Mối liên quan giữa các chức năng quản trị nhân sự.
Tìm hiểu bức tranh toàn cảnh về mối quan hệ tương tác giữa các chức năng trong quản trị nhân sự. đãi ngộ tổng thể, thu hút nhân tài, hoạch định kế thừa, quản trị hiệu suất và văn hóa doanh nghiệp có ảnh hưởng như thế nào?
Con người là nguồn lực chủ chốt của tổ chức. Quản trị con người – quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong thành công của mọi doanh nghiệp bất kể ngành nghề hay loại hình kinh doanh. Các chức năng quản trị nhân sự tập trung vào việc tuyển dụng nhân sự, đào tạo và duy trì sự hài lòng cũng như sự gắn kết của họ với tổ chức. Mục tiêu cuối cùng của các chức năng này chính là các mục tiêu chung của tổ chức.
Từ trước tới nay, việc quản trị nhân sự vẫn được ví như hoạt động “xây nhà”, tạo dựng “tổ ấm” cho tập thể. Vậy bước đầu tiên, để bắt đầu thiết kế ngôi nhà, chúng ta cần tìm hiểu danh mục các công việc cần làm trong toàn bộ quá trình “xây nhà”. Bài viết này sẽ phân tích các chức năng trong quản trị nhân sự và mối quan hệ giữa chúng, cung cấp một bức tranh toàn cảnh về ảnh hưởng của các chức năng quản trị nhân sự.
Tổng quan về các chức năng quản trị nhân sự
Theo John Storey (Human Resource Management – A Critical Text – 2007), quản trị nhân sự (HRM) là cách quản lý nhân sự nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh thông qua việc sử dụng chiến lược nguồn lực lượng lao động có năng lực và tính gắn kết cao, bằng cách sử dụng một loạt các kỹ thuật văn hóa, cấu trúc và con người. Một cách dễ hiểu hơn, quản trị nhân sự là quản lý, duy trì và đào tạo nguồn lực con người của tổ chức.
Việc liệt kê hết các chức năng nhân sự là vô cùng khó khăn bởi trong thời đại thay đổi nhanh chóng hiện nay, những chức năng mới liên tục xuất hiện. Nhìn chung, các chức năng quản trị nhân sự có thể được chia thành 3 nhóm chức năng cốt lõi mà mọi doanh nghiệp đều hướng tới.
- Nhóm chức năng quản lý: Nhóm này bao gồm các chức năng như Lập kế hoạch nhân sự (Định biên), Thiết kế cơ cấu tổ chức, Định hướng và Giám sát nhân sự.
- Nhóm chức năng vận hành: Bao gồm các chức năng như Tuyển dụng, Phân tích và thiết kế vị trí công việc, Đào tạo và phát triển, Lương thưởng Đãi ngộ, Quan hệ lao động, Văn hóa doanh nghiệp, v.v.
- Nhóm chức năng tham vấn: Nhóm chức năng này đề cập đến các hoạt động như Tham vấn cho ban lãnh đạo hoặc Tham vấn cho người đứng đầu các bộ phận.
Trong phạm vi bài viết này, tôi sẽ cung cấp thông tin về một số chức năng quản trị nhân sự đáng chú ý và có vai trò quan trọng trong bức tranh quản trị nhân sự của tổ chức. Đó là các chức năng thu hút nhân tài, đãi ngộ tổng thể, hoạch định kế thừa, quản trị hiệu suất, văn hóa doanh nghiệp, và chức năng tham vấn ban lãnh đạo.
