5 phương pháp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

Kỹ năng quản lý thời gian là một kỹ năng không thể thiếu trong đời sống cũng như công việc. Quản lý tốt thời gian của mình sẽ giúp bạn nhanh chóng đạt được mục tiêu.

Trong bài viết này, tôi sẽ gợi ý cho bạn 5 phương pháp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Mời bạn tham khảo.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và thực hiện kiểm soát một đơn vị thời gian một cách có ý thức. Thời gian đó có thể là thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể. Mục đích là để tăng tính hiệu quả của công việc, tăng hiệu suất hay năng suất.

Vậy, kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng kiểm soát tốt thời gian, xác định thời gian hoàn thành công việc, phân bổ và sử dụng thời gian một cách có hiệu quả.

Mức độ hiệu quả của kỹ năng này được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành công việc của bạn. Nó không được đánh giá dựa vào việc bạn làm nhanh hay chậm, hoàn thành công việc sớm hay muộn. Bởi cùng một công việc và lượng thời gian như nhau, nhưng những người khác nhau lại đưa ra kết quả khác nhau.

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

Giúp bạn tăng năng suất làm việc

Một người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ biết đặt công việc theo thứ tự ưu tiên và đặt mục tiêu hoàn thành chúng trong thời gian nhất định. Nhờ vậy, bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng để hoàn thành trước. Từ đó, áp lực trong công việc của bạn sẽ được giảm bớt và hiệu suất làm việc sẽ tăng lên.

Việc có một kế hoạch chi tiết cũng giúp bạn không giành quá nhiều thời gian vào một việc nào đó mà bỏ quên những việc khác. Như vậy, tiến độ công việc của bạn cũng sẽ được đảm bảo.

Rèn luyện kỹ năng ra quyết định; giảm bớt áp lực, căng thẳng

Quản lý thời gian và tổ chức công việc tốt giúp bạn xác định được mục tiêu làm việc của mình. Bạn sẽ không lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết. Nhờ đó, bạn sẽ có thời gian để xem xét kỹ lưỡng những công việc quan trọng và đưa ra được những quyết định đúng đắn.

Bên cạnh đó, kiểm soát tốt thời gian còn giúp bạn tránh được áp lực, căng thẳng. Bạn sẽ biết được tiến độ công việc của mình và hoàn thành chúng một cách tốt nhất.

>> Tham khảo: 7 cách rèn luyện kỹ năng ra quyết định

Loại bỏ thói quen xấu, tạo động lực cho bạn làm việc

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, sắp xếp thứ tự công việc lộn xộn,… sẽ gây ra những tai hại cho chính bạn cũng như tập thể. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen ấy.

Một kế hoạch làm việc được vạch ra chi tiết, rõ ràng sẽ giúp bạn biết mình cần bắt đầu từ đâu, khi nào cần hoàn thành công việc.

Thêm vào đó, bạn sẽ có động lực để chủ động hơn trong từng công việc mình làm. Bởi, bạn sẽ nhìn thấy mọi việc dần được hoàn thành và đem lại kết quả tốt.

Dư giả thời gian để làm những việc bạn yêu thích

Bạn có vô số việc muốn làm, nhưng lại không có kế hoạch thực hiện chúng. Như vậy, không biết bao giờ những việc đó mới có thể hoàn thành. Quản lý thời gian một cách khoa học sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn.

Bên cạnh những việc bạn cần phải làm ở cơ quan, văn phòng, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để ăn uống, ngủ nghỉ, chăm sóc bản thân và làm những việc bạn yêu thích. Bạn sẽ có cơ hội để học thêm nhiều thứ mới, trải nghiệm những điều lạ để phát triển bản thân.

Đồng thời, bạn cũng có thời gian để ở bên cạnh gia đình và những người thân yêu của mình.

Không mất nhiều công sức

Biết cách quản lý thời gian tức là bạn có thể hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, và cần ít sự nỗ lực hơn. Công việc của bạn cũng sẽ đạt được kết quả tốt hơn là khi bạn phải làm một cách vội vã.

