Sự khác biệt giữa KPI và OKR – Cách kết hợp 2 công cụ hiệu quả.

KPI là một công cụ đánh giá hiệu suất quen thuộc với nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Trong những năm gần đây, một công cụ mới xuất hiện và đang được các doanh nghiệp tìm hiểu và áp dụng, đó là OKR. Thực tế, có nhiều nhà quản lý chưa hiểu và phân biệt được KPI và OKR, dẫn đến sự áp dụng máy móc, sai lầm.

Trong bài viết dưới đây, tôi sẽ giúp bạn phân biệt giữa OKR và KPI, cũng như hướng dẫn cách để kết hợp 2 công cụ này trong doanh nghiệp của bạn.

KPI là gì?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator. KPI được dùng để thiết lập và đo lường kết quả hoạt động của doanh nghiệp so với mục tiêu cụ thể.

Nhìn vào KPI, bạn có thể theo dõi xem doanh nghiệp đang hướng tới mục tiêu như thế nào. KPI giúp công ty, các phòng ban, các nhóm và mỗi các nhân đặt ra những mục tiêu rõ ràng và theo dõi tiến độ bằng các giá trị KPI đó. Các mục tiêu này có thể là hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng ngày hoặc thậm chí hàng giờ, tùy thuộc vào những gì bạn muốn theo dõi.

Ví dụ về KPI

Dưới đây là một số ví dụ về KPI để bạn có thể hiểu rõ hơn về khung đo lường này.

Với hoạt động bán hàng, KPI có thể là:

• Doanh thu
• Số lượng khách hàng tiềm năng mới
• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng

Với hoạt động tiếp thị, bạn có thể đo lường một số KPI như:

• Chi phí tiếp thị để có một khách hàng tiềm năng.
• Tỷ lệ chuyển đổi người truy cập website bán hàng thành khách hàng tiềm năng.
• Lưu lượng truy cập không phải trả phí vào website bán hàng của doanh nghiệp.

OKR là gì?

OKR từ viết tắt của Objective Key Result, có nghĩa là “Mục tiêu và Kết quả then chốt”. Từ tên gọi này, dễ dàng thấy rằng OKR là một phương pháp quản trị doanh nghiệp theo mục tiêu.

OKR phản ánh các sáng kiến bạn cần thực hiện để đạt được một mục tiêu nào đó. Một khi đã xác định được mục tiêu và những thay đổi cần thực hiện để đạt được mục tiêu, bạn cần sử dụng “kết quả then chốt” để theo dõi và đo lường. Nói cách khác, OKR là cầu nối giữa vị trí hiện tại của bạn và nơi bạn muốn đến.

OKR có thể được dùng trong bất kỳ lĩnh vực nào của doanh nghiệp. Mời bạn theo dõi các ví dụ về OKR trong phần tiếp theo của bài viết. Tôi sẽ tiếp tục lấy ví dụ về OKR trong hoạt động bán hàng và tiếp thị để bạn nhìn ra sự khác biệt giữa OKR và KPI.

Ví dụ về OKR

Nhóm bán hàng

• Mục tiêu: Cá nhân hóa cách tiếp cận và chăm sóc khách hàng tiềm năng
• Kết quả then chốt:
  • KR1: Tăng số điểm tiếp xúc với khách hàng từ 15 lên 25.
  • KR2: Tăng tỷ lệ mở email từ 30% lên 50%.
  • KR3: Tăng điểm khảo sát độ hài lòng của khách hàng từ 7/10 lên 9/10.

Nhóm tiếp thị

• Mục tiêu: Tăng uy tín và danh tiếng của công ty trên mạng xã hội
• Kết quả then chốt:
  • KR1: Đạt 50.000 người theo dõi trên fanpage chính thức của công ty.
  • KR2: Đạt tỷ lệ nhấp chuột trung bình là 20% cho mỗi chiến dịch tiếp thị trên Facebook.
  • KR3: Tăng 50% lượt chia sẻ bài viết trên Facebook.

3 điểm khác biệt giữa OKR và KPI

Bạn có thể so sánh KPI và OKR trên nhiều khía cạnh. Hãy tham khảo bảng sau đây để thấy sự khác biệt giữa OKR và KPI.

Tuy nhiên, để làm rõ nhất sự khác biệt giữa hai khái niệm này, bạn hãy nhìn vào 3 điểm chính sau đây.

Số lượng mục tiêu

Các mục tiêu của KPI nhiều và phân tán. Trong khi các mục tiêu của OKR ít và trọng điểm.

KPI

Thông thường, KPI thường theo sau quá trình thiết lập Balanced Score Card của doanh nghiệp. Từ đó, các mục tiêu được thiết lập và các chỉ số đánh giá hiệu suất làm việc được đưa ra.

