5W1H là gì? Ứng dụng của mô hình 5W1H trong doanh nghiệp.

5W1H là một phương pháp tư duy được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực của đời sống. Trong kinh doanh, 5W1H là một công cụ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn, dựa trên các phân tích toàn diện. Với bài viết này, tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu 5W1H là gì và cách ứng dụng nó vào trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Tôi cũng sẽ lấy một vài ví dụ về cách áp dụng mô hình 5W1H trong thực tế để bạn hiểu sâu về mô hình này. Mời bạn theo dõi bài viết.

Mô hình 5W1H là gì?

5W1H là viết tắt của các từ What, When, Where, Why, Who, How. Đây là một phương pháp tư duy giải quyết vấn đề bằng cách đặt câu hỏi xoay quanh các khía cạnh của một vấn đề nào đó. Mô hình 5W1H giúp bạn hiểu vấn đề toàn diện hơn và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của nó.

Phương pháp tư duy 5W1H còn được gọi là phương pháp Kipling. Rudyard Kipling, tác giả và nhà thơ người Anh, chính là người đầu tiên đưa ra phương pháp này. Trong bài thơ “The Elephant’s Child”, ông đã sử dụng những câu hỏi bắt đầu bằng 5W và 1H để kể về một chú voi tò mò về mọi thứ xung quanh mình.

Từ định nghĩa của phương pháp 5W1H, có thể thấy nó có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Bạn có thể sử dụng mô hình này trong nhiều tình huống như:

• Học tập
• Nghiên cứu
• Giải quyết vấn đề
• Sản xuất
• Kinh doanh
• Marketing
• Tổ chức sự kiện
• Quản lý chất lượng.
  v.v….

Ý nghĩa của phương pháp 5W1H?

5W1H là một công cụ đơn giản và dễ sử dụng. Ý nghĩa của phương pháp 5W1H có thể kể đến như:

• Được sử dụng như một công cụ kinh doanh để giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định tốt hơn.
• Sử dụng trong quản lý dự án để đảm bảo tất cả các yếu tố đều được xem xét trước khi hành động.
• Được sử dụng khi điều tra sự cố, giúp bạn có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
• Sử dụng như một phương pháp tư duy khi động não (brainstorming) để tìm ra ý tưởng mới.

Ưu điểm của phương pháp 5W1H

5W1H là một công cụ được sử dụng rộng rãi bởi những ưu điểm sau đây:

• Đơn giản. Bạn không cần được đào tạo chuyên sâu để sử dụng mô hình này. Nó rất đơn giản và hầu như ai cũng có thể áp dụng.
• Có hệ thống. Tính hệ thống của mô hình 5W1H nằm ở chính những câu hỏi mà nó đặt ra. Bạn có thể đặt 6 câu hỏi này cho bất kỳ vấn đề nào.
• Đa năng. 5W1H có nhiều ứng dụng, nhờ vào sự đơn giản của nó. Bạn có thể áp dụng nó trong lập kế hoạch, giải quyết sự cố, tìm ý tưởng mới…
• Toàn diện. Phương pháp tư duy 5W1H giúp bạn nhìn nhận 360 độ của vấn đề. Bạn sẽ không bỏ sót điều gì quan trọng với công cụ đơn giản này.

Giải thích các yếu tố của mô hình 5W1H

Sau đây, tôi sẽ giải thích chi tiết về 6 yếu tố trong 5W1H. Đó chính là những câu hỏi mà bạn cần đặt ra để hiểu về một vấn đề nào đó.

6 câu hỏi này là:

• Vấn đề là gì?
• Nó xảy ra khi nào?
• Vấn đề xảy ra ở đâu?
• Tại sao nó xảy ra?
• Ai là người bị ảnh hưởng bởi vấn đề này?
• Làm sao để giải quyết vấn đề?

Như tôi đã chia sẻ ở trên, ứng dụng của 5W1H trong các hoạt động là vô cùng đa dạng. Vì thế, tôi không thể liệt kê tất cả các câu hỏi mẫu cho từng yếu tố ở đây. Bạn hãy thay đổi các câu hỏi trên cho phù hợp với tình huống cụ thể.

What – Cái gì

Câu hỏi What – Cái gì trong 5W1H giúp mô tả rõ tình huống, vấn đề hoặc mục tiêu của giải pháp đang được đề cập đến.

Một số câu hỏi mẫu:

– Sản phẩm của bạn là gì?

– Doanh nghiệp của bạn cung cấp sản phẩm dịch vụ nào?

