Vai trò của khai vấn trong tổ chức là gì và các bước thiết lập văn hoá khai vấn.
Khi nhắc đến coaching hay khai vấn, chúng ta thường nghĩ đó là một công cụ để phát triển. Nhưng khai vấn không chỉ là một công cụ, nó còn là một tư duy. Và để biến nó thành một phần hữu ích của tổ chức, chúng ta cần xây dựng một văn hóa khai vấn có tính lan tỏa từ các cấp quản lý đến nhân viên. Vậy thì vai trò của khai vấn là gì, tại sao và làm thế nào để xây dựng văn hóa khai vấn. Bạn hãy cùng tôi tìm hiểu qua bài viết này.
Coaching (khai vấn) là gì?
Liên đoàn Khai vấn Quốc tế (International Coach Federation) định nghĩa:” Khai vấn là hợp tác với người khác trong một quy trình kích thích tư duy và sáng tạo để nó truyền cảm hứng cho họ phát huy tối đa tiềm năng cá nhân và nghề nghiệp.”
Từ định nghĩa này, có thể thấy một vài yếu tố quan trọng của khai vấn:
- Tin tưởng. Điều này có nghĩa là bạn phải có niềm tin vào quá trình khai vấn, tổ chức và người khai vấn cho bạn.
- Quá trình kích thích tư duy và sáng tạo. Để làm được điều này, cả người khai vấn và người được khai vấn cần có sự tò mò, cởi mở với những ý tưởng mới và có tư duy cầu tiến.
- Tiềm năng. Trong suốt quá trình khai vấn, cần phải có niềm tin vào tiềm năng của con người.
Như vậy, một tổ chức có “văn hóa khai vấn” sẽ là một nơi mà mọi người có thể tin tưởng lẫn nhau, có tư duy cởi mở sáng tạo, sẵn sàng đón nhận những ý tưởng mới và tin rằng những người khác có rất nhiều tiềm năng để phát triển.
Bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể tham gia vào văn hóa khai vấn này, kể cả họ là lãnh đạo hay nhân viên. Khi tổ chức có các cá nhân có tư duy phát triển, họ sẵn sàng phát triển lẫn nhau. Các nhà quản lý sẵn sàng phát triển các thành viên trong nhóm của họ và các đồng nghiệp cũng muốn hỗ trợ nhau cùng phát triển.
Các loại hình khai vấn trong tổ chức
Có 3 hình thức khai vấn chính trong doanh nghiệp, và mỗi loại hình sẽ có những mục tiêu cũng như lợi ích khác nhau.
Khai vấn lãnh đạo (Leader Coaching)
Đây là hình thức khai vấn quen thuộc nhất. Người quản lý sẽ thực hiện khai vấn, huấn luyện cho các thành viên trong nhóm mình để giúp họ thay đổi những hành vi không hiệu quả.
Trong hình thức này, lãnh đạo cần phân biệt rõ “khai vấn” và “quản lý”. Mục đích của cuộc gặp khai vấn không phải là để đưa ra chỉ dẫn hay phê bình, nhắc nhở, lặp lại những kỳ vọng. Điều đó có thể khiến cho các thành viên trong nhóm thất vọng và lo lắng hơn.
Khai vấn ngang hàng (Peer Coaching)
Bằng cách ghép nối các nhân viên có cùng cấp độ với nhau, hình thức khai vấn ngang hàng hay đồng cấp cho phép nhân viên thẳng thắn bày tỏ mối quan tâm của họ mà không bị áp lực phải chia sẻ khó khăn với người quản lý.
Các đồng nghiệp được kết hợp tốt nhất với nhau khi các lĩnh vực vấn đề của họ khác nhau (có lẽ một người đấu tranh với các mối quan hệ giữa các cá nhân và người kia đấu tranh để chấp nhận phản hồi) để họ có thể hướng dẫn và hỗ trợ lẫn nhau. Nhân viên sẽ được hưởng lợi từ việc nghe trực tiếp từ đồng nghiệp về việc hành động của họ ảnh hưởng đến nhóm như thế nào.
