Hướng dẫn các bước triển khai KPI hiệu quả trong doanh nghiệp.
KPI là một công cụ quản lý hiệu suất được nhiều công ty áp dụng. Nhưng thực tế, số lượng công ty triển khai và xây dựng hệ thống KPI thành công chỉ chiếm một phần nhỏ. KPI trở thành một nỗi lo của nhân viên, phòng ban, thay vì là một công cụ gắn kết hoạt động của họ với mục tiêu của doanh nghiệp.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ với bạn các nguyên tắc và các bước triển khai KPI trong doanh nghiệp rõ ràng và hiệu quả.
Sai lầm thường gặp khi triển khai KPI
Trước khi tìm hiểu về quy trình xây dựng hệ thống KPI, tôi sẽ điểm qua một số sai lầm thường gặp của doanh nghiệp. Bạn được những điều này có thể giúp bạn tránh được sự thất bại khi áp dụng KPI.
Không liên kết KPI với chiến lược
KPI chỉ thực sự hữu ích nếu chúng phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp và cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định chiến lược. Nếu không, các doanh nghiệp chỉ đang lãng phí nhiều thời gian và tiền bạc để thu thập và phân tích những thông tin không có ý nghĩa.
Điều quan trọng khi xây dựng và triển khai KPI là bạn cần biết điều gì sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu chung. Dựa vào đó, bạn sẽ xây dựng chỉ số KPI liên quan.
Đo lường mọi chỉ số dễ đo lường
Một chỉ số có thể đo lường được không có nghĩa là nó nên được đo lường. Một trong những sai lầm lớn nhất mà nhiều doanh nghiệp gặp phải là đo lường mọi thứ dễ đo lường, bất kể mức độ liên hệ giữa chúng và mục tiêu chiến lược.
Chọn các chỉ số KPI giống những doanh nghiệp khác
Việc áp dụng KPI rập khuôn và máy móc thường dẫn đến sai lầm này.
Một nhân viên có thể chọn các chỉ số KPI giống như đồng nghiệp của mình cho đơn giản. Ở cấp độ công ty, có thể bạn sẽ có xu hướng đo lường KPI cho doanh nghiệp mình giống như đối thủ cạnh tranh. Hoặc chọn những chỉ số KPI đang được nhiều người trong ngành đề cập và sử dụng.
Nhưng hãy lưu ý rằng, kể cả khi có trend khảo sát về mức độ gắn kết của nhân viên, hoặc khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, không có nghĩa công ty bạn cũng cần cần những chỉ số KPI đó. Hệ thống KPI hiệu quả phải gắn kết với chiến lược của doanh nghiệp bạn, chứ không phải của doanh nghiệp đối thủ.
Kết nối KPI với lương thưởng
Đây là điều mà hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện khi tìm hiểu và áp dụng KPI. Tuy nhiên, việc này có thể khá nguy hiểm với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
KPI có mục đích thực sự là giúp doanh nghiệp biết họ đang ở đâu trên hành trình tiến tới mục tiêu. Nhưng một khi KPI được liên kết với lương thưởng, chúng không còn là công cụ điều hướng. KPI trở thành mục tiêu mà cá nhân phải đạt được để đảm bảo mức lương thưởng của họ. Điều đó có thể thôi thúc họ thao túng thông tin hoặc gian lận để đạt được mục tiêu KPI.
Quản lý cấp cao không tham gia xây dựng KPI
Nhiều giám đốc điều hành chỉ quan tâm đến chiến lược và bức tranh toàn cảnh. Họ ủy thác việc thiết kế và xây dựng hệ thống KPI cho cấp dưới. Tuy nhiên, đây thực sự là một sai lầm.
Các quản lý cấp cao của tổ chức cần trực tiếp quyết định KPI. Bằng cách đó, họ đảm bảo được mối liên hệ giữa mục tiêu chiến lược của tổ chức và các chỉ số KPI. Họ cần tham gia quá trình xây dựng KPI để đảm bảo mọi việc sẽ đi đúng hướng.
Không phân tích KPI
Một sai lầm khác khá phổ biến với KPI là không có ai thực sự phân tích để rút ra những hiểu biết sâu sắc về hoạt động của doanh nghiệp.
Những nhân viên ở cấp thấp có thể chỉ thu thập dữ liệu và không hiểu mức độ liên quan giữa chúng. Kết quả đo lường các chỉ số KPI cần được xem xét và phân tích bởi những nhân sự cấp cao hơn để giải mã ý nghĩa của các chỉ số.
Không cập nhật KPI của doanh nghiệp
Việc xây dựng hệ thống KPI phức tạp và tốn thời gian. Vì thế, khi KPI được xác định và đưa vào áp dụng, chúng thường ít được mang ra xem xét lại xem còn phù hợp với doanh nghiệp hay không. Mọi người sẽ quan tâm hơn đến việc thu thập dữ liệu để đo lường hiệu quả công việc.