Thu hút nhân tài
Thu hút nhân tài là quá trình xác định, thu hút, lựa chọn và giữ chân những nhân sự có trình độ cao, phù hợp với tổ chức. Nếu như tuyển dụng là nhiệm vụ mang tính ngắn hạn để lấp đầy các vị trí cần tuyển dụng thì thu hút nhân tài là một quá trình dài hạn, mang tính chiến lược hơn nhằm tìm kiếm những nhân sự có trình độ cao cho những vị trí khó tuyển cũng như dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai. Việc này đòi hỏi nhiều thời gian và các kế hoạch chi tiết hơn để hiểu rõ các vai trò và bộ phận khác nhau, cũng như phân tích các kỹ năng và kinh nghiệm riêng cần có để thành công ở từng vị trí.
Các nghiệp vụ chính của chức năng thu hút nhân tài có thể kế đến như phân tích nhu cầu tuyển dụng, xây dựng mô tả công việc, tìm kiếm và thu hút ứng viên, đàm phán và đưa ra lời mời làm việc. Thu hút nhân tài cũng bao gồm việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng (employer branding), tối ưu hóa quá trình tuyển dụng hay hoạt động thuê ngoài nhân sự (outsourcing).
Trở lại câu chuyện đã được đề cập ở phần mở đầu, nếu quản trị nhân sự là toàn bộ quá trình xây “tổ ấm” cho doanh nghiệp, thì Thu hút nhân tài là các công đoạn đặt nền móng, khung nhà, thiết kế các trụ cột, tính toán nguyên vật liệu sao cho hiệu quả, khéo léo và quan trọng nhất là thu hút, mời gọi các thành viên gia nhập “tổ ấm”.
Đãi ngộ tổng thể
đãi ngộ tổng thể cung cấp cái nhìn về giá trị tổng thể đã được định lượng mà tổ chức mang lại cho nhân sự. Một chiến lược đãi ngộ tổng thể hiệu quả giúp doanh nghiệp cải thiện kết quả kinh doanh và đạt được mục tiêu thông qua việc xây dựng một lực lượng lao động gắn kết và đồng lòng.
Đọc bài chi tiết hơn về đãi ngộ tổng thể tại đây: Here
Mô hình phổ biết nhất để mô tả các nhu cầu của con người có lẽ là Tháp nhu cầu của Abraham Maslow – một nhà tâm lý học người Mỹ. Có nhiều cách giải thích khác nhau về mô hình này và cách thức các nhu cầu phát triển hoặc tương tác với nhau. Tuy nhiên, với mục đích của bài viết này, tôi cho rằng rằng tất cả các nhu cầu đều quan trọng và cần được đáp ứng để mọi người có thể sống khỏe mạnh và hạnh phúc trong gia đình, xã hội và nơi làm việc. Hãy cùng tìm hiểu gói đãi ngộ tổng thể thỏa mãn các nhu cầu của con người như thế nào dựa trên lý thuyết của Maslow.
Lương (Compensation)
Lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để đối lấy các kỹ năng, bằng cấp, thời gian, nỗ lực bỏ ra nhằm hướng tới mục tiêu, sứ mệnh của tổ chức. Lương đáp ứng các nhu cầu thiết yếu của người lao động như thực phẩm, quần áo và chỗ ở. Lương nói chung bao gồm lương cứng, hoa hồng và tiền thưởng.
Chính sách và quyền lợi (Benefits)
Chính sách và quyền lợi là các phúc lợi doanh nghiệp cung cấp cho nhân sự của mình để năng cao sự an toàn về thể chất, tinh thần của bản thân nhân viên và cả gia đình của họ. Các phúc lợi cơ bản nhất có thể kể đến như các chương trình khám sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm tai nạn, phúc lợi du lịch…
Sức khỏe toàn diện (Well-being)
Well-being đang dần trở nên quan trọng hơn trong môi trường làm việc hiện nay. Ngày càng có nhiều người nhận ra nhu cầu về sức khỏe toàn diện. Con người cần có cả thể chất tốt và tinh thần khỏe mạnh để sống và làm việc hiệu quả. Các hoạt động củng cố sức khỏe toàn diện của người lao động bao gồm các chương trình hỗ trợ nhân viên khó khăn, các câu lạc bộ sở thích trong doanh nghiệp, các sự kiện do công ty tài trợ (team building, ngày gia đình), hoặc các chế độ cho phép làm việc từ xa hay lịch trình làm việc linh hoạt.