Sử dụng hợp lý quỹ thời gian có sẵn để làm việc cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Giả sử, bạn có một công việc cần phải hoàn thành. Nếu bạn không sắp xếp công việc, bạn sẽ không để tâm vào làm việc đó. Và bạn mất 3h đồng hồ để làm xong. Tuy nhiên, nếu bạn sắp xếp công việc hợp lý, bạn chỉ mất 2h để hoàn thành. Như vậy, bạn còn có thể dùng khoảng thời gian dư giả để làm những việc khác.

Các kỹ năng quản lý thời gian trong công việc

Xác định rõ mục tiêu

Xác định mục tiêu được coi là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất. Bạn sẽ chỉ biết mình phải làm gì khi xác định rõ mục tiêu làm việc của mình.

Khi bạn cụ thể hóa mục tiêu của một kế hoạch lớn thành những mục tiêu nhỏ hơn, công việc của bạn sẽ trở nên rõ ràng hơn. Từ đó, thời gian hoàn thành công việc cũng được xác định dễ dàng.

Việc này sẽ giúp bạn chủ động trong công việc và làm chủ được những tình huống phát sinh. Như vậy, hiệu quả và năng suất làm việc cũng được cải thiện đáng kể.

Liệt kê những việc cần phải làm

Sau khi xác định rõ mục tiêu, tiếp theo bạn cần liệt kê những việc cần làm để đạt được mục tiêu đó. Liệt kê những việc cần phải làm chính là một trong những việc giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

Bạn cần liệt kê những việc cần làm trong một khoảng thời gian nhất định, có thể là trong ngày, trong tuần, trong tháng,…

Liệt kê ra những nhiệm vụ của mình sẽ giúp bạn kiểm soát được quỹ thời gian và không bỏ sót nhiệm vụ nào.

Bạn hãy lập một bảng công việc, sau khi hoàn thành công việc nào thì đánh dấu vào bên cạnh đó. Như vậy, bạn sẽ quên mình đã làm xong những việc gì và cần làm gì tiếp theo.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Chỉ liệt kê danh sách công việc cần làm là chưa đủ, bạn cần sắp xếp chúng theo một thứ tự hợp lý. Đây chính là yếu tố quan trọng giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả.

Bạn cần sắp xếp nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên và tập trung giải quyết những nhiệm vụ quan trọng. Khi những nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành thì áp lực cũng sẽ giảm bớt.

Đồng thời, bạn sẽ có đủ thời gian để làm tốt những nhiệm vụ còn lại để không gây ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Bạn hãy mang theo một cuốn sổ tay, trong đó ghi chép lại tiến độ hoàn thành công việc. Nó có thể giúp bạn kiểm soát nhiệm vụ và đưa ra những giải pháp kịp thời cho những nhiệm vụ phát sinh.

Đặt thời gian cụ thể cho từng công việc

Mỗi nhiệm vụ cần có một deadline riêng để đảm bảo không ảnh hưởng tới thời gian làm các nhiệm vụ khác. Khi lập kế hoạch, bạn cần xác định rõ thời gian bắt đầu cũng như kết thúc của từng nhiệm vụ.

Đây cũng là một cách để tạo động lực hành động và tránh sự trì hoãn khi làm việc. Bạn cần tuân thủ theo deadline một cách nghiêm túc, bởi như vậy năng suất làm việc sẽ được cải thiện và bạn sẽ không lãng phí thời gian của mình. Đồng thời, công việc của bạn sẽ được hoàn thành một cách trọn vẹn.

Đặt sự tập trung vào công việc, không trì hoãn

Một trong những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là tập trung vào công việc và không trì hoãn.

Bạn hãy dồn toàn bộ sức lực và trí tuệ của mình vào công việc cần làm.

Đồng thời, bạn cần tránh sự trì hoãn và chậm trễ. Quỹ thời gian của chúng ta là có hạn, bạn cần bắt tay ngay vào công việc để thời gian không trôi qua một cách uổng phí.

Như vậy, công việc của bạn sẽ được hoàn thành thật suôn sẻ và đem lại hiệu quả tốt nhất.

