Cách triển khai OKR hiệu quả trong tổ chức – Quy trình 6 bước.

Không hề khó bắt gặp các lãnh đạo, quản lý của công ty tìm hiểu cách triển khai OKR trong thời gian gần đây. Bởi lẽ, đây là một phương pháp quản trị mục tiêu đã được nhiều doanh nghiệp lớn như Google, Amazon áp dụng thành công và mang lại hiệu quả. Vì thế, sau KPI, các nhà quản lý cần tiếp tục học tập và triển khai OKR cho toàn bộ tổ chức của mình.

Vậy triển khai OKRs trong doanh nghiệp đúng cách như thế nào là bài bản và tiết kiệm nguồn lực. Bài viết này của tôi sẽ hướng dẫn bạn đi qua 6 bước thực hiện OKRs sau đây:

1. Tìm một nhà lãnh đạo OKR
2. Toàn bộ tổ chức hiểu về OKRs
3. Thiết lập KPIs
4. Tạo OKRs
5. Theo dõi liên tục
6. Đánh giá, rút ra bài học và lặp lại

Trước khi bắt đầu tìm hiểu chi tiết các bước trên, hãy đảm bảo rằng bạn đã phân biệt được OKR với KPI. Nếu chưa, bạn hãy tham khảo bài viết của tôi về chủ đề này. Phân biệt được 2 công cụ này là yêu cầu tiên quyết để bạn có thể triển khai OKRs cho doanh nghiệp thành công.

Cách triển khai OKR với 6 bước dễ hiểu

Bước 1: Tìm một nhà lãnh đạo OKR

Khi bắt đầu triển khai OKRs trong tổ chức, có thể bạn sẽ vấp phải sự kháng cự của cấp quản lý và nhân viên. Những người chưa hiểu về lợi ích của OKRs có thể cho rằng đó là một khuôn khổ mới, gây thêm áp lực cho công việc của họ.

Vì thế, chìa khóa để triển khai OKRs chính là một người dẫn dắt. “Nhà lãnh đạo OKR” này có thể là CEO, trưởng phòng, trưởng nhóm… Nhưng tốt nhất, đó nên là một quản lý cấp cao, có ảnh hưởng trong tổ chức và am hiểu về OKRs.

Nếu bạn chưa có một chuyên gia về OKR trong nội bộ doanh nghiệp, không sao cả. Bạn nên tìm các tổ chức tư vấn để hỗ trợ quá trình triển khai OKRs. Dù là vậy, bạn sẽ vẫn cần một người dẫn dắt quá trình này và tiếp tục xây dựng, điều chỉnh nó trong những năm tiếp theo.

Bước 2: Toàn bộ tổ chức hiểu về OKRs

Mấu chốt của việc triển khai OKRs thành công là tất cả mọi người đều phải hiểu và tham gia vào quá trình này. Từ cấp quản lý cao nhất cho đến nhân viên đều cần hiểu về OKRs.

“Nhà lãnh đạo OKR” sẽ tập hợp và hướng dẫn việc áp dụng OKRs cho các quản lý. Những nhà quản lý chính là những người chịu trách nhiệm truyền bá OKRs cho các thành viên của nhóm mình.

Sau khi “Nhà lãnh đạo OKR” và các quản lý thống nhất với nhau về kế hoạch triển khai OKRs, hãy tổ chức một cuộc họp để thông báo cho toàn bộ tổ chức biết về việc này. Nếu có thể, hãy tổ chức các buổi đào tạo về OKR cho toàn bộ công ty. Việc này sẽ giúp toàn bộ nhân viên hào hứng hơn với quy trình sau đó.

Mục tiêu của những buổi đào tạo này là giúp toàn bộ tổ chức hiểu được:

• OKR là gì;
• Lợi ích của OKR với cá nhân và tổ chức;
• Phân biệt OKR với KPI;
• Cách viết OKRs chính xác.
• Công cụ/phần mềm để quản lý OKRs.

Bước 3: Thiết lập KPI

Nếu doanh nghiệp của bạn đang triển khai hệ thống KPI, việc bạn cần làm là kết hợp 2 công cụ KPI và OKR.

Cốt lõi của việc triển khai OKR đúng cách là bạn cần sử dụng đúng KPI. Chỉ số KPI cho phép doanh nghiệp đánh giá kết quả hiện tại và quá khứ. Từ đó, xác định vị trí của họ trong chu kỳ kinh doanh và phân tích điểm mạnh và điểm yếu.

Việc theo dõi xác định được KPI nào đang không đạt được mục tiêu sẽ buộc bạn phải xem xét hành vi (Action) nào cần thực hiện để đạt được Kết quả then chốt (Key Results). Từ đó, giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu (Objective).

