Trang chủ » Quy trình và cách cải thiện kỹ năng ra quyết định hiệu quả

01/01/2023

Quy trình và cách cải thiện kỹ năng ra quyết định hiệu quả.

Ra quyết định là một trong những kỹ năng chúng ta áp dụng nhiều nhất trong cuộc sống. Từ việc bạn ăn gì, mặc quần áo gì, đi học đi đâu, kết hôn với ai… tất cả đều là quyết định của bạn. Trong công việc, mỗi quyết định sẽ ảnh hưởng đến việc bạn có thể đạt mục tiêu hay không. Đặc biệt, nếu bạn là một người quản lý, mỗi quyết định bạn đưa ra có thể ảnh hưởng mạnh mẽ đến tổ chức và những cá nhân khác.

Nhưng làm thế nào để đưa ra một quyết định đúng đắn. Bài viết này của tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu quy trình ra quyết định và những cách để bạn có thể cải thiện kỹ năng ra quyết định.

Kỹ năng ra quyết định là gì?

Hiểu một cách đơn giản nhất, ra quyết định là lựa chọn giữa hai hay nhiều hướng hành động. Hiểu rộng hơn, ra quyết định liên quan đến việc lựa chọn giữa các giải pháp khả thi cho một vấn đề.

Các quyết định có thể được đưa ra thông qua một quy trình trực quan hoặc lý luận hoặc kết hợp cả hai.

Tầm quan trọng và lợi ích của kỹ năng ra quyết định

Có khả năng đưa ra quyết định đúng đắn và nhanh chóng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho bạn, kể cả trong cuộc sống và công việc. Để có động lực cải thiện kỹ năng ra quyết định, bạn hãy tìm hiểu những lợi ích mà nó mang lại ngay sau đây.

Tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Ra quyết định không hiệu quả sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và làm giảm động lực của những người liên quan. Càng nhiều quyết định được đưa ra nhanh chóng, đúng đắn thì tiết kiệm được càng nhiều thời gian. Với bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào, thời gian cũng chính là tiền bạc.

Sử dụng tài nguyên tốt hơn

Những quyết định đúng đắn, có khả năng thực thi sẽ giúp bản thân bạn và doanh nghiệp sử dụng hiệu quả tài nguyên. Đừng lãng phí thời gian, công sức, nguồn lực để thực hiện những quyết định sai lầm.

Tăng năng suất

Quyết định sai lầm không những không giải quyết được vấn đề, chúng còn có thể tạo ra vấn đề khiến bạn mất thời gian sửa chữa. Vì thế, nếu trong một doanh nghiệp, các nhà quản trị đều có khả năng ra quyết định xuất sắc, hiệu quả, nhanh chóng, năng suất của lực lượng lao động sẽ được nâng cao.

Tăng độ tin cậy

Khi bạn đưa quyết định đúng, giải quyết vấn đề nhanh gọn và hiệu quả, bản thân bạn là người được hưởng lợi đầu tiên. Những người làm việc cùng bạn và công ty cũng sẽ tiết kiệm được thời gian, nguồn lực và tăng năng suất. Vì thế, mọi người sẽ tôn trọng, tin tưởng bạn và những quyết định của bạn hơn nữa. Họ biết bạn sẽ dẫn dắt mọi người đi đúng hướng.

Nắm bắt cơ hội nhanh chóng

Cơ hội có ở khắp nơi, nhưng quyết định kém sẽ khiến các cơ hội lướt qua kẽ tay của bạn.

Ví dụ, nếu một sản phẩm đang có nhu cầu lớn và công ty của bạn có khả năng cung cấp, chậm trễ quyết định sản xuất và phân phối sản phẩm sẽ khiến bạn gia nhập thị trường muộn. Đối thủ cạnh tranh có thể chiếm được miếng bánh thị phần lớn hơn bạn.

Ngăn chặn xung đột

Khi nhà quản lý không đưa ra được các quyết định mạnh mẽ và công bằng, các nhân viên có thể bất đồng và mâu thuẫn. Sự xung đột ở cấp dưới cũng có thể xảy ra nếu cấp quản lý bên trên thiếu quyết đoán và trao quá nhiều quyền tự quyết định cho cấp dưới.

