5 cách đơn giản và hiệu quả để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch.
Benjamin Franklin đã có một câu nói rất nổi tiếng “Failing to plan is planning to fail”. Nghĩa là thất bại trong việc lập kế hoạch chính là lập kế hoạch cho sự thất bại. Điều đó nói lên tầm quan trọng của việc lên kế hoạch, bất kể là trong cuộc sống hay trong công việc. Nếu bạn đang loay hoay, chưa biết làm thế nào để đạt được mục tiêu đề ra, cái bạn cần chính là kỹ năng lập kế hoạch.
Trong bài viết này, tôi sẽ giúp bạn hiểu về kỹ năng thiết yếu này, cũng như hướng dẫn bạn các bước để lập kế hoạch hiệu quả nhất. Mời bạn theo dõi.
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng lập ra chiến lược, phương pháp thực hiện và phân bổ nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Quá trình lập kế hoạch đòi hỏi bạn phối kết hợp nhiều kỹ năng khác nhau. Ví dụ như kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề, kỹ năng ra quyết định, tư duy phản biện, sáng tạo…
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
Trong tổ chức, kỹ năng lập kế hoạch thường đi kèm với kỹ năng tổ chức công việc. Bạn hiểu đơn giản rằng lập kế hoạch liên quan đến việc tìm và đưa ra giải pháp thực hiện. Trong khi đó, tổ chức công việc chính là phân bổ các nguồn lực của tổ chức để thực hiện giải pháp đã đưa ra.
Các nguồn lực của tổ chức có thể bao gồm nguồn lực tài chính, nhân sự, thời gian… Vì vậy, để lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả, bạn cần am hiểu sâu về tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. Tổ chức công việc tốt sẽ giúp bạn có thể tận dụng tối đa các nguồn lực hữu hạn của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch
Để hiểu được tại sao kỹ năng lập kế hoạch lại quan trọng đối với mỗi người, hãy cùng tìm hiểu những lợi ích mà nó mang lại. Mặt khác, bạn cũng cần hiểu được những thách thức đối với việc lập kế hoạch. Từ đó sử dụng kỹ năng này một cách hợp lý nhất.
Lợi ích của việc lập kế hoạch
1. Chủ động. Kế hoạch khuyến khích hành vi chủ động. Khi mọi người đã cùng hướng tới mục tiêu chung, lại có một bản kế hoạch hành động cụ thể, họ biết những công việc cần phải hoàn thành là gì. Mặc dù sự kiểm tra giám sát vẫn cần thiết, nhưng sự chủ động sẽ giúp mọi việc được triển khai nhịp nhàng, không cần sự thúc giục.
2. Tập trung. Các kế hoạch giữ cho một cá nhân hoặc tổ chức tập trung vào mục tiêu. Dĩ nhiên là trong điều kiện bạn đặt kế hoạch phù hợp với mục tiêu đề ra. Với một bản kế hoạch đã định sẵn, những người liên quan sẽ hạn chế sự phân tâm.
3. Làm việc nhóm hiệu quả. Một kế hoạch lớn trong tổ chức có thể cần sự phối hợp của nhiều phòng ban. Các kế hoạch là cơ sở nền tảng để các nhóm tập hợp lại quanh mục tiêu. Nhóm càng làm việc cùng nhau vì lợi ích chung, họ càng trở thành một đơn vị mạnh mẽ hơn.
4. Quản lý rủi ro. Đây là một phần không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch. SWOT, PESTEL là những công cụ bạn có thể sử dụng để lường trước những trở ngại có thể xảy ra. Khi lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch ứng phó với các rủi ro này.
5. Ra quyết định. Một bản kế hoạch đi kèm với mục tiêu rõ ràng giúp quá trình ra quyết định trở nên dễ dàng hơn. Quyết định được đưa ra nhanh chóng giúp bạn và doanh nghiệp có nhiều thời gian và năng lượng để hành động.
6. Phân bổ nguồn lực. Một kế hoạch cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp hình dung ra cách đạt được lợi nhuận cao nhất với ít tài nguyên nhất.