Sự công nhận (Recognition)
Đối với một số nhân viên, lương thưởng và phúc lợi không đủ thúc đẩy họ tiến xa hơn trên con đường tìm kiếm sự xuất sắc trong công việc. Họ muốn thành tích của mình được công nhận và tưởng thưởng. Các hình thức công nhận mà doanh nghiệp thường áp dụng là Giải thưởng hoặc cơ hội thăng tiến được trao cho cá nhân xứng đáng.
Đào tạo và phát triển (Training and Development)
Một trong những nhu cầu vô tận của con người là học hỏi. Đầu tư vào các chương trình đào tạo nhân viên vừa giúp tổ chức cải thiện hiệu quả kinh doanh thông qua việc nâng cao bộ kỹ năng của nhân sự, đồng thời cũng gia tăng sự gắn kết với các nhân viên của mình bằng cách gợi mở các cơ hội nghề nghiệp, lộ trình phát triển trong tổ chức.
Một tổ chức có chiến lược đãi ngộ tổng thể thành công sẽ có lợi thế cạnh tranh tốt hơn, là chất xúc tác mạnh mẽ quyết định thành công của chương trình thu hút nhân tài. Trong quá trình xây ngôi nhà doanh nghiệp, việc thiết kế gói đãi ngộ tổng thể vừa đóng vai trò kêu gọi các thành viên gia nhập, vừa chịu trách nhiệm việc giữ lửa cho tổ ấm.
Hoạch định kế thừa
Hoạch định kế thừa là quá trình lựa chọn và phát triển những nhân sự chủ chốt để đảm bảo tính liên tục của các vị trí quan trọng trong tổ chức. Quá trình này bao gồm việc xác định những cá nhân có thành tích xuất sắc và những nhà lãnh đạo tiềm năng, cố vấn và đào tạo để họ có thể thăng tiến và đảm nhận các vị trí cấp cao.
Một mô hình hoạch định kế thừa điển hình thường trải qua bốn giai đoạn: Phát triển nhân tài, Nhận diện khả năng lãnh đạo, Phát triển kỹ năng lãnh đạo và Quyết định bổ nhiệm.
Ở giai đoạn đầu tiên – Phát triển nhân tài, các nhân viên tiềm năng sẽ được đào tạo, giao phó các công việc mang tính thử thách. Các doanh nghiệp nên tập trung vào các kế hoạch nghề nghiệp cho phép nhân sự luân chuyển qua nhiều vị trí để tích lũy kinh nghiệm và phát triển năng lực lãnh đạo.
Trong các chương trình phát triển tài năng, không phải ai cũng thành công. Do vậy, HR cần liên tục theo dõi và đánh giá và nhận diện khả năng lãnh đạo ở các nhân viên. Trong giai đoạn này, sự đa dạng nên được ưu tiên. Sự đa dạng đem đến cho bạn nhiều phương án hơn. Những người không phù hợp để đảm nhiệm các vị trí lãnh đạo cấp cao có thể là ứng cử viên sáng giá cho các vai trò quản lý cấp trung.
Khi đã nhận diện được các tài năng lãnh đạo tương lai, đã đến lúc bồi dưỡng và phát triển các kỹ năng này. Khác với việc phát triển nhân tài ban đầu, nhóm lãnh đạo tương lai này nên được tiếp cận với các phương pháp học tập tích cực thông qua các buổi hội thảo nội bộ với ban giám đốc hiện tại, thông qua các nhiệm vụ mang tính thử thách cao và liên tục được phản hồi về hiệu suất làm việc.