Với một chút đào tạo khai vấn tại nơi làm việc, các nhân sự trong công ty có thể được trang bị các kỹ năng khai vấn để đảm bảo giao tiếp hiệu quả.
Bạn có thể xem bài viết của tôi về cách triển khai Peer Coaching để hiểu thêm về hình thức khai vấn này.
Khai vấn bên ngoài (External Coaching)
Nếu tổ chức của bạn có đủ nguồn lực, họ có thể thuê một huấn luyện viên bên ngoài, người có thực hiện khai vấn cho các nhân sự của công ty. Các nhà quản lý và nhân viên có thể thoải mái trình bày các vấn đề mà không phải lo lắng về việc làm tổn hại mối quan hệ với đồng nghiệp.
Huấn luyện viên bên ngoài được đào tạo chuyên nghiệp về khai vấn và có thể đưa ra những hướng dẫn hợp lý để nhân sự của tổ chức giải quyết được nhiều vấn đề khác nhau và phát triền bản thân.
Vai trò của khai vấn trong tổ chức
Tại sao khai vấn lại quan trọng với tổ chức và chúng ta cần xây dựng văn hóa khai vấn tại nơi làm việc. Bạn sẽ có câu trả lời sau khi tìm hiểu những vai trò sau đây của hoạt động này.
Nâng cao hiệu suất làm việc
Khai vấn giúp làm giảm khoảng cách giữa giáo dục và kinh nghiệm làm việc. Bằng cách giúp nhân việc phát triển các kỹ năng lắng nghe tích cực, giao tiếp hiệu quả, hoạt động của cá nhân và đội nhóm sẽ được nâng cao. Việc này sẽ gián tiếp tăng tính cạnh tranh của tổ chức trong môi trường kinh doanh.
Tăng sự hài lòng của nhân viên
Con người thường có cảm giác thỏa mãn và thành tựu khi có thể giúp đỡ người khác phát triển. Thông qua hoạt động khai vấn, những người tham gia vào quá trình này sẽ hài lòng hơn về bản thân, công việc và tổ chức. Cảm giác này sẽ gia tăng sự gắn kết của họ với tổ chức và giảm tỷ lệ nghỉ việc.
Tạo ra sự thay đổi trong dài hạn
Khai vấn tập trung vào thay đổi tư duy và hành vi, qua đó giúp mọi người tiến lên phía trước dễ dàng hơn. Khi con người có thể vượt qua được chướng ngại vật một lần, họ sẽ có nhiều dũng khí hơn khi đối mặt với những khó khăn tiếp theo. Sự thay đổi của tư duy và hành vi sẽ tạo ra thay đổi tích cực cho cá nhân và tổ chức trong dài hạn.
Các bước thiết lập văn hóa khai vấn
Với những lợi ích to lớn mà hoạt động khai vấn đem lại, chắc hẳn ban đã hiểu tại sao xây dựng “văn khóa khai vấn” là điều rất thiết yếu với tổ chức. Khi nhắc đến việc này, HR thường là bộ phận được nghĩ đến đầu tiên với vai trò “đầu tàu”.
Vậy thì làm thế nào để bộ phận này có thể bắt tay vào việc xây dựng một môi trường mà mọi người đều quan tâm và tích cực với hoạt động khai vấn. Sau đây là quy trình 5 bước mà bạn có thể tham khảo.
Bước 1: Đánh giá nhu cầu khai vấn của tổ chức
Bước quan trọng đầu tiên để thiết lập văn hóa khai vấn là đánh giá nhu cầu của tổ chức với hoạt động này.