7. Sáng tạo. Trên thực tế, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự sáng tạo phát triển mạnh mẽ dưới sự ràng buộc. Một bản kế hoạch định sẵn sẽ thúc đẩy bản thân những người liên quan sáng tạo ra nhiều cách thức mới để thực hiện.
8. Giảm sự choáng ngợp: Những mục tiêu thách thức có thể khiến mọi người choáng ngợp. Điều đó sẽ giảm đi khi mọi người nhìn thấy bản kế hoạch rõ ràng, chi tiết. Bằng cách xác định rõ các bước hành động, mọi người sẽ vững tin hơn và biết hướng để thực hiện mục tiêu.
9. Thành công: Kế hoạch là điều kiện tiên quyết để đạt được mọi mục tiêu. Các kế hoạch sẽ tăng khả năng đạt được mục tiêu theo cấp số nhân.
Thách thức của việc lập kế hoạch
Xác định mục tiêu, lập kế hoạch công việc rồi thực hiện kế hoạch, quy trình này nghe có vẻ thật dễ dàng. Nhưng thực tế chưa chắc đã như vậy. Quá sa đà vào việc kế hoạch có thể khiến bạn lãng phí nguồn lực và thiếu thời gian để tập trung thực hiện kế hoạch.
Sau đây là một số thách thức mà bạn cần phải hiểu rõ, để tránh lập kế hoạch quá mức (over-planning).
1. Tốn thời gian. Lập kế hoạch sẽ tốn nhiều thời gian và không phù hợp với những trường hợp cần phải ra quyết định nhanh chóng. Trong những tình huống khẩn cấp, các nhà quản lý cần có khả năng phân tích, giải quyết vấn đề và ra quyết định hiệu quả.
>> Tham khảo: Cách rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề.
2. Giảm tính linh hoạt. Mục đích của việc lên kế hoạch là nắm bắt và phân bổ được mọi nguồn lực cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Điều này rất tốt, nhưng nó cũng có thể tạo ra sự cứng nhắc trong quá trình thực hiện. Sự sáng tạo của nhân viên cũng bị hạn chế. Một kế hoạch quá dài hạn cũng sẽ không tính đến những thay đổi từ môi trường đến bên ngoài đến doanh nghiệp hay dự án.
3. Tăng chi phí. Việc lên kế hoạch có thể cần sự phối kết hợp của nhiều phòng ban, nhân viên. Có những doanh nghiệp còn có cả những nhân sự hoặc phòng ban chuyên biệt để lập kế hoạch. Điều này chắc chắn phát sinh nhiều chi phí cho doanh
4. Giảm tính năng động của môi trường làm việc. Các kế hoạch cứng nhắc và nghiêm ngặt không phù hợp với những doanh nghiệp có nhịp độ nhanh, làm việc trong lĩnh vực thay đổi liên tục. Thay vào đó, các nhà quản lý nên xem xét xây dựng kế hoạch linh hoạt để giảm thiểu thời gian, chi phí. Đồng thời dễ thay đổi để đáp ứng những thách thức trong tương lai.
5 bước lập kế hoạch khả thi và hiệu quả nhất
Kỹ năng lập kế hoạch của bạn sẽ được nâng cao khi bạn có tư duy, kiến thức và sử dụng công cụ phù hợp. Trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn bạn 5 bước lập kế hoạch đơn giản, áp dụng được cho mọi trường hợp. Bạn sẽ cần dùng 2 công cụ là 5W1H và 5M.
Bước 1: Ghi ra mục tiêu của bạn
Lên kế hoạch hiệu quả bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu rõ ràng. Tốt nhất bạn hãy ghi chúng ra giấy. Theo Hugo, nghiên cứu cho thấy những người viết ra mục tiêu hoàn thành hoàn thành công việc và mục tiêu nhiều hơn đáng kể so với những người không viết.
