13 kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả giúp bạn nổi bật nơi công sở.

Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những kỹ năng cần thiết và tối quan trọng trong công việc. Là một người làm việc nhóm xuất sắc giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc và hòa mình vào tập thể.

Vậy làm thế nào để nắm bắt và sở hữu kỹ năng này. Trong bài viết này, tôi sẽ gợi ý cho bạn 13 kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả giúp bạn trở thành một thành viên đội nhóm tuyệt vời. Bạn hãy tham khảo nhé.

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm là các khả năng cho phép bạn làm việc một cách có hiệu quả trong một nhóm có tổ chức.

Làm việc nhóm chính là khi mọi người cùng hợp tác và sử dụng các kỹ năng cá nhân của mình để đạt được mục tiêu chung.

Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm

Đối với cá nhân

Tự mình nâng cao kỹ năng làm việc nhóm sẽ mang lại cho mỗi cá nhân rất nhiều lợi ích như:

• Biết lắng nghe ý kiến của người khác.
• Nâng cao kỹ năng tổ chức công việc.
• Có trách nhiệm với công việc.
• Nâng cao tinh thần kỷ luật.
• Rèn luyện khả năng đưa ra quyết định.
• Các thành viên đội nhóm biết thấu hiểu, hỗ trợ nhau.
• Được đánh giá cao hơn bởi cấp quản lý và nhà tuyển dụng.

Đối với đội nhóm

Cải thiện kỹ năng giao tiếp

Làm việc nhóm sẽ giúp các thành viên nâng cao kỹ năng giao tiếp, vì bản chất của làm việc nhóm là sự phối hợp với nhau. Các cá nhân cần chia sẻ quan điểm của mình và đưa ra nhận xét về ý kiến, quan điểm của đồng đội khi làm việc chung.

Giải quyết vấn đề hiệu quả

Làm việc nhóm chính là minh chứng của câu nói “Nhiều cái đầu vẫn tốt hơn một cái đầu”. Thông qua các hoạt động như brainstorming, nhóm sẽ tận dụng được trí óc, sự sáng tạo của các thành viên.

Nhờ vậy, các vấn đề nan giải sẽ có thể được giải quyết nhanh chóng. Từ đó, chất lượng và năng suất công việc được nâng cao.

>> Tham khảo: 6 công cụ giải quyết vấn đề

Ra quyết định đúng đắn

Mục tiêu chung của nhóm là điều mà tất cả các thành viên trong nhóm đều hướng đến. Mỗi thành viên của đội sẽ có góc nhìn khác nhau với một sự việc, vấn đề xảy ra.

Do đó, làm việc nhóm hiệu quả sẽ giúp toàn đội nhận được nhiều ý tưởng sáng tạo từ các thành viên và dễ dàng đưa ra quyết định đúng đắn, thay vì chỉ dựa vào quyết định của người đội trưởng (leader).

>> Đọc thêm: Quy trình 7 bước ra quyết định đơn giản hiệu quả

Đối với tổ chức lớn

Các tổ chức lớn (cơ quan, công ty, trường học,…) biết cách nâng cao tinh thần và kỹ năng làm việc nhóm cho đội ngũ nhân viên sẽ có thể nhận được những lợi ích sau:

• Nâng cao năng suất công việc: Làm việc nhóm là cùng nhau chia sẻ công việc. Nhiệm vụ sẽ được hoàn thành sớm nhờ có nhiều người cùng nhau góp sức giải quyết.
• Gắn kết lãnh đạo và nhân viên: Làm việc nhóm sẽ giúp cho lãnh đạo và nhân viên thấu hiểu, tôn trọng và chia sẻ với nhau nhiều hơn, thông qua việc tương tác hàng ngày.
• Lựa chọn phương án khả thi nhất: Kỹ năng làm việc nhóm tốt sẽ giúp tổ chức đưa ra các quyết định đúng đắn và chính xác.
• Giúp tổ chức lớn tìm ra các ý tưởng độc đáo.
• Nâng cao ý thức trách nhiệm và tính kỷ luật của toàn tập thể.

Hạn chế của kỹ năng làm việc nhóm

Một điều dễ nhận thấy ở nhiều đội nhóm là một số thành viên không có tinh thần trách nhiệm với công việc, ỷ lại vào các thành viên khác.

Khi có những thành viên không có tinh thần xây dựng, đội nhóm dễ xảy ra mâu thuẫn, xung đột nội bộ. Từ đó hiệu suất công việc sẽ không cao, thậm chí nhóm có thể tan rã và công việc không hoàn thành. Điều đó sẽ kéo kết quả của tất cả các thành viên đi xuống và mất nhiều thời gian để khắc phục.