Bạn có thể thực hiện các bài khảo sát để tìm hiểu xem các cấp quản lý và nhân viên của công ty có nhu cầu gì về phát triển kỹ năng, thay đổi tư duy hay hành vi hay không. Nếu có nhiều người cần sự đột phá trong tư duy và hành vi, thì đó là một dấu hiệu tốt cho thấy văn hóa khai vấn cần được xây dựng và có thể hỗ trợ giải quyết vấn đề này hiệu quả.
Thông qua việc khảo sát, bạn cũng có thể biết được có hình thức khai vấn nào đang tồn tại trong tổ chức chưa và nếu có, thì tác dụng của nó như thế nào.
Một dấu hiệu nữa bạn cũng có thể tìm kiếm qua bài khảo sát là sự tin tưởng của các cá nhân với tổ chức, với cấp trên và đồng nghiệp. Nếu mức độ tin tưởng cao thì khả năng hoạt động khai vấn sẽ được đón nhận và triển khai thuận lợi.
Bước 2: Xác định phương pháp khai vấn phù hợp
Sau khi đánh giá nhu cầu, việc tiếp theo bạn cần làm là xác định phương pháp khai vấn phù hợp. Tôi đã giới thiệu với bạn 3 hình thức khai vấn ở phần đầu của bài viết. Việc của bạn là đánh giá xem hình thức nào phù hợp nhất với tổ chức của bạn. Đôi khi, bạn có thể cần sự kết hợp của cả 2 hay 3 hình thức trên.
Bước 3: Xác định người khai vấn
Tùy vào hình thức mà bạn lựa chọn, bạn cần xác định người sẽ thực hiện khai vấn. Những người này nên có kinh nghiệm và kiến thức gì để thực hiện việc này.
Bạn cũng có thể xem xét việc đào tạo trong công ty để cung cấp cho họ những hiểu biết đúng đắn về quy trình khai vấn, cũng như các kỹ năng cần có. Điều này cũng sẽ giúp tạo ra một môi trường học tập tích cực, phát triển và là cơ sở cho văn hóa khai vấn nảy nở.
Bước 4: Xây dựng các chương trình khai vấn
Sau khi xác định phương pháp và người khai vấn, bạn hãy xây dưng các chương trình khai vấn phù hợp cho các nhóm đối tượng khác nhau. Bạn cũng nên tạo ra các kế hoạch khai vấn dài hạn để đảm bảo rằng nhân viên của bạn luôn được đào tạo và phát triển nghề nghiệp.
Tốt nhất, hãy chia sẻ kế hoạch này rộng rãi cho các nhân viên để họ có được tầm nhìn dài hạn và hiểu được lợi ích của hoạt động này.
Bước 5: Xây dựng một văn hóa khai vấn
Cuối cùng, để thiết lập một văn hóa khai vấn trong công ty của bạn, bạn cần xây dựng một môi trường học tập và phát triển tích cực. Điều này có thể được đạt được bằng cách tạo ra các cơ hội học tập và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên của bạn, khuyến khích sự chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giữa các nhân viên.
Định kỳ, hãy khảo sát và thu thập ý kiến của các nhân sự trong công ty để xem họ đã nhận được lợi ích gì từ việc khai vấn. Những góp ý của họ cũng là cơ sở để bạn tiếp tục cải tiến chương trình khai vấn của tổ chức.
Lời kết
Văn hóa khai vấn là yếu tố quan trọng trong việc phát triển và giữ chân nhân tài cho tổ chức. Vì thế, nếu nơi làm việc của bạn chưa có văn hóa này, hãy bắt đầu xây dựng nó càng sớm càng tốt.
Hy vọng với những chia sẻ và hướng dẫn trong bài viết này, bạn có thể ngay lập tức bắt tay vào xây dựng văn hóa và chương trình khai vấn cho công ty bạn. Nếu bạn có câu hỏi về chủ đề này, hãy liên hệ với tôi để thảo luận.
Chúc bạn thành công!
Nguồn tham khảo: AIHR, FactorialHR, Quantic
