Cách sử dụng ma trận Eisenhower trong quản lý thời gian.
Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian hữu hiệu. Quản lý tốt thời gian của mình giúp bạn làm chủ được đời sống cá nhân cũng như công việc. Đồng thời, hiệu suất công việc được nâng cao và bạn sẽ nhận được sự đánh giá tốt.
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích cho bạn về ma trận Eisenhower và cách sử dụng nó trong thực tế. Mời bạn tham khảo bài viết.
Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower chính là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách dựa trên tiêu chí khẩn cấp và mức độ quan trọng của công việc.
Ma trận này chia danh sách các công việc ra thành 4 nhóm. Nó phù hợp với những người làm việc theo mục tiêu nhưng lại không kịp thời hạn. Nó cũng giúp bạn không bị cuốn vào vòng xoáy công việc gấp rút mà tập trung vào công việc quan trọng.
Tại sao ma trận quản lý thời gian này có tên là Eisenhower?
Có thể bạn sẽ đặt ra câu hỏi: Ma trận này có từ bao giờ và do ai tạo ra?
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được tạo ra bởi ông Dwight D. Eisenhower – vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Ông cũng là một vị tướng năm sao trong Chiến tranh Thế giới II.
Trong một bài phát biểu vào năm 1954, dẫn lời một chủ tịch đại học giấu tên, ông nói: “Tôi có hai loại vấn đề: Khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không bao giờ khẩn cấp.”
Eisenhower cho biết, ông liên tục phải đưa ra quyết định khó khăn, rằng nên tập trung vào nhiệm vụ nào trong số rất nhiều nhiệm vụ mà ông cần tập trung vào mỗi ngày. Vì thế, ông đã phát minh ra ma trận Eisenhower nổi tiếng trên thế giới.
Ma trận này giúp chúng ta sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.
Tại sao nên sử dụng ma trận Eisenhower trong quản lý thời gian?
Trong cuộc sống, sẽ có những lúc bạn rơi vào trường hợp phải hoàn thành một khối lượng lớn công việc, trong khoảng thời gian có hạn.
Chính những việc này có thể khiến bạn rơi vào tình trạng căng thẳng, áp lực. Và những công việc cần làm trong danh sách quá nhiều sẽ dẫn đến trật tự làm việc đảo lộn, kém hiệu quả.
Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower là công cụ hỗ trợ loại bỏ những việc không cần thiết.
Để áp dụng phương pháp này, bạn cần đặt ra câu hỏi rằng các công việc này có cần thiết phải làm không. Và việc gì cần phải được giải quyết nhanh chóng. Việc này sẽ giúp bạn có thể tập trung làm những công việc quan trọng nhất, khẩn cấp nhất và thời gian làm việc được tối ưu.
Nội dung cơ bản của ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower có thể được hiểu là sự sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên phù hợp. Nó nhằm giúp công việc hoàn thành theo đúng mục tiêu và định hướng đã đặt ra.
Các công việc sẽ được nhóm theo tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để quản lý hiệu quả.
Cụ thể:
- Công việc quan trọng sẽ tạo ra giá trị dài hạn giúp bạn tiến gần đến mục tiêu của mình.
- Công việc khẩn cấp thường cần bạn giải quyết ngay lập tức và có ảnh hưởng đến nhiều người.
Bạn cần phân biệt được tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để tránh tốn nhiều thời gian vào những công việc không cần thiết và sắp xếp thứ tự kém khoa học.
Những công việc quan trọng thường ảnh hưởng đến mục tiêu và định hướng cá nhân. Ngược lại, những công việc khẩn cấp thường ảnh hưởng đến nhiều người (ví dụ như gọi điện, gửi tin nhắn, viết email,…)
Phân nhóm công việc dựa theo ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower được chia ra thành bốn phần.
Việc khẩn cấp và quan trọng (Cần làm ngay)
Nhóm đầu tiên của ma trận quản lý thời gian Eisenhower là những công việc khẩn cấp và quan trọng. Đây là những việc cần phải làm ngay trước tiên. Chúng thường chiến khoảng từ 15 đến 20% thời gian.
Những dấu hiệu nhận biết của nhóm các công việc này như sau:
- Công việc xảy ra bất ngờ, có vấn đề khủng hoảng.
- Không còn thời gian để trì hoãn.
- Hoàn thành tất cả những công việc còn lại.
Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (Đưa vào lịch trình)
Nhóm thứ hai của ma trận Eisenhower gồm những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Chúng thường chiếm khoảng từ 60 đến 65% thời gian làm việc.