Dựa trên các giai đoạn trước đó, HR sẽ có đủ dữ liệu để thực hiện công đoạn cuối cùng: Quyết định bổ nhiệm. Một yếu tố quan trọng cần cân nhắc trong bước này là tỷ lệ luân chuyển. Đây là điều sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của chiến lược hoạch định kế thừa. Ví dụ, việc bạn sắp xếp chuẩn bị năm nhân sự để thay thế cho một CEO có ý định ở lại trong mười năm tới sẽ thật vô nghĩa. Tương tự như vậy, việc bạn chỉ có một người kế nhiệm tiềm năng cho COO, nhưng chính người này lại có khả năng nghỉ việc cao, là rất rủi ro và thể hiện khả năng lên kế hoạch chưa tốt. Hãy xem xét thật kỹ các vấn đề này khi thực hiện hoạch định kế thừa.
Tình hình nhân sự hiện nay biến đổi không ngừng. Các nhân viên lên chức, chuyển công ty và nghỉ hưu mỗi ngày. Trong thời đại đó, hoạch định kế thừa giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho tương lai với một nguồn lực cấp cao sẵn có. Thông qua chương trình hoạch định kế thừa, các nhân viên tiềm năng cũng sẽ nhận thấy một lộ trình nghề nghiệp rõ ràng nếu họ gắn bó với tổ chức. Từ đó hạn chế được rủi ro thất thoát nhân tài. Trong quá trình xây đắp tổ ấm doanh nghiệp, đây là bước gia cố cho tương lai, sẵn sàng cho các biến cố.
Tìm hiểu thêm về nhân viên tiềm năng HIPO – động lực chính cho chương trình hoạch định kế thừa: Here
Quản trị hiệu suất
Quản trị hiệu suất là tập hợp các quy trình và hệ thống nhằm phát triển nhân viên, để họ thực hiện công việc với khả năng tốt nhất. Mục tiêu của quản trị hiệu suất là nâng cao kỹ năng, phát huy tiềm năng và tạo động lực cho nhân viên, từ đó hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức. Các quyết định nghề nghiệp, bao gồm thăng chức, trao thưởng và sa thải, đều có liên quan đến quá trình quản trị hiệu suất.
Các nghiệp vụ điển hình của quản trị hiệu suất bao gồm việc lập kế hoạch và xây dựng hệ thống đánh giá, giám sát, đánh giá và công nhận kết quả.
Giai đoạn lập kế hoạch được dành riêng để xây dựng những kỳ vọng về hiệu suất của nhân viên. Bản mô tả công việc cần nêu rõ những kỳ vọng này để thu hút những ứng viên phù hợp. Sau khi tuyển dụng, cần xác nhận lại những kỳ vọng này và cụ thể hóa thành các mục tiêu (tham khảo quy tắc SMART: Here ) cũng như các KPI của nhóm nhân viên cùng chức danh.
Khi các mục tiêu đã rõ ràng, cần có các nỗ lực giám sát nhằm chắc chắn rằng mọi thứ đang đi đúng hướng. Trong giai đoạn này, người quản lý phải thường xuyên theo dõi hiệu suất của nhân viên theo các mục tiêu đã đặt ra và cung cấp phản hồi về sự tiến bộ của họ. Hoạt động này nên được thực hiện thường xuyên để xác định và khắc phục sớm các vấn đề phát sinh. Phần mềm quản lý hiệu suất có thể hỗ trợ theo dõi hiệu suất của nhân viên. Tuy nhiên, dữ liệu và báo cáo không nên thay thế hoàn toàn cho các cuộc thảo luận trực tiếp.
Dữ liệu thu thập được trong giai đoạn giám sát có thể được phân tích và sử dụng để nâng cao hiệu suất làm việc. Hiệu suất kém có thể được khắc phục bằng cách đề xuất các khóa bồi dưỡng, đào tạo và các phương pháp L&D khác. Các nhà quản lý và HR cũng có thể tạo điều kiện bằng cách giao thêm một dự án khi cần thiết để nâng cao kiến thức và hiệu suất, cho phép nhân viên phát triển hơn nữa.