Những yếu tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định

Những quyết định hợp lý cần có tính thực tế, có khả năng triển khai được và mang tính thuyết phục. Nhưng đưa ra được những quyết định như vậy không phải lúc nào cũng dễ dàng.

Sự lựa chọn có thể bị ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố. Hiểu rõ về những yếu tố này sẽ rất hữu ích cho việc cải thiện kỹ năng ra quyết định của bạn.

Không có đủ thông tin

Nếu bạn không có đủ thông tin, bạn sẽ cảm thấy như mình đang quyết định một cách mò mẫm, không có cơ sở.

Vì thế, hãy dành thời gian thu thập những dữ liệu cần thiết cho việc đưa ra quyết định của mình, ngay cả khi thời gian rất eo hẹp. Hãy ưu tiên thu thập những thông tin quan trọng nhất, có ảnh hưởng nhất đến sự lựa chọn.

Quá nhiều thông tin

Đây là một tình huống rất hay xảy ra. Có quá nhiều thông tin trái chiều đến mức bạn không thể nhìn ra được bản chất của vấn đề.

Tình huống này có thể khiến quá trình phân tích bị tê liệt và gây ra sự trì hoãn. Để giải quyết, những người có liên quan đến quá trình đưa ra quyết định cần tập hợp nhau lại, thống nhất về những gì quan trọng nhất cần thu thập. Sau đó, đưa ra khung thời gian rõ ràng về việc thu thập dữ liệu và ra quyết định.

Quá Nhiều Người

Khi có nhiều người liên quan đến việc ra quyết định, sự lựa chọn sẽ trở nên khó khăn hơn. Vì mỗi người có quan điểm riêng và giá trị riêng.

Điều quan trọng là phải biết những quan điểm này là gì, tại sao và chúng quan trọng như thế nào. Và quan trọng hơn, cần bổ nhiệm một người chịu trách nhiệm đưa ra quyết định cuối cùng.

Sẽ khó có một quyết định nào có thể làm thỏa mãn tất cả những người liên quan. Nhưng có một quyết định vẫn tốt hơn là không có. Điều quan trọng tiếp theo chính là biến quyết định đó thành hành động.

Quyền lợi cá nhân

Quá trình ra quyết định thường có sức ép từ các lợi ích cá nhân. Ví dụ khi cần quyết định về các dự án chiến lược của công ty, sẽ có sự xung đột lợi ích giữa các phòng ban, bộ phận.

Những lợi ích này thường không được thể hiện một cách công khai, nhưng chúng có thể khiến quá trình quyết định bị trì hoãn và rối loạn. Và vì không được thể hiện công khai, nên rất khó để xác định chúng một cách rõ ràng và giải quyết chúng.

Khi đó, cần có một người độc lập, quan sát từ bên ngoài để đánh giá mọi khía cạnh của vấn đề và đưa ra quyết định.

Những ràng buộc về cảm xúc

Có nhiều người không muốn thay đổi và chỉ muốn giữ nguyên hiện trạng. Khi cần có quyết định liên quan đến sự đổi mới, họ sẽ cảm thấy khó khăn. Nếu bạn đang như vậy, hãy học cách Quản lý sự thay đổi.

Những kỹ năng ảnh hưởng đến việc ra quyết định

Khả năng đưa ra quyết định của bạn là kỹ năng tư duy chính mà bạn sử dụng để đưa ra lựa chọn. Một người có kỹ năng ra quyết định mạnh mẽ là người có thể đưa ra lựa chọn đúng đắn trong nhiều tình huống khác nhau.

Thông thường, việc quyết định một hướng hành động cụ thể hoặc lựa chọn giải pháp giải quyết vấn đề đòi hỏi bạn phải kết hợp nhiều kỹ năng khác nhau. Những kỹ năng này bao gồm:

Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng lập kế hoạch
Quản lý thời gian
Tư duy phản biện
Tư duy phân tích
Đánh giá rủi ro
Lắng nghe tích cực
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng làm việc nhóm
Trực giác
Trí tuệ cảm xúc
Sáng tạo
Tính linh hoạt

Bạn có thể tìm hiểu về những kỹ năng kể trên trong các bài viết liên quan trên blog của tôi.