Bất kỳ khi nào chiến lược của tổ chức thay đổi, các chỉ số đánh giá cũng cần được cập nhật cho phù hợp. Nhưng kể cả khi không có sự thay đổi chiến lược, bạn cũng cần xem xét KPI hiện tại có đủ tính thách thức hay không. Nếu KPI quá dễ đạt được, chúng sẽ mất đi ý nghĩa đối việc việc cải thiện hiệu suất công việc.
Các bước triển khai KPI hiệu quả
Trong bài viết về Thẻ điểm cân bằng, tôi đã giới thiệu với bạn quy trình 9 bước xây dựng BSC. Trong đó, bước 5 chính là là “Đo lường hiệu quả hoạt động” – nơi bạn xác định các chỉ số KPI cần thiết để theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
Mặc dù vậy, bản thân việc xây dựng và triển khai hệ thống KPI hiệu quả đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Ngay sau đây, tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình 6 bước triển khai KPI trong tổ chức.
Bước 1: Xác định tầm nhìn và mục tiêu chiến lược
Xây dựng KPI là một phần quan trọng trong quá trình lập kế hoạch chiến lược. Bạn sẽ không thể xác định và đo lường được những chỉ số có ý nghĩa nếu không biết được mục tiêu mà tổ chức đang hướng đến.
Vì thế, trước khi xây dựng và triển khai KPI, các lãnh đạo của tổ chức cần làm rõ tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức trong từng giai đoạn.
Bước 2: Xây dựng Thẻ điểm cân bằng (BSC)
Dựa trên mục tiêu chiến lược của tổ chức, bạn hãy xây dựng Thẻ điểm cân bằng với 4 yếu tố: Thước đo tài chính, thước đo khách hàng, quy trình nội bộ, thước đo học tập và phát triển. Nếu bạn chưa biết cách xây dựng BSC, hãy tham khảo tại đây.
Cùng với đó, hãy xác định các yếu tố thành công then chốt mà doanh nghiệp cần đạt được để tiến tới mục tiêu.
Đây là bước rất quan trọng vì các chỉ số KPI của bạn sẽ được xây dựng dựa trên thẻ điểm cân bằng và các yếu tố thành công then chốt. Điều đó đảm bảo rằng hệ thống KPI của doanh nghiệp bạn sẽ mang lại những thông tin hữu ích cho nhà quản lý.
Bước 3: Xây dựng hệ thống chỉ số KPI cấp công ty
Tiếp theo, bạn hãy xác định các chỉ số KPI hữu ích dựa trên Thẻ điểm cân bằng đã hoàn thành ở bước 2. Để tạo ra hệ thống KPI cho công ty, cần có sự tham gia của Ban lãnh đạo và các Trưởng bộ phận phòng ban.
Đây là bước bạn cần làm thật cẩn thận và hiệu quả. Bởi KPI cấp công ty sẽ được đưa xuống và cụ thể hóa thành KPI cho các bộ phận phòng ban và KPI cho nhân viên.
Câu hỏi để tìm ra KPI
Nếu bạn không biết đặt ra KPI nào, hãy trả lời câu hỏi sau: Hoạt động nào sẽ giúp chúng ta đạt được mục tiêu này? Câu trả lời sẽ giúp bạn tránh được sai lầm đo lường những thứ không quan trọng.
Nếu câu trả lời là KHÔNG, bạn hãy chọn chỉ báo độ trễ (lagging KPI). Đó là những chỉ số cho biêt kết quả đã đạt được, nhưng không thể hiện nguyên nhân.
Ví dụ: mục tiêu của doanh nghiệp bạn là tăng doanh thu bán hàng lên 20%. Bạn chưa biết làm sao để đạt được mục tiêu đó, hãy chọn đo lường KPI Doanh số bán hàng. Dựa vào kết quả kinh doanh trong tháng trước, quý trước, bạn có thể biết được điều gì tác động đến doanh thu của công ty.
Nếu câu trả lời là CÓ, hãy chọn chỉ báo dẫn dắt (leading KPI). Hoạt động nào sẽ mang lại kết quả công việc tốt hơn, hãy đo lường nó. Nếu bạn đã xác định được các yếu tố thành công then chốt của doanh nghiệp, thì bước này rất đơn giản.
Ví dụ: Nếu bạn biết doanh thu sẽ tăng khi đội ngũ bán hàng thực hiện nhiều cuộc gọi cho khách hàng hơn, KPI sẽ là “Số lượng cuộc gọi tới khách hàng”.
SMART KPI
Chắc hẳn bạn đã rất quen thuộc với việc đặt mục tiêu SMART. Hãy áp dụng nguyên tắc này cho việc xây dựng KPI. Hãy đảm bảo chỉ số KPI của tổ chức:
S – Cụ thể: KPI rõ ràng và không quá rộng
M – Đo lường được: KPI phải dễ dàng định lượng được. Hãy xem xét doanh nghiệp bạn đã có hoặc có thể thu thập những dữ liệu để đo lường KPI không. Bạn cần cân nhắc tầm quan trọng của KPI và nguồn lực bỏ ra để có thể đo lường chúng.