Tổng kết công việc

Sau mỗi ngày làm việc, bạn nên dành thời gian để tổng kết lại những việc đã làm trong ngày.

Việc này sẽ giúp bạn không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào. Nó còn giúp bạn rút ra những kinh nghiệm trong xử lý công việc, phát hiện những sai sót và tìm ra giải pháp khắc phục.

5 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Kiểm soát những yếu tố gây sao nhãng

Tập trung vào những thứ tiêu khiển chính là nguyên nhân khiến bạn mất rất nhiều thời gian mỗi ngày. Chúng có thể là game, phim ảnh, mạng xã hội, chuyện phiếm…

Bạn hãy tắt bớt những trang web không liên quan đến công việc, bỏ những thứ khiến bạn mất tập trung sang một bên. Bạn cũng nên dừng nói chuyện khi cần làm việc để tránh sự xao nhãng.

Chia sẻ công việc với người khác, không ôm đồm

Ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc sẽ khiến bạn khủng hoảng, không biết phải làm từ đâu. Điều này sẽ dẫn đến sự giảm hiệu suất của công việc.

Nếu bạn được giao hoặc được nhờ làm nhiều việc, bạn hãy tự trả lời 3 câu hỏi sau:

• Bạn có phù hợp với công việc đó không?
• Bạn có thời gian để làm nó không?
• Yêu cầu của công việc đó có đúng với mục tiêu của bạn không?

Nếu câu trả lời của bạn là “không”, dù với chỉ 1 trong 3 câu hỏi, bạn hãy mạnh dạn từ chối.

Bạn cũng cần nhờ đến sự giúp đỡ của những người khác. Có thể bạn làm được tất cả mọi việc, nhưng điều đó không có nghĩa rằng bạn luôn làm tốt.

Bạn hãy kết hợp với đội nhóm, với đồng nghiệp của mình. Đừng ngại nhờ tới sự trợ giúp của họ, kết quả bạn nhận được chắc chắn sẽ tốt hơn rất nhiều.

Đọc thêm: Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả giúp bạn nổi bật nơi công sở

Chú ý đến sức khỏe thể chất và tinh thần

Sức khỏe đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ công việc nào. Dù là sức khỏe thể chất hay sức khỏe tinh thần, bạn đều phải chú ý.

Những vấn đề về thể chất như đau đầu, đau lưng, tim mạch, dạ dày,… sẽ khiến bạn mệt mỏi, khó tập trung vào các công việc cần làm.

Những vấn đề về tinh thần như trầm cảm, lo âu, bồn chồn, rối loạn giấc ngủ,… sẽ khiến bạn căng thẳng, kiệt quệ.

Nếu bạn gặp phải tình trạng không tốt như vậy, hãy thăm khám và điều trị để không gây ảnh hưởng tới khả năng làm việc của mình.

Sử dụng phần mềm quản lý thời gian

Phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office

Thay vì lập thời gian biểu một cách thủ công, bạn có thể sử dụng phần mềm để thay thế.

Phần mềm 1Office cung cấp công cụ, cho phép người quản lý và nhân viên lập kế hoạch, dễ dàng sắp xếp công việc quan trọng theo thứ tự ưu tiên.

Người quản lý có thể giao việc và phân công công việc cho từng người hoặc từng nhóm theo chức vụ và phòng ban.

Khi giao việc xong, những công việc cần thực hiện sẽ tự động cập nhật vào thời gian biểu cá nhân của từng người. Điều này giúp nhân viên chủ động với nhiệm vụ, người quản lý tiết kiệm thời gian trao đổi công việc.

Nhờ đó, đem lại hiệu quả công việc cao.

Phần mềm Fastdo

Đây là phần mềm giúp bạn thiết lập và quản lý các nhiệm vụ hoàn thành trong ngày. Qua đó, bạn có thể phân bổ thời gian sao cho hợp lý nhất để hoàn thành công việc đúng hạn.

Phần mềm còn có chức năng thống kê kết quả công việc theo từng cá nhân, đội nhóm, phòng ban để kiểm soát hiệu suất công việc hiệu quả.