Đối với những nhiệm vụ thuộc nhóm này, bạn cần tập trung và đầu tư nhiều thời gian hơn so với các nhóm còn lại.
Công việc nào cần thời gian hoàn thành càng lâu thì mức độ quan trọng càng lớn và ngược lại.
Lưu ý:
- Trong quá trình thực hiện nhóm việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, nếu như có những việc quan trọng và khẩn cấp xuất hiện, bạn cần ưu tiên xử lý những việc đó trước.
- Sau khi đã xử lý xong, bạn có thể tiếp tục làm những việc chưa hoàn thành và không nên trì hoãn quá lâu.
Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng (Ủy quyền)
Nhóm thứ ba trong ma trận quản lý thời gian này là những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng. Chúng thường chiếm khoảng từ 10 đến 15% để làm. Những việc này cần được giải quyết sớm và nhanh chóng.
Các dấu hiệu để nhận biết công việc thuộc nhóm này như sau:
- Được ủy quyền giải quyết từ người khác, không thuộc trách nhiệm của mình.
- Phát sinh từ những phần việc nhỏ.
- Trả lời tin nhắn, email hoặc những cuộc họp, trao đổi ngắn.
Việc không quan trọng và không khẩn cấp (Bỏ qua)
Nhóm thứ tư của ma trận này là nhóm việc không quan trọng, không khẩn cấp. Bạn chỉ nên giành khoảng 5% thời gian để giải quyết những việc thuộc nhóm này. Và đừng để chúng chiếm dụng quá nhiều thời gian của bạn.
Những công việc không quan trọng, không khẩn cấp có thể kể đến như:
- Các hoạt động giải trí tiêu khiển (chơi game, xem phim,…).
- Chat, tán gẫu cùng bạn bè.
- Cuộc gọi thoại kéo dài.
- Những việc không có mục đích.
Cách sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả
Trình tự 3 bước
Để sử dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần thực hiện theo đúng trình tự 3 bước. Bao gồm:
Bước 1
Lập danh sách những nhiệm vụ cần làm để tránh bỏ sót hay dư thừa.
Bước 2
Suy nghĩ thật kỹ và sắp xếp các nhiệm vụ vào 4 nhóm:
- Việc khẩn cấp, quan trọng.
- Việc quan trọng, không khẩn cấp.
- Việc khẩn cấp, không quan trọng.
- Việc không quan trọng, không khẩn cấp.
Bước 3
Làm việc theo thứ tự ưu tiên các nhóm. Cụ thể:
- Cấp độ 1 – Việc khẩn cấp, quan trọng.
- Cấp độ 2 – Việc quan trọng, không khẩn cấp.
- Cấp độ 3 – Việc khẩn cấp, không quan trọng.
- Cấp độ 4 – Việc không quan trọng, không khẩn cấp.
Mẹo nhỏ
Áp dụng ma trận thời gian Eisenhower vào quản lý thời gian sẽ giúp bạn nhận được sự đánh giá cao về kỹ năng làm việc.
Để phát huy được tối đa sự hiệu quả của ma trận này, bạn cần nắm được những mẹo sau:
- Ghi lại những việc cần làm ngay sau khi nghĩ ra.
- Tự đặt câu hỏi về những nhiệm vụ đầu tiên phải làm.
- Chỉ nên có nhiều nhất 8 công việc cho mỗi nhóm.
- Chỉ thêm nhiệm vụ mới sau khi đã giải quyết xong việc quan trọng nhất.
- Sử dụng cùng 1 ma trận cho đời sống cá nhân và công việc.
- Nên lập ma trận cho từng ngày. Như vậy sẽ có hiệu quả hơn lập ma trận cho cả tuần, cả tháng.
- Luôn tập trung, không để những yếu tố bên ngoài tác động.
- Vào buổi tối, sau khi hoàn thành công việc trong ngày, bạn nên lập danh sách công việc cho ngày hôm sau. Việc này giúp bạn có thời gian để thoải mái thư giãn đầu óc.
- Luôn biết bản thân mình cần phải làm gì.
Những lưu ý khi lập ma trận Eisenhower
Khi lập ma trận Eisenhower để quản lý thời gian, bạn nên ghi nhớ một số lưu ý sau:
Tối ưu hóa công việc
Bạn hãy liệt kê những việc cần làm. Sau đó, loại bỏ những việc thừa và sắp xếp những việc cần thiết nhất trước khi đưa chúng vào ma trận.