A – Có thể đạt được: KPI cần mang tính thực tế, nhưng không quá dễ dàng để đạt được. KPI có thể đạt được mà không cần nỗ lực sẽ không mang tính khích lệ và tạo ra sự thay đổi.
R – Thực tế: KPI cần mang tính thực tế và thực dụng. Đừng cố đo lường mọi thứ hoặc đo lường KPI giống các doanh nghiệp khác trong ngành. Hãy thực tế với hoạt động của doanh nghiệp bạn.
T – Kịp thời: KPI cần được đo lường một cách thường xuyên, ví dụ, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
Xác định mọi khía cạnh của mỗi chỉ số KPI
Khi bạn đã có các chỉ số KPI trong đầu, hãy trình bày chúng với đầy đủ các khía cạnh sau. Khi viết KPI như vậy, bạn cũng dễ dàng chia sẻ nó với những người khác.
- Mô tả: Diễn giải ngắn gọn về KPI.
- Công thức: KPI đó được tính toán như thế nào. Nếu có công thức, hãy ghi lại.
- Tần suất báo cáo: Thời gian để thực hiện đo lường, báo cáo KPI là hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý…
- Chủ sở hữu: Ai là người hoặc bộ phận phòng ban chịu trách nhiệm theo dõi và báo cáo tiến độ hoàn thành KPI.
- Mục tiêu: Ghi rõ mục tiêu KPI mà bạn mong muốn đạt được. Đây phải là con số được định lượng rõ ràng.
Nếu doanh nghiệp bạn có quy mô lớn, bạn nên sử dụng phần mềm để ghi chép, theo dõi hệ thống KPI. Nó cũng có thể giúp bạn dễ dàng thể hiện mối liên hệ giữa KPI cấp công ty, cấp phòng ban và cá nhân.
Bước 4: Phân bổ KPI cấp bộ phận, phòng ban
Bước tiếp theo, bạn hãy phân bổ KPI công ty cho các phòng ban. Để bước này được hiệu quả, chức năng nhiệm vụ của bộ phận cần được tách biệt rõ ràng. KPI của bộ phận phải phù hợp với chức năng công việc của họ.
Cách thức phân bổ sẽ phụ thuộc vào loại hình kinh doanh riêng, nên tôi không nêu chi tiết ở bài viết này.
Bước 5: Xác định các chỉ số KPI cho cá nhân
Sau khi phân bổ KPI của bộ phận, bước kế tiếp là xác định KPI của mỗi nhân viên. Điều quan trọng ở đây là chỉ số KPI của mỗi cá nhân phải thể hiện được sự đóng góp của họ vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Với KPI của bộ phận và của cá nhân, bạn cũng cần đặt đúng câu hỏi, đảm bảo nguyên tắc SMART và ghi chép đầy đủ các khía cạnh như tôi đã nêu ở Bước 3.
Bước 6: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh
Định kỳ, chủ sở hữu của mỗi chỉ số KPI có trách nhiệm thu thập dữ liệu và báo cáo lên cấp cao hơn. Đây là lúc để đánh giá hiệu quả hoạt động, xem cá nhân, tổ chức đã đạt được bao nhiêu phần trăm mục tiêu đặt ra.
Nếu cá nhân, bộ phận hay tổ chức đang hoàn thành tốt tiến độ thực hiện KPI, hãy tiếp tục duy trì kế hoạch đã đặt ra.
Nếu không, những chỉ số này sẽ là chỉ báo rằng cần có sự thay đổi. Đây là lúc bạn cần đưa ra các OKR cụ thể và mạnh mẽ để đưa hoạt động về đúng hướng.
Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm, việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh sẽ dễ dàng hơn.
>> Tham khảo: Cách kết hợp KPI và OKR hiệu quả trong doanh nghiệp
Kết luận
Như vậy là tôi đã chia sẻ với bạn về 6 bước triển khai KPI hiệu quả trong doanh nghiệp. Hãy áp dụng và điều chỉnh phù hợp với tổ chức của bạn. Và hãy nhớ, chỉ tập trung vào các chỉ tiêu thực sự quan trọng với mục tiêu chung. Nếu xác định quá nhiều chỉ số đo lường, bạn sẽ lãng phí rất nhiều nguồn lực để theo dõi chúng.
Nếu bạn có câu hỏi gì về việc xây dựng KPI hiệu quả, hãy gửi email cho tôi để trao đổi thêm. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.
Nguồn tham khảo:
- https://bernardmarr.com/the-10-biggest-mistakes-companies-make-with-kpis/
- https://www.clearpointstrategy.com/key-performance-indicators/