Các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả nhất

Dưới đây là 13 kỹ năng làm việc nhóm cơ bản nhưng rất hữu ích trong công việc. Dù bạn đang ở trong vai trò leader hay thành viên của đội nhóm, việc nắm bắt và áp dụng các phương pháp này cũng sẽ giúp gia tăng hiệu quả công việc của toàn đội. Hãy cùng tìm hiểu và áp dụng nhé.

Hiểu rõ vai trò của bạn trong nhóm

Đây là một kỹ năng làm việc nhóm cơ bản nhất bạn cần làm chủ. Khi chưa nắm được vai trò của mình trong nhóm, bạn không thể xác định được phương hướng làm việc.

Để hiểu rõ vai trò của mình, trước hết bạn cần hiểu bản thân.

Bạn hãy dành thời gian để đánh giá những điểm mạnh và sở trường của mình. Bạn có thể tự đánh giá hoặc xin phản hồi của những người khác (người thân, bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng…). Việc này sẽ giúp bạn biết được mình có thể cung cấp gì cho nhóm, bạn phù hợp với cách thức làm việc nào và đội nhóm nào.

Mặc dù hỗ trợ nhau là việc cần thiết khi làm việc nhóm, bạn hãy nhớ luôn ưu tiên hoàn thành việc của mình trước khi giúp đỡ người khác. Điều này sẽ giúp mọi người nhìn rõ được khả năng và vai trò của bạn trong đội nhóm.

Phát triển tinh thần đồng đội

Phát triển tinh thần đồng đội bắt đầu bằng việc bạn hiểu rõ vai trò của mình. Sau đó, bạn hãy nhìn vào “bức tranh tổng thể” để hiểu bạn có thể làm những gì để đóng góp vào “bức tranh” ấy.

Một trong những cách đơn giản và hiệu quả để gắn kết đội nhóm là tổ chức các buổi team building, dã ngoại hay đơn giản là tụ tập ngoài giờ làm việc. Chia sẻ với nhau những bức ảnh chụp ngẫu hứng sau các buổi team building cũng giúp quan hệ giữa các thành viên gần gũi hơn.

Khi thư giãn, mọi người dễ dàng thể hiện con người thật của mình và hòa đồng hơn. Những lời nhận xét, góp ý cũng dễ được tiếp thu hơn so với khi ở trong phòng họp. Tinh thần đồng đội sẽ được nâng cao.

Tập trung vào mục tiêu của nhóm

Tập trung vào mục tiêu chung là một kỹ năng làm việc nhóm vô cùng quan trọng.

Bạn hãy viết ra các mục tiêu chung của nhóm để luôn luôn ghi nhớ chúng trong tâm trí. Nếu mục tiêu làm việc nhóm chưa “SMART“, hãy trao đổi với trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm để thống nhất mục tiêu chung.

Tiếp đến, hãy chia mục tiêu dài hạn của nhóm thành các bước có thể quản lý được. Một công cụ mạnh mẽ để sử dụng giúp đơn giản hóa công việc này là sơ đồ Gantt (Gantt chart). Công cụ này có thể theo dõi các yếu tố riêng biệt của dự án, thời gian cần thiết để thực hiện mỗi bước và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

Giao tiếp khéo léo – Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Dù bạn là người hướng nội hay hướng ngoại, bạn không thể làm chủ kỹ năng làm việc nhóm nếu không biết giao tiếp thông minh. Bởi lẽ, làm việc nhóm yêu cầu bạn thường xuyên thảo luận với đồng đội về những thuận lợi, thách thức trong công việc để đưa ra quyết định đúng đắn.

Cách giao tiếp khéo léo

Dưới đây là một vài mẹo mà bạn có thể áp dụng:

• Biết lắng nghe: Lắng nghe là cấp độ cao hơn của nghe. Đó là quá trình nghe chủ động với mong muốn thấu hiểu lời nói của người đối diện. Lắng nghe thể hiện được thành ý của bạn trong cuộc đối thoại. Đồng thời cho phép bạn phân tích ý kiến của người đang giao tiếp với bạn.
• Khen ngợi trước khi góp ý tích cực: Không ai muốn bị chê bai hay tấn công gay gắt khi vừa đưa ra ý kiến. Để tạo không khí thoải mái và thể hiện sự tôn trọng, hãy tìm một điểm hữu ích từ ý kiến của người khác và đề cao điều đó. Sau đó, những ý kiến trái chiều của bạn sẽ trở nên dễ lọt tai hơn đấy.
• Trình bày rõ ràng: Hãy thảo luận trực tiếp vấn đề và đừng vòng vo, đặc biệt, khi bạn giao tiếp bằng email.
• Sử dụng ngôn từ dễ hiểu: Không phải tất cả các thành viên đội nhóm đều có cùng chuyên môn. Hãy hạn chế dùng từ ngữ quá chuyên môn khi thảo luận với thành viên có chuyên môn khác nhau. Mục tiêu của giao tiếp là để hiểu nhau, phải không nào?