Quy trình ra quyết định

Chắc hẳn bạn đã từng đưa ra những quyết định đúng đắn bằng trực giác. Tuy nhiên, bạn không thể chỉ sử dụng trực giác để đưa ra mọi quyết định trong cuộc sống và trong công việc. Đặc biệt là khi bạn cần phải phối hợp với những người khác.

Nhưng bạn đừng lo, vì quá trình đưa ra quyết định đã được hệ thống hóa thành các bước cụ thể. Trong bài viết này, tôi sẽ cụ thể hóa hơn quy trình ra quyết định thành 7 bước sau đây.

Bước 1: Liệt kê các tùy chọn

Để đưa ra một danh sách tất cả các giải pháp khả thi, bạn nên sử dụng quy trình giải quyết vấn đề. Brainstorm là rất cần thiết ở bước này. Nếu bạn có một nhóm liên quan đến việc ra quyết định, hãy tập hợp cả nhóm cùng động não để liệt kê ra các lựa chọn.

Đừng quên rằng “không đưa ra quyết định” và “không làm gì cả” cũng là 2 giải pháp tiềm năng.

>> Tham khảo: 6 công cụ hiệu quả để giải quyết vấn đề

Bước 2: Thiết lập khung thời gian và xác định người chịu trách nhiệm về quyết định

Khung thời gian

Bạn hãy xem xét những vấn đề sau đây:

Có bao nhiêu thời gian để quyết định?
Có thời hạn để quyết định không? Hậu quả của việc bỏ lỡ thời hạn này là gì?
Việc đưa ra quyết định nhanh chóng có lợi thế gì không?
Quyết định đúng đắn quan trọng như thế nào?
Dành nhiều thời gian hơn có cải thiện chất lượng của quyết định không?

Bạn hãy nhớ rằng, có những lúc quyết định nhanh chóng quan trọng hơn quyết định “đúng đắn”. Có những thời điểm điều ngược lại mới đúng. Vì thế, hãy xác định rõ trong hoàn cảnh này, bạn cần gì.

>> Bài viết hữu ích: Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian

Trách nhiệm đối với Quyết định

Trước khi quyết định, bạn cần xác định rõ ai sẽ chịu trách nhiệm về quyết định đó. Điều này đặc biệt quan trọng nếu có một nhóm người liên quan đến quá trình ra quyết định. Mức độ chia sẻ trách nhiệm sẽ ảnh hưởng đến khả năng chấp nhận rủi ro, và chắc chắn sẽ tác động đến lựa chọn của mỗi người.

Nếu việc ra quyết định là vì công việc, thì xem xét cấu trúc của tổ chức sẽ rất hữu ích.

Cá nhân chịu trách nhiệm về các quyết định của họ hay tổ chức chịu trách nhiệm cuối cùng?
Ai là người quyết định cuối cùng?
Ai sẽ bị ảnh hưởng nếu có sự cố xảy ra?
Bạn có sẵn sàng chịu trách nhiệm cho một sai lầm?

Hồ sơ, tài liệu liên quan đến quá trình ra quyết định cũng nên được lưu lại. Nếu có vấn đề không ổn xảy ra, bạn cần có tài liệu để chứng minh rằng quyết định được đưa ra là dựa trên thông tin tồn tại vào thời điểm đó, và trong hoàn cảnh đó, quyết định là phù hợp.

Bước 3: Thu thập thông tin

Trước khi quyết định, tất cả các thông tin liên quan cần phải được thu thập.

Thông tin không đầy đủ hoặc lỗi thời sẽ nhiều khả năng dẫn đến quyết định sai lầm. Trong khi có quá nhiều thông tin không liên quan sẽ khiến bạn bị phân tâm.

Bạn cũng cần cân nhắc lượng thời gian dành cho việc thu thập dữ liệu. Bởi vì đôi khi chi phí bỏ ra để có được thông tin còn lớn hơn chi phí gây ra bởi quyết định sai lầm.