Việc ghi mục tiêu ra giấy cũng làm giảm sự mơ hồ, nhớ nhớ quên quên trong quá trình lập kế hoạch. Các mục tiêu không rõ ràng là khởi đầu thất bại cho việc lập kế hoạch hiệu quả.
Bạn lưu ý rằng các kiểu mục tiêu khác nhau sẽ có những kiểu kế hoạch khác nhau. Một người có kỹ năng lập kế hoạch tốt sẽ biết rõ mình đang lập kiểu kế hoạch nào.
- Nếu bạn đang lập kế hoạch cho một sáng kiến mới, bạn cần biết mình đang ở đâu và muốn đến đâu. Khi đó, biết tại sao mình cần thực hiện mục tiêu sẽ giúp bạn duy trì động lực.
- Nếu bạn đang lập kế hoạch để giải quyết vấn đề, quá trình sẽ bao gồm việc động não và đưa ra các giải pháp tiềm năng. Khi đó, bạn cần xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để có kế hoạch tương ứng.
Trong cả 2 trường hợp, bạn đều cần làm rõ Why (chữ W đầu tiên của 5W1H). Nhưng mục đích của chữ Why trong mỗi tình huống là khác nhau.
Viết mục tiêu SMART
Khung SMART cho phép bạn ghi ra các mục tiêu một cách chi tiết nhất có thể. Mục tiêu của bạn cần phải:
- S – Cụ thể
- M – Đo lường được
- A – Có thể đạt được
- R – Liên quan
- T – Có giới hạn thời gian
Bước 2: Chia nhỏ mục tiêu thành các cột mốc
Sau khi xác định mục tiêu lớn, hãy chia nhỏ chúng ra để khiến mọi người không bị choáng ngợp. Một cách rất hữu ích để thực hiện bước này là bạn đi ngược từ cuối lên. Hãy đặt câu hỏi “Tôi cần phải hoàn thành những gì trước khi đạt mục tiêu này”.
Bằng cách đó, bạn sẽ có được một danh sách các mục tiêu nhỏ liên quan đến mục tiêu lớn cần hoàn thành.
Bước 3: Xác định các nguồn lực cần phải có
Dù bạn đang lên kế hoạch cho cá nhân hay doanh nghiệp, biết rõ các nguồn lực cần thiết sẽ giúp bạn phân bổ nguồn lực hợp lý. Bạn cũng sẽ biết được những nguồn lực nào đang có và chưa có. Từ đó, lên kế hoạch để tìm kiếm nguồn lực bổ sung.
Ở bước 3 này, tôi khuyên bạn nên dùng công cụ 5M để tư duy dễ dàng, tránh bỏ sót. 5M là chữ cái đầu của: Man, Money, Materials, Machine, Method.
– Man. Đề cập đến nguồn lực con người cần phải có để thực hiện kế hoạch và tổ chức công việc. Hãy liệt kê rõ số lượng nhân lực cũng như trình độ chuyên môn cần có cho mỗi vị trí.
– Money: Đây là nguồn lực tài chính mà bạn cần để thực hiện kế hoạch. Nó cũng có thể bao gồm cả nguồn lực thời gian. Hãy tính toán đến từng chi phí nhỏ nhất.
– Materials: Nguồn lực này chính là các nguồn tài nguyên, vật liệu,… mà bạn hay doanh nghiệp cần có.
– Machine: Nếu doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, đây chính là các máy móc cần thiết. Ngoài ra, chúng cũng có thể là công nghệ, phần mềm…
– Method: Và cuối cùng, để phối hợp các nguồn lực trên, bạn cần có một phương pháp cụ thể. Đây chính là lúc bạn cần sử dụng kỹ năng giải quyết vấn đề kết hợp với sự sáng tạo. Chữ M này rất quan trọng, vì nó sẽ định hướng toàn bộ việc sử dụng nguồn lực của bạn. Và chi phối việc tổ chức công việc ở bước sau.
> Có thể bạn quan tâm: 6 công cụ giải quyết vấn đề bạn cần biết
Bước 4: Sắp xếp công việc theo tính ưu tiên và phân công nhiệm vụ
Bây giờ, hãy động não và xác định nội dung công việc cần làm ứng với từng mục tiêu nhỏ. Hãy liệt kê tất cả chúng ra giấy cho dễ theo dõi.