KPI thường gắn với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp và có thể đo lường được trong một khoảng thời gian dài. Vì thế, số lượng mục tiêu cần theo dõi và đo lường thường rất lớn.

OKR

Ngược lại, OKR chỉ xác định các “mục tiêu ưu tiên” của ngắn hạn. Khi bạn cần hướng các nguồn lực của doanh nghiệp tập trung vào một số mục tiêu quan trọng và khẩn cấp, bạn sử dụng OKR. Vì thế, các mục tiêu của OKR sẽ ít và có trọng điểm. Chúng giúp doanh nghiệp không bị sao nhãng bởi các việc khẩn cấp nhưng ít quan trọng.

Quy trình thiết lập mục tiêu

Quy trình và cách thức mà doanh nghiệp thiết lập KPI và OKR cũng chính là một sự khác biệt giữa hai phương pháp này.

KPI

KPI thường được phân bổ từ trên xuống. Nghĩa là sau khi KPI công ty được thiết lập, bạn sẽ có KPI các phòng ban và KPI của nhân viên tương ứng. Vì thế mà chỉ số KPI được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và trở thành một phần của việc cân nhắc lương thưởng.

OKR

Trong khi đó, quá trình thiết lập mục tiêu OKR dựa trên các liên kết đa chiều. Mục tiêu OKR có thể được thiết lập bởi các cấp quản lý của công ty, thể hiện sự cam kết với các mục tiêu cấp công ty.

Ngoài ra, OKR cũng có thể được đưa ra bởi những nhân viên trực tiếp thực hiện hoạt động hàng ngày. Đôi khi, OKR của những nhân sự ở tiền tuyến mới là những OKR mạnh mẽ và truyền động lực nhất.

OKR cũng có thể được thiết lập trong sự phối kết hợp giữa các bộ phận với nhau. Khi một mục tiêu cần có sự phối hợp giữa nhiều bộ phận để hoàn thành, sự trao đổi hai chiều sẽ tránh được sự trùng lặp công việc hay tranh công trạng.

Mức độ thách thức của mục tiêu

Một sự khác biệt nổi bật giữa OKR và KPI là tính thách thức trong việc thực hiện mục tiêu. Các mục tiêu KPI thường đặc trưng cho sự “duy trì và cải thiện”. Trong khi đó, để có sự đột phá, các doanh nghiệp cần dùng OKR.

KPI

KPI là đặc trưng của văn hóa thụ động. Khi có chỉ tiêu KPI được đưa từ cấp cao xuống, các bộ phận hoặc nhân viên thường có xu hướng đặt mục tiêu dễ hoàn thành, ít có tính thách thức. Bằng cách đó, họ có thể dễ dàng đạt được KPI và hạn chế được việc “chạy KPI” như chúng ta thường thấy vào các dịp cuối năm tài chính.

Những mục tiêu dễ đạt được sẽ khó tạo động lực thay đổi cho nhân viên và các phòng ban. Chúng dễ tạo nên văn hóa thụ động và trì trệ trong doanh nghiệp.

OKR

Dễ dàng thấy rằng, OKR đặc trưng cho văn hóa chủ động. Bởi lẽ, các mục tiêu OKR thường được đưa ra bởi chính những nhân sự tiền tuyến. Họ thấy được vấn đề phát sinh từ các nhiệm vụ hàng ngày và hiểu được sự cấp thiết của việc thay đổi và cải tiến. Vì thế, sử dụng mục tiêu OKR có thể tạo ra sự “cải thiện và đột phá” cho các doanh nghiệp.

Khi bản thân nhân viên và bộ phận chủ động đặt mục tiêu, những mục tiêu này thường mang tính thách thức. Do vậy mà OKR thường tạo được động lực và truyền cảm hứng.

Hơn nữa, các chỉ số OKR và kết quả then chốt không phải là một điều kiện để xét lương thưởng. Điều này khuyến khích sự táo bạo và mạnh dạn trong việc đặt mục tiêu của nhân viên và bộ phận.

Cách kết hợp KPI và OKR hiệu quả trong doanh nghiệp

OKR và KPI có thể kết hợp với nhau không?

Nếu như bạn đã phân biệt được sự khác nhau giữa OKR và KPI, chắc hẳn bạn sẽ băn khoăn doanh nghiệp nên chọn phương pháp quản trị nào. Có vẻ như OKR có lợi hơn cho văn hóa của doanh nghiệp, tôi có thể chỉ áp dụng OKR mà không dùng KPI không?

Thực tế, doanh nghiệp nên chọn cả 2 chỉ tiêu này. KPI là điều kiện cần, và OKR là điều kiện đủ để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược.

• Đánh giá hiệu suất làm việc so với các mục tiêu KPI cho phép nhà quản lý biết được cách hoạt động kinh doanh đang vận hành và hướng tới mục tiêu. Nói cách khác, một công ty không thể được tổ chức tốt nếu không đo lường các chỉ số KPI.
• Tuy nhiên, việc biết kết quả thực hiện KPI không thực sự cho bạn biết cách cải thiện chúng. Nếu bạn đang tụt hậu so với mục tiêu KPI, bạn cần cải thiện điều gì để đưa mọi thứ trở về đúng hướng. Đó chính là lúc OKR xuất hiện.

Bạn cũng có thể kết hợp OKR và KPI trong trường hợp muốn đạt được mục tiêu KPI tham vọng hơn. OKR sẽ ở đó chỉ đường cho bạn để tạo ra đột phá.

Quy trình kết hợp KPI và OKR

Dựa trên lý giải bên trên của tôi về việc kết hợp giữa chỉ số KPI và OKR, chúng ta sẽ cùng nghiên cứu quy trình để áp dụng hai khái niệm này trong doanh nghiệp.

Bước 1: Tạo Bản đồ KPI

Việc bạn cần làm trước tiên là xác định đâu là KPI kết quả và đâu là KPI nguyên nhân. Kết quả thực hiện của chỉ số KPI nào sẽ ảnh hưởng đến kết quả thực hiện mục tiêu KPI khác.

Bạn cần xác định mối quan hệ giữa các chỉ số KPI và vẽ được sơ đồ thể hiện sự liên kết đó.

Ví dụ:

• KPI kết quả là Lợi nhuận thuần, thì KPI nguyên nhân có thể là doanh thu và chi phí.
• KPI kết quả là Doanh thu, thì KPI nguyên nhân có thể là số lượng khách hàng và giá bán sản phẩm.

Bước 2: Đo lường và phân tích xu hướng KPI

Lần lượt phân tích kết quả thực hiện mục tiêu KPI, bạn sẽ xác định được KPI nào đang tốt và KPI nào đang bị tụt hậu.

Dĩ nhiên, với các KPI tốt, việc cần làm là tiếp tục duy trì quy trình hiện tại. Các KPI tụt hậu chính là nơi bạn cần thực hiện thay đổi và cải tiến.

Bước 3: Thiết lập OKR

Sau khi xác định được những vùng mà doanh nghiệp nên tập trung vào, đây chính là lúc bạn viết ra OKR. Hãy nhớ, với mỗi mục tiêu, bạn chỉ nên đưa ra 2-3 (và không quá 5) kết quả chính.

Tiếp theo, hãy đưa ra các sáng kiến để đạt được mục tiêu, giám sát, đo lường và thường xuyên đánh giá lại các kết quả then chốt.

Với quy trình đơn giản trên, bạn đã có thể liên kết KPI và OKR và nhìn thấy rõ sự khác biệt giữa hai chỉ tiêu này.

Một số sai lầm cần tránh khi áp dụng OKR và KPI

Sai lầm thường gặp với KPI

Để đánh giá kết quả thực hiện công việc một cách hiệu quả và mang lại thông tin hữu ích, doanh nghiệp nên lưu ý và tránh các sai lầm sau:

• KPI là các mục tiêu độc lập, không liên quan đến nhau và không hướng tới mục tiêu chiến lược.
• Dùng các KPI không phù hợp, không phản ánh những gì tổ chức mong muốn đạt được.
• Thiết lập KPI chỉ vì cần có thứ gì đó để đo lường.

Những lỗi thường gặp với OKR

Tương tự, doanh nghiệp nên chọn các OKR thực sự thúc đẩy sự thay đổi, tránh sa vào các bẫy sau đây.

• Không phân biệt được giữa OKR cam kết và nguyện vọng
• OKR quá thông thường, không thúc đẩy sự cố gắng
• OKR quá rụt rè, không thể truyển cảm hứng và thúc đẩy sự thay đổi
• Tập trung vào các mục tiêu giá trị thấp (là những mục tiêu mà nếu đạt được cũng không ai quan tâm)

Lời kết

OKR và KPI là cặp đôi hoàn hảo trong quản trị doanh nghiệp. Điều quan trọng là nhà quản lý cần hiểu và phân biệt được sự khác nhau giữa chúng và áp dụng đúng cách.

Hy vọng với những chia sẻ của tôi, bạn sẽ có thể xây dựng được bộ chỉ số KPI và OKR phù hợp cho tổ chức của bạn.

Nếu bạn còn có thắc mắc về chủ đề này, đừng ngần ngại gửi email cho tôi để trao đổi thêm. Tôi rất hân hạnh được hỗ trợ cho bạn.

Nguồn tham khảo: https://weekdone.com/okr-comparison/okr-vs-kpi