Xin phản hồi – Kỹ năng làm việc nhóm thường bị bỏ quên

Kỹ năng làm việc nhóm này sẽ giúp bạn “phá băng” hiệu quả khi muốn xây dựng mối quan hệ với các thành viên.

Giả sử bạn tham gia một nhóm dự án mới. Các thành viên trong nhóm đã quen biết nhau trước đó, bạn có xu hướng trở nên lẻ loi. Khi làm việc, hãy chủ động hỏi ý kiến người khác hoặc xin những phản hồi nho nhỏ về nhiệm vụ bạn mới hoàn thành. Điều này chắc chắn sẽ khiến họ thích bạn hơn đấy.

Hỏi phản hồi là một kỹ năng đơn giản, nhưng lại hữu hiệu để giúp bạn kịp thời khắc phục nhược điểm. Hơn nữa, làm như vậy cũng giúp bạn thể hiện sự cầu tiến.

Nếu bạn là trưởng nhóm, đừng đợi đến những cuộc họp chính thức mới đưa ra feedback. Một tin nhắn, email hoặc một cuộc nói chuyện ngắn có thể giúp bạn kịp thời phản hồi và giúp đỡ các thành viên.

Đưa ra phản hồi tích cực

Để công việc đạt hiệu suất cao, các thành viên trong nhóm cần tạo thói quen chia sẻ phản hồi tích cực và thường xuyên. Bất kỳ ai cũng có quyền chia sẻ ý kiến với đồng đội và nhận phản hồi từ người khác.

Các phản hồi có thể được đưa ra trong cuộc họp, hay trong cuộc trò chuyện thông thường giữa các thành viên.

Nếu đồng đội của bạn là người hiếu chiến (aggressive) và gay gắt, đừng vội phản bác họ. Điều đó chỉ nhanh chóng đẩy xung đột lên cao trào. Hãy điềm tĩnh lắng nghe và kiên nhẫn duy trì môi trường phản hồi tích cực. Đồng đội của bạn sẽ không thể duy trì sự hiếu chiến khi tất cả những người khác trong nhóm đều cư xử ôn hòa.

Hoàn thành nhiệm vụ đúng deadline

Mặc dù biết được tầm quan trọng của việc đúng deadline, nhiều người vẫn không làm chủ được kỹ năng làm việc nhóm này.

Hoàn thành công việc đúng thời hạn là kỹ năng làm việc nhóm quan trọng. Bởi các thành viên khác có thể phải đợi bạn hoàn thành mới bắt đầu được nhiệm vụ của họ. Đúng thời hạn thể hiện trách nhiệm với mục tiêu chung và sự tôn trọng của bạn với những thành viên khác.

Để làm được điều này, bạn cần rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian.

Làm việc có trách nhiệm

Tinh thần trách nhiệm cao sẽ thúc đẩy sự tin tưởng và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm với bạn. Nếu bạn là lãnh đạo đội nhóm, hãy làm gương để khuyến khích các thành viên trong nhóm noi theo.

Làm việc có trách nhiệm là mức độ cao hơn của việc hoàn thành công việc đúng deadline. Ngoài yếu tố thời gian, bạn còn cần đảm bảo chất lượng công việc mà bạn hoàn thành.

Bạn hãy tập trung vào các nhiệm vụ của mình và làm hết sức. Hãy linh hoạt và tìm ra cách thức tốt nhất để đạt được mục tiêu, miễn là các nhiệm vụ được hoàn thành một cách chính xác.

Sẵn sàng giúp đỡ lẫn nhau

Ai cũng có lúc gặp sự cố và cần sự giúp đỡ của người khác. Nếu ai đó gặp tình huống như vậy, hãy quan tâm và giúp đỡ lẫn nhau. Miễn là việc đó nằm trong khả năng và không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của bạn.

Lần tới, khi bạn cần sự giúp đỡ, chắc chắn những thành viên khác sẽ sẵn sàng đưa tay giúp bạn.

Thấu hiểu và giúp đỡ lẫn nhau là kỹ năng làm việc nhóm thiết yếu. Tuy nhiên, bạn cũng cần tỉnh táo để nhận biết sự nhờ cậy xuất phát từ lý do chính đáng hay chỉ là sự đùn đẩy công việc. Nếu có ai đó kiếm cớ để lợi dụng lòng tốt của bạn, hãy tránh xa.