Một số phương pháp và nguyên tắc quản lý thời gian

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Ma trận Eisenhower được sử dụng khi bạn cần đưa ra quyết định cho một hành động cụ thể. Nó giúp bạn phân biệt các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng. Từ đó, quản lý thời gian một cách tốt nhất.

Ma trận này được áp dụng theo các công việc gắn với mức độ cấp thiết cần hoàn thành. Bạn hãy liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần làm (kể cả những nhiệm vụ không quan trọng và làm mất thời gian).

Sau đó, sắp xếp chúng dựa trên mức độ cấp thiết:

• Khẩn cấp và quan trọng (Cần phải làm ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Cần được lên kế hoạch để làm sau).
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Nên bàn giao lại cho người khác).
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng (Cần phải được loại bỏ).

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng công cụ này, bạn hãy theo dõi một bài viết khác của tôi tại đây.

Phương pháp 4D: Do – Dump – Delegate – Defer

4D là tên viết tắt của Do – Dump – Delegate – Defer.

Phương pháp này được giải thích như sau:

• Do: Cần làm ngay công việc trước mắt.
• Dump: Cần bỏ ngay những công việc vô nghĩa.
• Delegate: Giao công việc cho người có khả năng làm tốt hơn bạn.
• Defer: Nếu bạn chưa thể làm công việc này ngay bây giờ, hãy ghi vào sổ tay và lên kế hoạch để thực hiện việc đó sau.

Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20)

Nguyên tắc Pareto được hiểu là: 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả.

Mặc dù đây không phải là con số tuyệt đối. Tuy nhiên, phương pháp này muốn nhấn mạnh cho chúng ta thấy về sự phân phối không đồng đều giữa những thứ trong cuộc sống.

Biết cách áp dụng linh hoạt nguyên tắc Pareto sẽ giúp các tổ chức tiết kiệm được chi phí. Đồng thời, gia tăng hiệu suất công việc một cách hiệu quả nhất.

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

40-30-30-10 cũng là một phương pháp quản lý thời gian được nhiều người áp dụng.

Phương pháp này được áp dụng như sau:

• 40%: Thời gian giành cho công việc quan trọng nhất.
• 30%: Thời gian giành cho công việc quan trọng thứ hai.
• 20%: Thời gian giành cho công việc quan trọng thứ ba.
• 10%: Thời gian để bạn kết hợp mọi công việc lại với nhau.

Dựa vào đây, chắc chắn bạn sẽ đưa ra được sự lựa chọn phù hợp nhất cho mình.

Thuyết “Hũ dưa muối” (Pickle Jar Theory)

Thuyết quản lý thời gian “Hũ dưa muối” dựa trên ý tưởng ví thời gian giống như hũ dưa muối và có thời hạn.

Thuyết này giúp bạn xác định nhiệm vụ quan trọng và không quan trọng trong kế hoạch công việc của mình.

Diễn đạt một cách trực quan thuyết này như sau. Hũ dưa muối đại diện cho một ngày của bạn. Hạt cát, viên sỏi, hòn đá và nước là những thứ để lấp đầy hũ dưa.

Bạn sẽ bỏ vào hũ của mình theo thứ tự sau để thiết lập sự ưu tiên và lập kế hoạch cho quỹ thời gian một ngày của mình:

• Hòn đá: Nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày (Cần phải làm đầu tiên).
• Viên sỏi: Nhiệm vụ quan trọng kế tiếp (Bao gồm cả những việc có thể giao cho người khác).
• Hạt cát: Những nhiệm vụ nhỏ, linh tinh.
• Nước: Thời gian giành cho đời sống riêng tư.

Sau khi phân loại các nhiệm vụ, bạn hãy lập lịch biểu và phân bổ chúng phù hợp với mục tiêu của bản thân.

Lời kết

Thời gian là vô cùng quý giá. Nếu bạn không biết quản lý thời gian của mình, bạn sẽ rất khó khăn trong việc quản lý những thứ khác.

Hy vọng những thông tin trong bài viết của tôi sẽ giúp ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài!