Benchmark là gì? Hướng dẫn quy trình thực hiện benchmark 5 bước.

Trong mọi lĩnh vực kinh doanh, luôn có những tiêu chuẩn nhất định mà người tiêu dùng mong đợi từ các doanh nghiệp. Có những công ty đã đạt được kỳ vọng và thành công. Vậy làm thế nào để biết doanh nghiệp của bạn đã đáp ứng được những tiêu chuẩn đó hay chưa? Câu trả lời chính là sử dụng “benchmark”. Benchmark là gì và cách sử dụng nó như thế nào? Bài viết này của tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu về thuật ngữ này.

Benchmark là gì?

Trong tiếng Việt, benchmark được gọi là “đối chuẩn”, hay “điểm chuẩn”. Khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh tế và nhiều lĩnh vực xã hội khác.

Benchmark là đo lường chất lượng, hiệu suất và tăng trưởng của doanh nghiệp bạn bằng cách so sánh với những công ty xuất sắc nhất trong ngành. Bằng cách này, bạn có thể tìm ra những điểm yếu mà doanh nghiệp cần cải tiến. Nếu áp dụng benchmark hiệu quả, công ty bạn có cơ hội vượt lên trên tiêu chuẩn và được khách hàng yêu thích.

Mặc dù cải tiến liên tục là điều mà các doanh nghiệp nên thực hiện, điều đó không có nghĩa là thực hiện cải tiến ngẫu nhiên. Benchmark sẽ giúp bạn xác định các cơ hội cải tiến. Dựa vào đó, doanh nghiệp sẽ sử dụng các nguồn lực của mình hiệu quả hơn để vượt lên đối thủ cạnh tranh.

3 loại benchmark trong lĩnh vực kinh doanh

Các công ty có thể áp dụng benchmark để so sánh hoạt động của họ theo các tiêu chuẩn bên trong và bên ngoài. Có 3 loại điểm chuẩn chính sau đây.

Điểm chuẩn nội bộ

Đo điểm chuẩn nội bộ là việc bạn đánh giá và so sánh hoạt động của doanh nghiệp với các dữ liệu lịch sử. Hoặc bạn có thể so sánh các đơn vị kinh doanh, dòng sản phẩm dịch vụ, các phòng ban, các khu vực địa lý khác nhau…trong tổ chức.

Đo điểm chuẩn nội bộ có thể giúp loại bỏ lãng phí về thời gian, chi phí.

Điểm chuẩn cạnh tranh

Điểm chuẩn cạnh tranh chính là thiết lập các mục tiêu dựa trên những gì đối thủ cạnh tranh của bạn đang làm. Bằng cách nghiên cứu các thông lệ, tiêu chuẩn của các doanh nghiệp thành công trong cùng một ngành, doanh nghiệp của bạn có thể cải tiến và đạt lợi thế cạnh tranh.

Bạn có thể nghiên cứu những điểm chuẩn cạnh tranh nào? Câu trả lời là mọi thứ, từ chế độ đãi ngộ cho nhân viên đến dịch vụ chăm sóc khách hàng, tất cả đều có thể mang ra so sánh.

Điểm chuẩn chiến lược

Thực hiện điểm chuẩn chiến lược là khi bạn so sánh công ty của mình với các hình mẫu thành công, ở cấp độ chiến lược. Sự so sánh các kế hoạch chiến lược không nhất thiết phải trong cùng lĩnh vực.

Ví dụ: Henry Ford đã phát minh ra cách sắp xếp công việc theo dòng chảy của một sản phẩm, sau khi thấy những người thợ mổ heo làm các công đoạn tuần tự, nối tiếp nhau.

Tầm quan trọng của benchmark

Sau khi đã hiểu benchmark là gì, tôi tin chắc bạn đã hiểu phần nào về tầm quan trọng của benchmark trong tổ chức. Doanh nghiệp có thể nhận được những lợi ích của benchmark, nếu áp dụng nó một cách liên tục và nhất quán.

Liên tục cải thiện hoạt động nội bộ. Đối chuẩn các quy trình và thủ tục, đặc biệt là so với các tiêu chuẩn nội bộ, sẽ giúp tổ chức trở nên hiệu quả và năng suất theo thời gian.

Hiểu được những gì hiệu quả và những gì không. Phân tích kỹ lưỡng về hiệu suất công việc theo thời gian cho bạn biết hoạt động hoặc quy trình kinh doanh nào giúp cải thiện kết quả kinh doanh, hoạt động nào thì không. Từ đó, bạn có thể nhân rộng hoặc loại bỏ chúng.

Áp dụng hoặc cải tiến dựa trên thực tiễn của đối thủ. Khi đã hiểu được những gì khiến đối thủ của bạn thành công, bạn có thể áp dụng chúng cho công ty của bạn. Hoặc bạn sẽ điều chỉnh phương pháp của đối thủ cho phù hợp với thực hiện của công ty. Bằng cách này, bạn sẽ thu hút khách hàng tốt hơn và tăng trưởng doanh thu.