Sau đó, với mỗi nội dung công việc, bạn cần đánh giá tầm quan trọng và thứ tự ưu tiên của chúng.
Xác định tầm quan trọng của công việc
Xác định được yếu tố này khi lập kế hoạch sẽ giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Đặc biệt là trong trường hợp khan hiếm các nguồn lực.
Các công việc quan trọng sẽ được ưu tiên sử dụng nguồn lực. Trong khi các công việc không quan trọng có thể bị hoãn lại hoặc loại bỏ.
Sắp xếp Thứ tự ưu tiên của công việc
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc phụ thuộc vào từng tình huống và tầm nhìn của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.
Ví dụ, doanh nghiệp đang muốn mở rộng tệp khách hàng sẽ muốn ưu tiên việc marketing. Trong khi đó, một doanh nghiệp đang tập trung vào việc tối đa hóa lợi nhuận trên mỗi khách hàng có thể sẽ muốn ưu tiên cải thiện hệ thống chăm sóc khách hàng, hậu mãi.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp các cá nhân quản lý thời gian hiệu quả.
> Tham khảo: Hướng dẫn 5 cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian
Tổ chức công việc
Đây chính là lúc bạn phân công nhiệm vụ cho các phòng ban, nhân sự liên quan. Tùy thuộc vào quy mô của kế hoạch, bạn có thể sử dụng công cụ đơn giản như Excel hay phần mềm để phân công và theo dõi tiến độ công việc.
Bảng kế hoạch và tổ chức công việc (Ảnh: Creately.com)
Nếu bạn chưa biết lập kế hoạch và tổ chức công việc cụ thể như thế nào, hãy bám vào mô hình 5W1H và bổ sung thêm 1H để đo lường đầy đủ các khía cạnh. Ngoại trừ Why đã trả lời ở bước 1, bây giờ bạn cần làm rõ:
- What: Nội dung công việc cụ thể là gì?
- Who: Người, nhóm hay phòng ban nào chịu trách nhiệm thực hiện công việc này?
- Where: Công việc này cần thực hiện ở đâu?
- When: Cần bắt đầu và hoàn thành công việc khi nào? Hãy đặt deadline cụ thể.
- How much: Đặt KPI cụ thể cho công việc.
- How often: Kết quả công việc cần được theo dõi hay báo cáo với tần suất nào?
>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn triển khai KPI hiệu quả cho doanh nghiệp
Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh
Việc theo dõi liên tục cho phép bạn biết tiến độ đạt được mục tiêu hay các KPI đã đặt ra. Từ đó có phương án hành động để cải thiện, nếu cần.
Mặt khác, kế hoạch của bạn không ở trạng thái tĩnh. Nó cần thay đổi cho phù hợp với hoàn cảnh. Vì thế, hãy thường xuyên đánh giá để xem kế hoạch còn phù hợp hay không.
Tốt nhất, bạn nên có một lịch trình để đánh giá lại kế hoạch định kỳ. Ngoài ra, kế hoạch sẽ cần được xem xét lại khi:
- Đạt cột mốc quan trọng
- Khi nguồn lực thay đổi đáng kể
- Khi các ưu tiên thay đổi đáng kể
- Khi các nhiệm vụ được hoàn thành vượt kế hoạch hoặc chậm hơn đáng kể so với kế hoạch.
- Khi một thành viên trong nhóm đến hoặc rời đi.
5 bí quyết cải thiện kỹ năng lập kế hoạch
Tôi tin rằng quy trình lập kế hoạch và tổ chức công việc trên đây đã rất rõ ràng. Tuy nhiên, kỹ năng này không phải là điều bạn có thể giỏi trong một sớm một chiều. Bạn hãy tham khảo 5 gợi ý của tôi để cải thiện kỹ năng này.