Vì thế, nếu ngay từ đầu các doanh nghiệp đã không thiết lập được hệ thống KPI đúng đắn, thì các OKRs mà họ thiết lập sau đó sẽ không giúp họ đạt được mục tiêu chiến lược.

Tóm lại, việc thiết lập KPI rất quan trọng. Tôi có một bài viết hướng dẫn triển khai KPIs cho doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo tại đây.

Trong trường hợp tổ chức của bạn chưa thiết lập hệ thống KPI, đừng lo lắng. Bạn có thể bỏ qua bước này và tiến ngay tới bước 4 – Tạo OKRs. Bạn vẫn có thể nhận được lợi ích của công cụ này nếu áp dụng nó riêng lẻ, không liên kết với KPI.

Bước 4 – Tạo OKRs

Đây là bước chính trong toàn bộ quá trình triển khai OKRs. Để bước này hiệu quả, bạn hãy áp dụng các nguyên tắc/gợi ý sau:

Xác định cấu trúc OKRs

Các doanh nghiệp khác nhau có thể áp dụng OKRs theo cấu trúc khác nhau. Cấu trúc OKRs lý tưởng nhất sẽ là: OKRs của công ty -> OKRs của phòng ban -> OKRs của nhóm.

Mỗi mục tiêu và kết quả then chốt (Key results) ở mỗi cấp độ sẽ có một chủ sở hữu. OKRs của công ty do CEO hoặc C-suite sở hữu. Các mục tiêu cấp phòng ban do trưởng phòng sở hữu. Các mục tiêu của nhóm do trưởng nhóm sở hữu. Họ sẽ là người theo dõi tiến độ của các Kết quả then chốt thuộc sở hữu của nhân viên mà họ quản lý trực tiếp.

Tập trung vào những “tảng đá lớn”

OKR là một công cụ quản trị tuyệt vời để khiến các cá nhân, phòng ban, công ty tập trung vào các mục tiêu quan trọng. Từ đó, tác động đến các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Khi toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp đã hiểu được lợi ích của OKRs, sẽ có những người muốn áp dụng OKRs cho tất cả mọi thứ. Điều này rất nguy hiểm đối với việc triển khai OKRs, vì nếu mọi thứ đều là ưu tiên thì sẽ không có gì được ưu tiên cả.

Vì thế, hãy đảm bảo chỉ tập trung vào những “tảng đá lớn” – những mục tiêu và kết quả then chốt nhất. Tốt nhất, trong mỗi giai đoạn, bạn chỉ nên đặt ra 3-5 mục tiêu. Và với mỗi mục tiêu có 3-5 kết quả then chốt.

Tạo ra những mục tiêu thách thức

OKRs là những mục tiêu lớn, có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiến lên tầm cao mới. Vì thế, hãy đặt các mục tiêu “khó hơn một chút”. Mục tiêu phải thực tế, nhưng cũng đủ tính thách thức.

Nếu bạn luôn hoàn thành mục tiêu OKRs 100%, điều đó chứng tỏ bạn đang đặt ra các mục tiêu quá dễ dàng.

Căn chỉnh OKRs giữa các phòng ban

Có một điểm mà các doanh nghiệp thường bỏ sót khi triển khai OKRs là không liên kết các OKRs với nhau.

Nếu kết quả của mục tiêu A tác động trực tiếp đến kết quả của mục tiêu B thì 2 mục tiêu đó cần được căn chỉnh (align) với nhau. Một ví dụ dễ thấy nhất trong doanh nghiệp là OKRs của bộ phận Marketing cần được căn chỉnh với OKRs của bộ phận Kinh doanh.

Sử dụng phần mềm quản lý OKRs

Một trong những sai lầm mà các doanh nghiệp thường mắc phải khi triển khai OKRs là không sử dụng phần mềm. Để tiết kiệm chi phí, các công ty thường có xu hướng sử dụng Excel để quản lý OKRs.

Dù bạn đã biết cách triển khai OKRs, không có một phần mềm hữu hiệu để quản lý chúng có thể khiến hiệu quả áp dụng OKRs không được như kỳ vọng. Một phần mềm quản lý sẽ tự động hóa nhiều quy trình, giúp bạn biết được tiến độ thực hiện mục tiêu của cá nhân, phòng ban và của tổ chức.

Vì thế, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn một công cụ quản lý phù hợp ngay từ khi bắt đầu áp dụng OKRs.

Bước 5 – Theo dõi liên tục

Sau khi OKRs đã được thiết lập, bước tiếp theo chính là theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu. Như tôi đã viết ở trên, chủ sở hữu của OKRs sẽ là người giám sát hoạt động của nhân viên mà mình quản lý trực tiếp, có ảnh hưởng đến mục tiêu và kết quả then chốt.

