanh nghiệp, ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển trong dài hạn.

Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai trong tổ chức?

Trong doanh nghiệp, bộ phận chịu trách nhiệm chính về truyền thông nội bộ chính là bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, mỗi vị trí trong tổ chức cũng có một vai trò nhất định. Từ lãnh đạo, quản lý, đến mỗi nhân viên, nếu mỗi cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, việc truyền thông nội bộ sẽ diễn ra thuận lợi và đem lại hiệu quả tuyệt vời.

Lãnh đạo

Đội ngũ lãnh đạo nên tham gia đầy đủ vào hoạt động truyền thông nội bộ. Đối với các vấn đề hoặc sự cố phát sinh, hãy cố gắng đưa ra phản hồi kịp thời, cởi mở và minh bạch. Khi các lãnh đạo thể hiện rằng họ sẵn sàng lắng nghe, các nhân viên sẽ cảm nhận được một sự kết nối sâu sắc hơn với tổ chức.

Các nhà lãnh đạo cũng cần có khả năng truyền đạt tốt để tuyên truyền một cách hiệu quả về tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp. Họ là những người có tư duy tổng quát, tầm nhìn xa và có nhiệm vụ đem lại cảm giác tin cậy cho các nhân viên dưới quyên.

Quản lý cấp trung

Chúng ta đều biết rằng các quản lý có vai trò quan trọng đối với trải nghiệm của nhân viên. Vậy trong hoạt động truyền thông nội bộ, họ đóng vai trò như thế nào?

Quản lý nên đảm bảo rằng mọi thông tin cần thiết được phổ biến đến nhân viên của mình. Vai trò của họ là kết nối mục tiêu chung của doanh nghiệp với những đóng góp hằng ngày của nhân viên, đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng.

Nhân viên

Các nhân viên cũng đóng một vai trò quan trọng trong truyền thông nội bộ. Nếu bạn đã từng ở trong một nhóm nhân viên mới, bạn sẽ nhận ra rằng đó là nơi lý tưởng để chia sẻ thông tin, tài nguyên, các câu hỏi thường gặp. Việc chia sẻ này diễn ra hầu như hằng ngày, vào mọi lúc.

Bộ phận nhân sự không thể đáp ứng mọi nhu cầu liên lạc trong tổ chức. Điều này gần như là bất khả thi. Vì vậy, nhân viên hoàn toàn có thể tham gia giúp đỡ nhóm truyền thông nội bộ ở khía cạnh này, đặc biệt là trên các diễn đàn mở.

Xu hướng truyền thông nội bộ trong tương lai

Theo làn sóng công nghệ, các xu hướng mới ứng dụng chuyển đổi số đã xuất hiện và dần thay đổi cách làm truyền thông nội bộ hiện đại. Trong thời gian tới, chúng ta sẽ chứng kiến sự phổ biến của trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data) trong ngành nhân sự. Các xu hướng mới có thể là:

• Chuyển đổi số: Các nền tảng và công cụ kỹ thuật số sẽ là công cụ chính để truyền tải thông tin và tương tác với nhân viên.
• Tính tương tác: Thay vì giao tiếp một chiều truyền thống, các doanh nghiệp có xu hướng khuyến khích nhân viên tham gia và chia sẻ ý kiến của mình trong suốt quá trình truyền thông
• Ứng dụng Big Data: Với sự giúp đỡ của công nghệ, những người làm truyền thông sẽ có đủ lượng dữ liệu cần thiết để nghiên cứu thói quen của đối tượng truyền thông và dự đoán các xu hướng trong tương lai để xây dựng kế hoạch truyền thông phù hợp.
• Đẩy mạnh sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI): AI được sử dụng để tự động hóa các công việc truyền thông như tạo nội dung, gửi email, tin nhắn hoặc đo lường hiệu quả truyền thông.
• Tập trung vào con người: Khi các công việc giản đơn đã được công nghệ hỗ trợ, doanh nghiệp sẽ tập trung mục đích của truyền thông nội bộ vào con người. Truyền thông nội bộ hiện đại sẽ chú trọng trải nghiệm nhân viên, tăng cường cá nhân hóa và tương tác hai chiều để tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

Lời kết

Để nắm bắt và áp dụng các xu hướng này một cách hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ toàn diện và hiện thực hóa bằng các chiến dịch nhỏ. Hãy dành thời gian và nguồn lực để phân tích hiện trạng của công ty, xu hướng của thị trường để có những chiến dịch truyền thông phù hợp với doanh nghiệp và đem lại hiệu quả cao.

Nguồn tham khảo:

1. https://www.betterup.com/blog/internal-communication
2. https://www.pace.edu.vn/tin-kho-tri-thuc/truyen-thong-noi-bo-la-gi