Giai đoạn cuối cùng là đánh giá và khen thưởng. Hiệu suất của nhân viên cần được đánh giá thường xuyên trong suốt cả năm. Điều này giúp định lượng hiệu suất của nhân viên, xác định giá trị gia tăng của mỗi nhân viên cho tổ chức và thực hiện các thay đổi nào nếu cần. Cả nhân viên và người quản lý đều nên đưa ra đánh giá của mình về đồng nghiệp và cấp trên.
Hiệu suất dưới mức trung bình liên tục có thể được xử lý bằng điều động hoặc sa thải. Doanh nghiệp cũng nên ghi nhận và khen thưởng những thành tích vượt trội, cho dù đó là thông qua lời nói hay bằng khen, tăng lương hay thăng chức.
Cũng như một gia đình, doanh nghiệp có những tiêu chuẩn và quy tắc riêng. Quản trị hiệu suất là một công cụ để tạo lập và duy trì các nguyên tắc đó.
Tham khảo các bài viết liên quan đến chức năng quản trị hiệu suất của nhân sự:
Văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là tập hợp các giá trị, tư duy và thái độ tạo nên bản sắc riêng biệt cho một doanh nghiệp. Những khái niệm gắn liền với văn hóa doanh nghiệp được biết đến rộng rãi là Tầm nhìn, Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi, Con người doanh nghiệp, Câu chuyện doang nghiệp. Việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp không chỉ tạo sự nhất quán và đoàn kết trong làm việc mà còn giúp tạo nên lợi thế cạnh tranh, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn một câu chuyện văn hóa riêng nhưng cách thức triển khai câu chuyện đó đều sẽ đi qua năm bước: Xây dựng nền tảng, Chuẩn hóa hành vi, Phổ cập giá trị, Duy trì, Tích lũy và điều chỉnh.
Ở bước đầu tiên, xây dựng nền tảng, bạn sẽ cần lần lượt đánh giá hiện trạng văn hóa của doanh nghiệp, sau đó xác định hình mẫu văn hóa lý tưởng cần hướng đến và tiếp theo là lập một kế hoạch chi tiết để hiện thực hóa hình mẫu đó.
Chuẩn hóa hành vi là giai đoạn triển khai kế hoạch nói trên thông qua những công việc chi tiết. Để tạo ra sự nhất quán trong hoạt động của tổ chức, hãy xây dựng bộ Tiêu chuẩn hành vi. Tiêu chuẩn hành vi là những hành vi chủ chốt và có thể quan sát được trong hoạt động hàng ngày của tổ chức. Chúng thể hiện giá trị cốt lõi mà tổ chức hướng tới, đồng thời là cơ sở để đánh giá hoạt động của các thành viên có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay không.
Truyền thông là hoạt động không thể thiếu trong quy trình triển khai văn hóa doanh nghiệp. Phổ cập giá trị là giai đoạn làm cho bộ Tiêu chuẩn hành vi được biết đến và tuân thủ bởi tất cả các nhân viên của tổ chức. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều bộ phận nhân viên với đặc trưng công việc, trình độ khác nhau, hãy lựa chọn hoạt động “phổ cập giá trị” phù hợp với từng nhóm đối tượng để đạt được hiệu quả cao nhất.
Tìm hiểu thêm về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp: Here. Văn hóa doanh nghiệp tồn tại cùng với sự phát triển của doanh nghiệp. Vì thế, việc bạn cần làm là tiếp tục duy trì đều đặn các hoạt động truyền thông này. Để làm gương cho các nhân viên, chính những lãnh đạo công ty nên tích cực cho thấy các hành động phù hợp với bộ Tiêu chuẩn hành vi chứ không chỉ dừng lại ở các khẩu hiệu sáo rỗng. Ngoài ra, tổ chức cũng cần đưa các giá trị cốt lõi và tiêu chuẩn hành vi này vào các hoạt động tuyển dụng, khen thưởng, đánh giá… để thể hiện sự nhất quán của văn hóa doanh nghiệp.