Tập trung vào những việc quan trọng nhất
“Bạn sẽ không bao giờ có đủ thời gian cho những việc bạn cần làm”. Quy tắc này đúng với việc lập kế hoạch. Có thể bạn và đội nhóm có rất nhiều ý tưởng khi brainstorm ra phương án thực hiện, nhưng đừng để chúng khiến bạn xao nhãng.
Áp dụng quy tắc 80/20, bạn có thể hiểu rằng 80% mục tiêu của bạn sẽ đạt được nhờ 20% công việc. Vì vậy, hãy chỉ tập trung vào những việc quan trọng nhất. Loại bỏ những công việc không quan trọng sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều công sức và thời gian cho bạn và cả đội ngũ.
Đảm bảo được sự tập trung là bạn đã cải thiện được kỹ năng lập kế hoạch rồi.
Deadline chỉ là một cái cớ
Nhiều người nói rằng hiệu suất làm việc của họ tăng lên khi làm việc dưới áp lực của thời hạn. Nhưng đứng trên góc độ của người lập kế hoạch, đừng đánh cược. Một cách đơn giản để kỹ năng lập kế hoạch của bạn tốt hơn chính là dự phòng về thời gian.
Bạn nghĩ một nhiệm vụ cần bao nhiêu thời gian hoàn thành, hãy kéo dài thời hạn thêm 20%. Nhưng chú ý đừng để các thành viên trong nhóm biết điều đó. Nếu không, nó sẽ chỉ tạo ra sự trì hoãn.
Bằng cách chủ động nới deadline, bạn sẽ giảm thiểu được nguy cơ bị chậm trễ trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Suy nghĩ trên giấy
Việc lập kế hoạch liên quan đến nhiều thứ rất vụn vặt, chi tiết. Giữ chúng trong đầu có thể khiến bạn choáng ngợp và gây khó khăn trong việc đánh giá.
Bạn cũng có thể quên mất các chi tiết đắt giá mà mình đã nghĩ ra. Kể cả khi lập kế hoạch cho bản thân hay cho tổ chức, hãy nhớ làm chúng trên giấy và ghi ra mọi thứ liên quan.
Tốt nhất, bạn hãy lập ra các danh sách. Ví dụ như danh sách nguồn lực, nhân sự, nhiệm vụ… Chúng sẽ hỗ trợ bạn cân nhắc, đánh giá và ra quyết định dễ dàng hơn.
Sử dụng công cụ
Như đã nói ở trên, bạn có thể dùng Excel hoặc phần mềm để lập kế hoạch. Hiện nay, các phần mềm thiết kế sẵn thường có đầy đủ các thông tin cần thiết theo 5W1H, 5M, giúp bạn định hướng cách tư duy và không sợ bỏ sót thông tin.
Chúng cũng giúp bạn lưu trữ các phiên bản khi có thay đổi, hay dễ dàng theo dõi quá trình thực hiện. Nếu có điều kiện, hãy dùng thử các công cụ này để giúp cải thiện kỹ năng lập kế hoạch của bạn.
Luyện tập, phản tư và cải thiện
Cách tốt nhất để khiến kỹ năng lập kế hoạch của bạn ngày một tốt hơn chính là thực hiện nó lặp đi lặp lại. Chắc chắn không hề thiếu cơ hội trong cuộc sống hàng ngày và công việc đòi hỏi bạn sử dụng kỹ năng này.
Mỗi khi hoàn thành công việc, hãy dừng lại và tự đánh giá kế hoạch của bạn. Quá trình lập kế hoạch có điều gì tốt và chưa tốt. Cách này chắc chắn sẽ khiến kỹ năng lập kế hoạch của bạn được nâng cấp nhanh chóng.
Lời kết
Với những chia sẻ trên đây, hy vọng bạn đã nắm được quy trình lập kế hoạch và tổ chức công việc. Hãy rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch liên tục, tôi tin chắc bạn sẽ nhanh chóng sở hữu nó.
Nếu bạn có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ, hãy liên lạc với tôi.
Nguồn tham khảo: Indeed, Nightingale