– Doanh nghiệp cần những nguyên vật liệu gì để sản xuất sản phẩm?

– Sản phẩm dịch vụ của bạn yêu cầu máy móc, công nghệ gì?

>> Đọc thêm: Cách quản lý vòng đời sản phẩm

When – Khi nào

Yếu tố When – Khi nào giúp bạn xác định được một điều gì đó đã hoặc sẽ xảy ra vào thời gian nào. Câu hỏi này cũng rất hữu ích khi cần xác định tần suất xảy ra của vấn đề.

Một số câu hỏi để tìm hiểu về yếu tố When – Khi nào:

– Sự cố này xảy ra khi nào?

– Khi nào thì sự kiện này diễn ra? Nó có thể diễn ra vào thời gian nào khác không?

– Công đoạn nào diễn ra khi nào? Có thể đảo vị trí công đoạn này không?

Where – Ở đâu

Phần tử Where – Ở đâu giúp bạn xác định được nơi điều gì đó sẽ xảy ra hoặc sự cố đã xảy ra. Ví dụ: Nếu bạn đang cần giải quyết một vấn đề về dịch vụ khách hàng, thì Where chính là bộ phận dịch vụ khách hàng.

Một số câu hỏi cho yếu tố này là:

– Sản phẩm của bạn có thể được sản xuất ở đâu?

– Chương trình khuyến mại nên được tổ chức ở địa điểm nào?

– Sự cố chất lượng xảy ra ở đâu?

Why – Tại sao

Yếu tố Why – Tại sao là câu hỏi quan trọng nhất trong 5W1H vì nó sẽ giúp bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Trả lời được câu hỏi này có thể giúp bạn ngăn các sự cố tái diễn.

Bạn có thể kết hợp mô hình 5W1H với mô hình 5 Whys để tìm nguyên nhân gốc rễ.

Một số câu hỏi cho phần Why – tại sao:

– Tại sao sự cố này xảy ra?

– Tại sao cần sử dụng máy móc thay thế con người làm công việc này?

– Tại sao khách hàng cần sử dụng sản phẩm của chúng ta?

– Tại sao doanh nghiệp cần cải thiện dịch vụ sau bán hàng?

Who – Ai

Yếu tố Who trong 5W1H đề cập đến những người hoặc nhóm người cụ thể liên quan đến một tình huống hay vấn đề. Bạn nên hiểu yếu tố này rộng ra. Who có thể là người chịu trách nhiệm cho vấn đề, người gây ra vấn đề hoặc người bị ảnh hưởng bởi vấn đề. Tóm lại, nó đề cập đến tất cả các bên có liên quan.

Bạn hãy đặt câu hỏi để tìm hiểu về Who:

– Đối tượng khách hàng của bạn là ai?

– Sản phẩm này hướng tới tập khách hàng tiềm năng nào?

– Ai là người chịu trách nhiệm cho dự án này?

– Ai là người chịu ảnh hưởng từ sự cố sản phẩm của công ty bị thu hồi?

How – Như thế nào

Sau khi đặt câu hỏi để hiểu về 5W, chúng ta cần tìm ra giải pháp khả thi cho vấn đề. Câu hỏi “Như thế nào?” rất quan trọng để tìm ra những giải pháp bền vững. Và nó cần liên kết đến 5 yếu tố W đã trả lời ở trên.

– Làm thế nào để giải quyết sự cố chất lượng đã xảy ra?

– Làm thế nào để gia tăng hiệu quả bán hàng?

– Làm thế nào để thực hiện chương trình khuyến mại một cách hiệu quả?

Ví dụ áp dụng phương pháp tư duy 5W1H

Như bạn đã thấy, 5W1H là một công cụ đơn giản. Nhưng để thực hiện phương pháp này một cách hiệu quả, bạn cần mở rộng tư duy và đặt câu hỏi đa dạng để khai thác mọi khía cạnh của tình huống.

Sau đây, tôi sẽ lấy ví dụ áp dụng 5w1h trong thực tế để bạn hiểu thêm về cách sử dụng công cụ này.

Áp dụng 5W1H trong Marketing

Có rất nhiều tình huống mà bạn có thể ứng dụng mô hình 5W1H trong Marketing. Trong ví dụ dưới đây, tôi sẽ minh họa cách sử dụng 5W1H trong việc lập kế hoạch cho một chiến dịch marketing mới.

Bạn sẽ cần trả lời các câu hỏi sau đây:

What

• Chiến dịch này được triển khai để giải quyết hay cải thiện vấn đề nào của doanh nghiệp?
• Sản phẩm dịch vụ nào của doanh nghiệp là đối tượng của chiến dịch marketing này?
• Bạn cần thu thập thông tin gì để triển khai chiến dịch này?
• Bạn cần chuẩn bị những vật dụng, công cụ, tài sản gì để quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp?