Không đổ lỗi

Bạn cần rèn luyện kỹ năng giải quyết xung đột, kể cả khi bạn là thành viên hay là leader của nhóm. Tin mình đi, bất kể nhóm nào cũng có xung đột, kể cả là xung đột ngầm hay xung đột trực tiếp.

Thiếu kỹ năng làm việc nhóm này có thể dẫn đến xích mích, căng thẳng nội bộ, thậm chí là chia rẽ đội nhóm. Từ đó, công việc không hiệu quả hoặc bị bỏ dở ngang chừng.

Thay vì đổ lỗi, hãy xây dựng tinh thần biết chịu trách nhiệm, chấp nhận rằng sai sót đã xảy ra và tập trung tìm cách giải quyết. Tuy nhiên, bạn cũng đừng quên tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, để rút kinh nghiệm và tránh sai sót lặp lại.

Tập trung giải quyết vấn đề

Trọng tâm của làm việc nhóm là giải quyết vấn đề, lớn và nhỏ. Bạn càng thành thạo kỹ năng giải quyết vấn đề thì bạn càng làm việc hiệu quả hơn trong đội nhóm.

Để trở thành một người giải quyết vấn đề hiệu quả, trước tiên, bạn hãy xác định rõ ràng vấn đề cần giải quyết. Nếu cần, hãy dành một chút thời gian để nghiên cứu. Sau đó trao đổi với đồng đội để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều nhìn nhận vấn đề theo cùng một cách.

Tiếp đó, hãy brainstorm để đưa ra một loạt các giải pháp. Hãy dành thời gian để đánh giá từng ý tưởng một cách khách quan.

Trong trường hợp không có sự đồng thuận về giải pháp, cách tốt nhất là bỏ phiếu và theo ý kiến của đa số. Nếu có sự chia rẽ, hãy thương lượng và thỏa hiệp. Làm việc nhóm sẽ cho bạn cơ hội rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề và giải quyết xung đột trong môi trường thực tế.

Sau khi thống nhất giải pháp, hãy lên kế hoạch hành động, phân chia công việc để cả nhóm triển khai.

Tôn trọng sự khác biệt

Đội nhóm là một tập thể gồm những người khác nhau về tính cách, tư duy, quan điểm…Vì thế, sẽ khó tránh khỏi những khác biệt và nảy sinh ra những bất đồng.

Tư duy rất quan trọng để phát triển kỹ năng làm việc nhóm là chấp nhận và tôn trọng sự khác biệt. Bạn cần hiểu được rằng, mỗi khác biệt đều có những ưu điểm riêng. Bạn hãy dành thời gian để tìm hiểu đồng đội của mình, đồng cảm và hỗ trợ khi họ gặp khó khăn trong công việc.

Việc tôn trọng các phong cách làm việc khác nhau sẽ thúc đẩy hoạt động đội nhóm. Khi bạn hiểu được ưu nhược điểm của đồng đội, bạn có thể tận dụng được sự hỗ trợ của người khác khi cần, và tìm ra cách thức làm việc chung hiệu quả.

Hơn thế nữa, học hỏi từ sự khác biệt sẽ làm phong phú thêm kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của bạn.

Chúc mừng thành công của các thành viên khác

Ăn mừng thành công của đội nhóm không nhất thiết phải là những bữa tiệc hoành tráng. Có rất nhiều việc nhỏ mà bạn và đồng đội có thể làm cùng nhau.

Bạn có thể gửi tin nhắn chúc mừng, pha một ly cà phê cho đồng nghiệp. Hay đơn giản hơn là khen ngợi họ trong các cuộc họp hàng ngày hoặc các cuộc nói chuyện riêng. Điều quan trọng là hãy chân thành, chứ đừng a dua, nịnh hót.

Những điều tưởng chừng nhỏ bé này chính là sợi dây gắn kết tình đồng đội đấy.

Kết luận

Kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng trong học tập cũng như làm việc. Để làm việc nhóm có hiệu quả, bạn cần tự mình rèn luyện một số kỹ năng thiết yếu cho bản thân như:

• Kỹ năng đặt mục tiêu.
• Kỹ năng giao tiếp.
• Kỹ năng quản lý thời gian.

Đồng thời, bạn cũng cần biết lắng nghe, chia sẻ và tôn trọng ý kiến của những thành viên khác trong nhóm. Sẵn sàng giúp đỡ, khích lệ tinh thần đồng đội cũng là một trong những cách để làm việc nhóm hiệu quả.

Hy vọng bài viết của tôi sẽ giúp ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài!

Nguồn tham khảo: Improve teamwork skills at workplace