Giảm chi phí. Đo điểm chuẩn thường được sử dụng để cải thiện hiệu suất. Cắt bỏ các quy trình kinh doanh kém hiệu quả sẽ giúp công ty bạn tiết kiệm được nhiều chi phí.

Tập trung vào các hoạt động thúc đẩy sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng. Nhờ thực hiện benchmark, bạn đã biết đối thủ cạnh tranh đang làm gì và như thế nào để thu hút và duy trì khách hàng của họ. Việc của bạn là tập trung vào những hoạt động này, và làm tốt hơn đối thủ của bạn.

Quy trình thực hiện benchmark trong kinh doanh

Quy trình benchmark là gì? Nói một cách ngắn gọn, đó là quá trình giúp bạn xác định bạn đang ở đâu, bạn muốn đến đâu và bạn dự định đến đó bằng cách nào. Quy trình này gồm 5 bước như sau.

Xác định những gì bạn muốn đối chuẩn

Thực hiện benchmark bắt đầu bằng việc chỉ rõ các quy trình mà bạn muốn xác định điểm chuẩn. Đó có thể là quy trình tiền lương, doanh số bán hàng, hay dịch vụ chăm sóc khách hàng….

Bạn cũng cần xác định các chỉ số (KPI) sử dụng để so sánh và theo dõi tiến độ. Hãy đảm bảo bạn nắm được kết quả đo lường tình hình hoạt động hiện tại của tổ chức.

Bài viết liên quan: KPI

Nghiên cứu và thu thập thông tin

Trước tiên, hãy viết ra danh sách các đối thủ của bạn. Sau đó, bạn hãy xác định:

• Những lĩnh vực mà các doanh nghiệp khác đang làm tốt hơn bạn.
• Những chiến thuật mà họ đang sử dụng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.

Đó sẽ là cơ sở để bạn tiến hành nghiên cứu và thu thập thông tin, dữ liệu liên quan. Bạn có thể tự thực hiện khảo sát hoặc tìm đến các bên thứ 3 chuyên cung cấp dịch vụ benchmark. Ngoài ra, một số lĩnh vực sẽ có các công ty chuyên cung cấp báo cáo thị trường. Bạn có thể dùng những báo cáo này để thu thập thông tin.

Kết thúc bước 2, bạn sẽ biết được các tiêu chuẩn của ngành mà bạn cần hướng tới. Những tiêu chuẩn này sẽ được dùng để so sánh với tình hình hoạt động hiện tại của bạn.

Phân tích dữ liệu

Bây giờ, hãy so sánh hiệu suất của bạn với đối thủ để tìm ra các khoảng trống. Đặt mục tiêu SMART để rút ngắn khoảng cách giữa bạn và các công ty khác. Bạn sẽ biết được bạn cần đi bao xa để đạt được điểm chuẩn mong muốn của mình. Khi đặt mục tiêu, hãy nhớ rằng chúng cần phù hợp với kế hoạch chiến lược của tổ chức.

Lập kế hoạch hành động và thực hiện

Đây là lúc bạn sẽ phát triển các bước mà bạn và các bên liên quan cần làm để đạt mục tiêu. Vạch ra được lộ trình và kế hoạch hành động rõ ràng là điều kiện tiên quyết để đạt được kết quả mong muốn. Bạn cũng cần xác định cụ thể các KPI để đo lường kết quả thực hiện.

Việc thực hiện kế hoạch cải tiến có thể liên quan đến nhiều bên. Không chỉ các phòng ban, nhân viên trong công ty mới tham gia thực hiện cải tiến. Đôi khi, các bên liên quan như nhà cung cấp cũng cần tham gia vào quá trình đổi mới.

Giám sát thực hiện kế hoạch

Định kỳ, hãy kiểm tra tiến độ mà bạn đang đạt được so với các mục tiêu đã xác định. Bạn có thể đo lường hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Quan trọng là bạn phải theo dõi các chỉ số một cách nhất quán.

Nếu bạn đạt được điểm chuẩn, nghĩa là kế hoạch của bạn đã thành công và bạn nên tiếp tục. Nếu không, bạn có thể cần phải xem lại kế hoạch của mình.

Lời kết

Benchmark là một trong những công cụ hiệu quả để xác định các quy trình cần cải thiện. Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất của các tổ chức.

Quy trình thực hiện benchmark không phức tạp. Phần khó nhất chính là thu thập thông tin, dữ liệu liên quan đến các công ty thành công và xuất sắc trong ngành. Việc này có thể đòi hỏi bạn phải đầu tư thời gian, công sức và cả chi phí. Nhưng nếu thực hiện tốt, doanh nghiệp có thể tăng thêm lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu benchmark là gì và những lợi ích mà nó mang lại. Nếu bạn có thắc mắc, hãy gửi email cho tôi để trao đổi.

Nguồn tham khảo:

1. https://www.businessnewsdaily.com/15960-benchmarking-benefits-small-business.html
2. https://www.apqc.org/blog/what-are-four-types-benchmarking