Why tại sao

• Tại sao cần triển khai chiến dịch marketing này? Nói cách khác, mục đích và mục tiêu của chương trình marketing là gì?
• Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi như thế nào từ việc xúc tiến sản phẩm dịch vụ này?

Who

• Ai là người sử dụng sản phẩm này?
• Đối tượng khách hàng tiềm năng mà chương trình marketing hướng tới là ai?
• Ai là người chịu trách nhiệm cho dự án này?
• Ai là người thực hiện các công việc chi tiết của chiến dịch?

When

• Thời gian diễn ra của chiến dịch marketing này là khi nào? Tại sao lại tổ chức vào khoảng thời gian này?
• Chương trình này có cần đăng ký hoặc thông báo với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền không? Nếu có thì khi nào là thời hạn?
• Lịch trình triển khai chiến dịch là như thế nào?

Where

• Những thông tin bạn cần thu thập cho chiến dịch marketing có ở đâu?
• Chương trình marketing diễn ra online hay offline? Nếu offline thì ở những địa phương nào (liệt kê chi tiết)? Nếu tổ chức online thì doanh nghiệp dùng những kênh nào (liệt kê chi tiết)?

How

• Đối với mỗi kênh giao tiếp hoặc địa điểm mà bạn chọn, chương trình marketing được triển khai như thế nào?
• Doanh nghiệp bạn tự tổ chức chương trình hay thuê công ty dịch vụ marketing để triển khai? Nếu thuê ngoài thì tổ chức lựa chọn công ty dịch vụ như thế nào?

Áp dụng mô hình 5W1H trong kinh doanh

Cũng tương tự như đối với marketing, sự ứng dụng của 5W1H trong kinh doanh là rất đa dạng. Trong ví dụ tiếp theo, tôi sẽ minh họa mô hình 5W1H khi tìm ý tưởng kinh doanh mới cho doanh nghiệp. Bạn sẽ cần trả lời các câu hỏi sau:

Who

• Đối tượng khách hàng của bạn là ai? Họ bao nhiêu tuổi, giới tính gì, sinh sống ở khu vực nào, mức thu nhập bao nhiêu…?
• Khách hàng tiềm năng của bạn có những thói quen, sở thích, nhu cầu, vấn đề gì?

What

• Doanh nghiệp của bạn có thể giải quyết nhu cầu, vấn đề gì của khách hàng?
• Bạn đã có sản phẩm dịch vụ đó chưa?

Why

• Tại sao bạn muốn giúp khách hàng giải quyết những nhu cầu, vấn đề đó? Việc này có phù hợp với sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp bạn không?
• Tại sao bạn chọn cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đó cho khách hàng mà không phải sản phẩm/dịch vụ khác?

When

• Khi nào bạn có thể nghiên cứu, thu mua, sản xuất, phân phối sản phẩm dịch vụ cho khách hàng?

Where

• Sản phẩm của bạn có ở đâu? Bạn sẽ mua nó từ nhà cung cấp hay tự nghiên cứu phát triển và sản xuất nó?
• Bạn sản xuất sản phẩm ở đâu?
• Thị trường mà bạn hướng tới ở đâu?
• Bạn phân phối sản phẩm ở đâu (online hay offline)?
• Nếu phân phối offline thì cửa hàng của bạn ở đâu? Nếu phân phối online thì bạn sử dụng những kênh tiếp thị nào?

How

• Làm thế nào để triển khai ý tưởng kinh doanh mới này?
• Làm thế nào để cung cấp sản phẩm tới tay khách hàng tiềm năng?
  v.v….

Sau khi trả lời được những câu hỏi này, bạn có thể tiến đến việc xây dựng mô hình Canvas cho ý tưởng kinh doanh mới của bạn.

Trên đây là 2 ví dụ đơn giản để minh họa cho việc sử dụng phương pháp 5w1h. Bạn có thể đặt nhiều câu hỏi hơn nữa, xoay quanh 5 yếu tố What – When – Where – Why – Who – How của mô hình. Cách tiếp cận này rất đơn giản, dễ hiểu và dễ áp dụng.

Hy vọng những chia sẻ của tôi trên đây có thể giúp bạn nắm được một công cụ hữu ích cho công việc. Nếu bạn có thắc mắc gì về mô hình này, hãy đặt câu hỏi cho tôi nhé.