Điều này sẽ giúp khối lượng công việc được tối ưu hóa.
Phân biệt quan trọng và khẩn cấp
Bạn cần hiểu rõ sự khác nhau giữa quan trọng và khẩn cấp. Nhờ vậy bạn mới có thể phân chia công việc một cách phù hợp.
Nếu không phân biệt được hai tiêu chí này, rất có thể bạn sẽ bị rối khi làm việc và không đạt hiệu quả tốt.
Định hướng mục đích rõ ràng
Ma trận sẽ vô ích nếu bạn không xác định được mục đích khi làm việc. Vì thế, để đem lại hiệu quả tốt nhất, bạn cần định hướng rõ ràng mục đích của mình trước khi áp dụng ma trận này.
Ví dụ về ứng dụng ma trận Eisenhower
Dùng ma trận Eisenhower để giải quyết công việc cá nhân
Để bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng ma trận quản lý thời gian cho cá nhân, tôi sẽ đưa ra một số ví dụ để bạn cùng hình dung.
Các nhiệm vụ có thể bao gồm trong góc phần tư thứ nhất
- Viết một bài cho blog, deadline vào ngày kế tiếp.
- Hoàn thành đề xuất cho một dự án.
- Phản hồi email của đối tác.
Các nhiệm vụ có thể bao gồm trong góc phần tư thứ hai
- Đăng kí một khóa học nghiệp vụ.
- Tham dự một hội thảo kết nối.
- Thêm cải tiến cho một dự án của cá nhân mình.
Các nhiệm vụ có thể bao gồm trong góc phần tư thứ ba
- Đăng bài lên blog.
- Ghi chép các cuộc họp.
- Tìm kiếm các email không phải của đối tác.
Các nhiệm vụ có thể bao gồm trong góc phần tư thứ tư
- Tham dự một cuộc thảo luận nhỏ.
- Phê duyệt chia sẻ trạng thái.
Dùng ma trận Eisenhower để giải quyết công việc chung của tổ chức
Ví dụ về sử dụng ma trận Eisenhower trong bệnh viện.
Bệnh viện thường xuyên phải xử lý các bệnh nhân cấp cứu khẩn cấp một cách nhanh chóng. Vì vậy, áp dụng ma trận Eisenhower là một phương pháp hữu hiệu.
Nhiệm vụ thuộc góc phần tư thứ nhất
Nếu một bệnh nhân bị viêm ruột thừa cấp tính được đưa đến phòng cấp cứu, khả năng rất cao là họ phải được mổ ngay lập tức. Bệnh viện đã có sẵn phòng mổ và bác sĩ mổ.
Trong trường hợp này, việc quan trọng và khẩn cấp chính là phẫu thuật kịp thời cho bệnh nhân.
Nhiệm vụ thuộc góc phần tư thứ hai
Các nhiệm vụ thuộc góc phần tư này phải được sắp xếp theo lịch trình. Bệnh nhân cần khám bệnh được đưa vào danh sách chờ và sẽ được khám trong vòng vài ngày hoặc vài tuần tới.
Có một điểm cần lưu ý, là nếu lịch trình được lập ra nhưng không ai tuân theo thì nó sẽ thất bại. Bạn cần phải thỏa thuận rằng sẽ không trì hoãn, với bản thân mình và môi trường xung quanh để thực hiện các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên.
Nhiệm vụ thuộc góc phần tư thứ ba
Có một bệnh nhân bị viêm ruột thừa cấp tính được đưa đến bệnh viện.
Tuy nhiên lúc này, bệnh viện không có phòng mổ trống. Vì đây là một nhiệm vụ khẩn cấp, vì vậy mọi người đang khẩn trương gọi điện để yêu cầu các bệnh viện gần đó tiếp nhận phẫu thuật cho bệnh nhân này.
Trong trường hợp này, vấn đề được ủy quyền cho người khác.
Nhiệm vụ thuộc góc phần tư thứ tư
Đây thường là phần bạn cảm thấy khó nhất khi nói đến quản lý thời gian. Nó đòi hỏi sự quyết đoán từ bạn.
Bạn có thể nói “không” tới mức độ nào, không để bị dẫn dắt bởi những gì bạn “phải làm” và tìm ra các giải pháp thay thế.
Kết luận
Hy vọng bài viết của tôi giúp bạn có được cái nhìn cụ thể về ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Đồng thời, bạn có thể áp dụng ma trận này trong đời sống và công việc của mình.
Cảm ơn bạn đã đọc bài!