Sau khi thực hiện kế hoạch triển khai văn hóa doanh nghiệp, hãy đo lường hiệu quả thực hiện để xem bạn đã đạt được mục tiêu đề ra hay chưa. Văn hóa doanh nghiệp hiện tại đã giống với hình mẫu lý tưởng mà doanh nghiệp mong muốn chưa? Hãy xác định những hoạt động mang lại hiệu quả tốt trong việc triển khai văn hóa doanh nghiệp và tiếp tục thực hiện chúng. Loại bỏ những hoạt động kém hiệu quả và thay thế chúng bằng những sáng kiến mới.
Bài viết chi tiết hơn về các bước triển khai văn hóa doanh nghiệp: Here. Văn hóa doanh nghiệp chính là những gì tạo nên “nếp nhà” của tổ ấm doanh nghiệp. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một hành trình dài, đó chính là lúc HR đặt ra các tiêu chuẩn của tổ ấm, đồng thời cũng giữ lửa cho ngôi nhà và gia cố cho tương lai.
Tham vấn ban lãnh đạo
HRM hay các HRBP có chức năng tham vấn cho những người đứng dầu doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến chính sách nhân sự. Họ có vai trò chủ chốt trong việc đảm bảo rằng chính sách nhân sự luôn song hành và gắn liền với chính sách kinh doanh của tổ chức.
Đối với ban giám đốc, HRM hay HRBP tư vấn và đưa ra các lời khuyên về việc xây dựng và đánh giá các chương trình, chính sách và thủ tục nhân sự. HRM nên cung cấp một bức tranh toàn cảnh về việc các chính sách này sẽ giúp ích như thế nào cho doanh nghiệp, cũng như đề xuất các phương án dự phòng để chuẩn bị cho các trường hợp phát sinh.
Đối với người đứng đầu các bộ phận, HRM hay HRBP tư vấn về các vấn đề như lập kế hoạch nhân sự, phân tích và thiết kế công việc, kế hoạch tuyển dụng, lựa chọn, bổ nhiệm, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc…
Tham vấn ban lãnh đạo là một chức năng khá đặc thù khi chủ yếu xuất hiện ở những người quản lý nhân sự (HRM hay HRBP). Nó thể hiện vai trò kỹ sư trưởng của nhân sự trong quá trình thiết kế, xây dựng ngôi nhà doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm về HRBP: Here
Kết luận: Mối liên hệ giữa các chức năng nhân sự
Sau khi làm rõ một số bản chất của các chức năng nhân sự nói trên, mối quan hệ giữa chúng hiện ra tương đối rõ ràng. Đó là mối quan hệ tương quan, hỗ trợ lẫn nhau. Hoạch định kế thừa và văn hóa doanh nghiệp là một phần trong gói đãi ngộ tổng thể. Một doanh nghiệp có văn hóa vững mạnh, gói đãi ngộ tổng thể hiệu quả hay chương trình hoạch định kế thừa thành công sẽ có lợi thế cạnh tranh vượt trội trong hoạt động thu hút nhân tài. Tương tự như vậy, hoạt động thu hút nhân tài thành công là yếu tố tiên quyết để triển khai chiến lược hoạch định kế thừa.
Tất cả các chức năng trong quản trị nhân sự đều bổ trợ cho nhau. Do đó, doanh nghiệp cần có chiến lược đầu tư cụ thể và cân đối với tất cả các chức năng này. Khi một chức năng tốt lên, nó sẽ gây ảnh hưởng tích cực đến các chức năng còn lại. Kết quả là doanh nghiệp vận hành trơn tru, nhân sự có cơ hội thể hiện khả năng tốt nhất của mình, hiệu suất làm việc được nâng cao, nhanh chóng đạt được các mục tiêu chung.