Nếu bạn dùng phần mềm quản lý OKRs, bạn sẽ rất dễ dàng trích xuất được các báo cáo tiến độ này. Nhà quản lý sẽ nhanh chóng nắm bắt được những gì đang diễn ra trong tổ chức: Dự án nào đang tụt hậu? Cá nhân hay đội nhóm nào đang là siêu sao?v.v

Bước 6 – Đánh giá, rút ra bài học và lặp lại

Để thực hiện OKRs hiệu quả, mỗi cá nhân cần liên tục cập nhật Mục tiêu, Kết quả then chốt của mình. Bằng cách này, nhà quản lý có thể theo dõi và biết được OKR nào đang tụt hậu và hành động kịp thời. Cách triển khai OKRs nhanh thất bại nhất chính là thiết lập OKRs và quên nó đi, phải không nào?

Khung thời gian hợp lý để cập nhật tiến độ thực hiện OKRs là hàng tuần, hoặc có thể ngắn hơn, tùy vào đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp bạn. Tinh thần này cần được nhân rộng cho toàn công ty.

Các chủ sở hữu OKRs nên tổ chức cuộc họp với các thành viên hàng tuần, hàng tháng, hàng quý để xem xét tiến độ. Điều này rất quan trọng, vì nó sẽ giúp nhà quản lý phát hiện được vấn đề trong quá trình thực hiện mục tiêu. Từ đó, có điều chỉnh phù hợp.

Ở mỗi cuộc họp, bạn có thể rút ra được bài học cho quá trình triển khai và áp dụng OKRs. Có thể bạn đã đặt quá nhiều Objectives, Key results. Có thể mục tiêu bạn đặt ra quá dễ dàng…

Tóm lại, liên tục học hỏi là một cách tuyệt vời để việc triển khai OKRs tiến bộ theo thời gian.

Lưu ý khi triển khai OKRs trong tổ chức

Tôi tin rằng, với 6 bước trên, bạn đã hình dung được rõ ràng cách để triển khai OKR cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng để quá trình xây dựng và thực hiện OKRs thành công, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau.

Chuẩn bị văn hóa doanh nghiệp

OKRs không phải là công cụ quản trị dành cho tất cả mọi doanh nghiệp. Công cụ này chỉ có thể thành công trong một môi trường thích hợp.

Nếu tổ chức của bạn có những đặc điểm dưới đây, bạn có thể triển khai OKRs hiệu quả. Nếu không, sẽ rất khó hoặc gần như không thể áp dụng công cụ quản trị mục tiêu này được.

• Sự minh bạch
• Cộng tác
• Trách nhiệm cá nhân
• Chia sẻ, phản hồi cởi mở, thường xuyên và mang tính xây dựng.

Tách biệt OKRs và đánh giá hiệu suất

Kết hợp OKRs và đánh giá hiệu suất sẽ dẫn đến mục tiêu được đánh giá thấp, thành tích được phóng đại và giảm sự hợp tác giữa các nhân viên, phòng ban.

Nếu một nhân viên đặt ra các OKRs táo bạo và không nhận được thưởng đánh giá vì không hoàn thành OKRs, người đó sẽ không đưa ra những ý kiến cải tiến nữa. Việc đó sẽ khiến công ty của bạn mất đi cơ hội đột phá.

Tránh các OKR cá nhân

Mọi người thường nghĩ OKR cũng giống như KPI, sẽ được cấu trúc từ mục tiêu của công ty, xuống đến mục tiêu của từng nhân viên. Thực tế, cách thức triển khai OKR như vậy không hề hiệu quả. Vì OKRs cá nhân sẽ khuyến khích chủ nghĩa cá nhân thay vì hợp tác.

Hãy kiên nhẫn

Ít có công ty nào thành công ngay từ lần đầu tiên triển khai OKRs. Có khoảng cách giữa việc biết cách triển khai OKRs đúng và áp dụng chúng trong tổ chức.

OKRs là một quá trình lâu dài. Hãy kiên nhẫn để thử phương pháp này trong ít nhất 2-3 chu kỳ trước khi đưa ra quyết định có nên tiếp tục sử dụng nó hay không. Bởi vì, có thể phải mất cả năm để tổ chức có thể nhìn thấy được lợi ích mà OKRs mang lại.

Kết luận

OKRs là một công cụ hữu ích để quản trị mục tiêu trong doanh nghiệp và giúp tạo nên đột phá trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng với những chia sẻ của tôi, bạn đã nắm được cách triển khai OKR cho toàn bộ tổ chức của mình.

Nếu bạn cần hỗ trợ hay giải đáp thắc mắc về việc bắt đầu và xây dựng OKRs, hãy liên lạc với tôi qua email.

Nguồn tham khảo:

1. https://sugarokr.com/blog/how-to-implement-okrs-in-your-company-the-right-way/
2. https://www.profit.co/blog/okr-university/implementing-your-okr/
3. https://www.plai.team/blog/10-tips-on-how-to-implement-okrs