Bước 4: Đánh giá rủi ro

Một câu hỏi quan trọng bạn cần trả lời là: Nên chấp nhận bao nhiêu rủi ro khi đưa ra quyết định? Nói chung, mức độ rủi ro mà một cá nhân sẵn sàng chấp nhận rất khác nhau. Nó phụ thuộc vào:

Mức độ nghiêm trọng của hậu quả nếu đưa ra các quyết định sai lầm.
Khả năng đưa ra quyết định sai lầm.
Lợi ích của việc đưa ra quyết định đúng đắn.

Có người sẽ lựa chọn những quyết định an toàn. Trong khi sẽ có người chấp nhận “được ăn cả, ngã về không”.

Bước 5: Quyết định giá trị

Mọi người đều có những giá trị riêng mà họ theo đuổi. Đó là những gì họ tin là quan trọng. Dù kỹ năng ra quyết định có tốt đến đâu, một người cũng sẽ ra quyết định trong phạm vi giá trị nền tảng của họ. Điều đó có nghĩa là quyết định có thể phù hợp với bạn, nhưng không phù hợp với người khác.

Nếu trách nhiệm đối với quyết định được chia sẻ cho nhiều người theo đuổi những giá trị khác nhau, rất có thể sẽ xảy ra xung đột.

Ví dụ: Những người theo đuổi sự đổi mới và dám chấp nhận rủi ro sẽ ủng hộ quyết định thực hiện một dự án mới mẻ, với một sản phẩm chưa từng xuất hiện trên thị trường. Những người theo đuổi sự bền vững và ổn định có thể sẽ phản đối dự án đó.

Trong những trường hợp như vậy, điều quan trọng là cần có sự đồng thuận về giá trị nào được coi trọng nhất.

Bước 6: Đánh giá từng phương án

Đã đến lúc bạn so sánh các lựa chọn khác nhau. Hãy phân tích các ưu nhược điểm có thể có của từng giải pháp, liệt kê lợi ích và chi phí (benefits and costs).

Nói chung, những ưu nhược điểm có thể lượng hóa luôn dễ hơn những thứ không lượng hóa được. Khi đó, bạn có thể gán trọng số cho từng khía cạnh đánh giá, rồi cho điểm các ưu nhược điểm, tương tự như cách bạn làm ma trận hình ảnh cạnh tranh.

Nhìn vào bảng so sánh, bạn có thể biết đâu là lựa chọn tốt nhất.

Bước 7: Ra quyết định

Bạn đã có đủ thông tin và kết quả so sánh các phương án khác nhau. Bây giờ, đã đến lúc thực sự đưa ra quyết định cuối cùng.

Đối với các quyết định quan trọng, bạn nên ghi lại các bước bạn đã thực hiện trong quá trình ra quyết định, các thông tin, các bảng so sánh. Đó là những thứ sẽ bảo vệ bạn nếu có sự cố xảy ra. Bằng cách này, bạn cũng sẽ biết vấn đề nằm ở bước nào trong quá trình ra quyết định. Từ đó, biết cách rèn luyện kỹ năng ra quyết định hiệu quả hơn.

7 cách hiệu quả cải thiện kỹ năng ra quyết định

Cách tốt nhất để rèn luyện kỹ năng ra quyết định chính là thực hiện nó lặp đi lặp lại. Nếu chưa đưa ra một quyết định đúng, bạn hãy xem xét lại toàn bộ quá trình, tìm ra vấn đề và cải thiện nó.

Sau đây là một số cách hiệu quả để giúp bạn cải thiện kỹ năng ra quyết định của bản thân.

Tin tưởng vào trực giác của bản thân

Có thể bạn thấy rằng kỹ năng ra quyết định có vẻ rất lý trí, đặc biệt là khi bạn đã có cả một quy trình 7 bước ra quyết định. Nhưng để đưa ra những quyết định đúng và nhanh chóng, hãy dùng cả trực giác của bản thân bạn.

Như Malcolm Gladwell đã nói: “Việc ra quyết định thực sự thành công dựa trên sự cân bằng giữa suy nghĩ có chủ ý và bản năng.”

Hãy luyện tập dựa vào trực giác khi đưa ra quyết định nhỏ. Nếu bạn bắt đầu suy nghĩ quá nhiều, hãy để tiềm thức hoạt động. Hãy nghỉ giải lao, đi dạo hãy vẽ nguệch ngoạc.

Hãy linh hoạt

Đôi khi, đưa ra một quyết định kịp thời, bạn phải thỏa hiệp và linh hoạt. Đừng quá bận tâm đến sở thích của riêng bản thân mình, điều cần thiết là làm việc cùng nhau để đạt được quyết định win-win.

Tìm một nhân vật phản diện

Vì bạn quá quen thuộc với công việc, có những lúc bạn không nhìn thấy những điểm mù. Để rèn luyện kỹ năng ra quyết định, hãy tìm một người có thể lập luận phản biện mạnh mẽ cho mọi quyết định của bạn. Lời phê bình của họ rất tuyệt vời, vì nó sẽ giúp bạn nhìn nhận vấn đề từ các góc độ khác nhau.

Có một công thức của riêng bạn

Nếu bạn là một nhà quản lý và thường xuyên phải đưa ra các quyết định, hãy có một công thức, lộ trình hoặc ma trận ra quyết định của mình. Mỗi khi cần phải lựa chọn, hãy áp dụng công thức. Nó sẽ giúp ngăn chặn sự do dự và nâng cao kỹ năng ra quyết định của bạn dần dần.

Bỏ qua sự hoàn hảo

Ai cũng muốn đưa ra được quyết định đúng đắn, giải quyết được vấn đề. Điều đó chứng tỏ khả năng ra quyết định vượt trội.

Nhưng sự thật là không ai có thể luôn có quyết định tốt. Ngừng tập trung vào việc làm cho mọi lựa chọn đều hoàn hảo. Bạn luôn có thể thực hiện các điều chỉnh.

Thay vào đó, hãy tập trung vào việc thực hiện. Vì một quyết định tốt đến mấy mà không được triển khai thì cũng vô dụng.

Xác định rõ mục tiêu

Bạn có thể cải thiện kỹ năng ra quyết định bằng cách làm rõ các ưu tiên của bản thân. Hãy biết rõ bạn muốn hoàn thành điều gì cho mỗi năm, mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần. Mục tiêu rõ ràng với thời hạn cụ thể sẽ thôi thúc bạn phải đưa ra được quyết định.

Bất kể khi nào bạn cảm thấy do dự giữa các phương án, hãy bám vào mục tiêu bạn đã đặt ra.

Đặt deadline gần

Một phần của kỹ năng ra quyết định là đưa ra được lựa chọn nhanh chóng. Càng mất nhiều thời gian, bạn càng khó đưa ra quyết định. Và cóthể bạn sẽ trở nên tự nghi ngờ bản thân.

Hãy đặt thời hạn ngắn để đưa ra quyết định, cần cụ thể về ngày giờ. Sau đó, sử dụng thời gian một cách hiệu quả để thu thập dữ liệu liên quan để hỗ trợ quyết định của bạn.

Càng thực hành quy trình này nhiều, bạn sẽ thấy mình lựa chọn nhanh hơn. Kỹ năng ra quyết định của bạn sẽ được cải thiện.

Kết luận

Điều quan trọng nhất là một khi đã đưa ra quyết định cuối cùng, bạn đừng nên lãng phí thời gian để suy nghĩ về “điều gì sẽ xảy ra nếu như tôi quyết định khác”. Bạn cần nghĩ như vậy từ lúc so sánh các phương án rồi.

Nếu có điều gì đó không ổn, bạn có thể điều chỉnh. Nếu không điều chỉnh được, thì hãy chấp nhận kết quả.

Tóm lại, kỹ năng ra quyết định là một thứ bạn cần rèn luyện liên tục. Để ra quyết định hiệu quả không phải việc đơn giản. Với quy trình 7 bước nêu trên, hy vọng bạn đã có trong tay một lộ trình để rèn luyện kỹ năng này.

Nếu bạn còn thắc mắc, bạn có thể liên lạc với tôi để trao đổi thêm về kỹ năng ra quyết định.

Nguồn tham khảo:

Chia sẻ bài viết: Quy trình và cách cải thiện kỹ năng ra quyết định hiệu quả