Cách rèn luyện và nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề.

Kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng quan trọng nhất góp phần tạo nên sự thành công của mỗi con người. Nó giúp bạn nhìn nhận và đánh giá vấn đề một cách chính xác. Để từ đó, bạn có thể đưa ra những giải pháp và phương án giải quyết vướng mắc tốt nhất.

Trong bài viết này, tôi sẽ gợi ý cho bạn các cách để rèn luyện và nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề. Mời bạn tham khảo.

Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving Skills) là một kỹ năng tổng hợp. Nó là một quá trình bao gồm việc nhìn nhận, đánh giá và phân tích một hiện tượng, một sự kiện hay một vấn đề nào đó. Từ đó đưa ra các phán đoán, giải pháp và các phương án xử lý phù hợp nhất.

Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề đóng vai trò quan trọng và là kỹ năng không thể thiếu trong cuộc sống cũng như trong công việc.

Có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt giúp bạn có thêm sự tự tin, luôn bình tĩnh để đưa ra phương án giải quyết tối ưu nhất. Nhờ quá trình xác định, đánh giá và phân tích vấn đề theo nhiều hướng khác nhau mà bạn sẽ có được sự lựa chọn đúng đắn và làm chủ được những vấn đề đó.

Những tình huống phát sinh có thể xảy ra bất cứ lúc nào và bạn khó có thể tránh khỏi. Khi đó, bạn cần tìm ra được hướng giải quyết tốt nhất nhằm hạn chế những rủi ro trong tương lai. Những quyết định được đưa ra một cách vội vàng và chưa có sự suy xét kỹ lưỡng có thể dẫn tới những hậu quả đáng tiếc.

Chính vì vậy, lợi ích của kỹ năng giải quyết vấn đề không chỉ dừng lại ở việc giúp bạn đem tới những giải pháp phù hợp nhất. Nó còn giúp giảm thiểu rủi ro đến mức thấp nhất cho các quyết định của bạn.

Các kỹ năng cần có để giải quyết vấn đề

Kỹ năng quản lý rủi ro

Mọi vấn đề phát sinh đều ẩn chứa những rủi ro nhất định. Bạn cần xác định được những tình huống có thể xảy ra. Đồng thời xây dựng một kế hoạch dự phòng để sẵn sàng cho những trường hợp xấu nhất.

Việc này giúp giảm thiểu những tổn thất cho dự án, cho doanh nghiệp. Do vậy, nếu bạn không có kỹ năng quản lý rủi ro thì bạn khó có thể giải quyết vấn đề một cách tốt nhất.

Kỹ năng nghiên cứu

Sau khi xác định được vấn đề, việc bạn cần làm là nghiên cứu thật kỹ lưỡng vấn đề đó. Bạn càng nghiên cứu, càng đi sâu tìm hiểu về vấn đề thì bạn càng đưa ra được những phương án giải quyết tốt nhất.

Bởi vậy, kỹ năng nghiên cứu là một kỹ năng không thể thiếu và bạn cần tích cực trau dồi kỹ năng này.

Kỹ năng phân tích

Phân tích vấn đề và tìm kiếm nguyên nhân là một khâu không thể bỏ qua khi giải quyết vấn đề. Công đoạn này giúp bạn xử lý vấn đề được tốt nhất, hợp lý nhất.

Do đó, kỹ năng phân tích cung là một kỹ năng quan trọng và rất cần thiết.

Kỹ năng ra quyết định

Khi giải quyết vấn đề của một tập thể, bạn và các đồng nghiệp của mình có thể đưa ra rất nhiều hướng xử lý khác nhau. Tuy nhiên đến cuối cùng, chỉ có một cách tối ưu nhất được lựa chọn. Lúc này, kỹ năng ra quyết định của người lãnh đạo là vô cùng quan trọng.

Nếu bạn chọn đúng, vấn đề sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng và êm đẹp. Ngược lại, nếu chọn sai hướng giải quyết, bạn sẽ phải kiểm tra lại xem quy trình sai ở đâu và khắc phục nó. Việc này sẽ làm tốn thời gian và công sức của bạn cũng như các thành viên khác trong đội nhóm.

Khả năng tin cậy

Khả năng tin cậy có vai trò quyết định đối với kỹ năng ra quyết định trong quá trình giải quyết vấn đề.

Để giải quyết tốt các vấn đề, việc tối quan trọng là bạn phải tin tưởng vào những thông tin mà mình hay các thành viên khác đã tìm được. Hay tin tưởng vào những lập luận mà chính bạn đã đưa ra.

Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng lắng nghe

Trước khi giải quyết vấn đề, bạn cần lắng nghe ý kiến của những người xung quanh về vấn đề đó và đang có những vướng mắc gì. Sau khi giải quyết vấn đề, bạn cần truyền đạt lại cho những người có liên quan. Điều quan trọng là bạn truyền đạt lại nó như thế nào.

Vì vậy, việc có kỹ năng lắng nghe và giao tiếp tốt là vô cùng cần thiết. Việc bạn lắng nghe người khác sẽ giúp họ cảm thấy được tôn trọng. Và việc bạn giao tiếp tốt sẽ giúp bạn dễ dàng truyền đạt đúng ý của mình. Nếu vấn đề được xử lý tốt mà cách truyền tải lại không đúng thì có thể khiến những người xung quanh cảm thấy không hài lòng. Đôi khi điều này cũng có thể gây ra hiểu lầm và mâu thuẫn.

Kỹ năng sáng tạo

Kỹ năng sáng tạo giúp bạn nảy ra những ý tưởng độc đáo và bất ngờ mà không phải ai cũng có thể làm được. Điều này sẽ chứng tỏ được rằng bạn có năng lực làm việc và có thể đem đến cho tập thể nhiều giá trị.

Quy trình giải quyết vấn đề hiệu quả

Bước 1: Xác định vấn đề

Đây là bước đầu tiên trong quy trình giải quyết vấn đề. Việc xác định đúng vấn đề quan trọng hơn tìm giải pháp để giải quyết cho một vấn đề sai.

Lưu ý

Có một số lỗi sai cần lưu ý khi xác định vấn đề, cụ thể như sau:

Lỗi sai thường gặp	Ví dụ
Nêu vấn đề không cụ thể	Công ty A đang gặp vấn đề nhân sự
Gọi hiện trạng thành vấn đề	Vấn đề là tỷ lệ nhảy việc trung bình trong 3 năm liên tiếp tại công ty A xấp xỉ 24.3%
Gọi nguyên nhân thành vấn đề	Vấn đề là nhân viên nghỉ việc do cảm thấy quá áp lực trong công việc
Gọi mong muốn thành vấn đề	Vấn đề là làm thế nào giảm tỷ lệ nghỉ việc xuống 10%
Gọi giải pháp thành vấn đề	Vấn đề là phải thay đổi lại chính sách nhân sự tại công ty A

Phải làm gì để xác định vấn đề?

Để xác định được vấn đề, cần phải trải qua hai giai đoạn. Trước hết là mô tả vấn đề, sau đó là cô đọng vấn đề.

Ở giai đoạn mô tả vấn đề phải lưu ý rằng:

• Mô tả vấn đề một cách rõ ràng và ngắn gọn.
• Cần có nội dung và các sự kiện kèm theo.
• Quan trọng, phải đạt được sự thông hiểu giống nhau giữa tất cả mọi người.

Sau khi đã mô tả được vấn đề, cần cô đọng lại chúng. Từ vấn đề được mô tả, bạn cần cô đọng nó thành một câu duy nhất, trong đó phải chỉ ra được:

• Hậu quả gây ra đối với loại vấn đề sai lệch và tiềm ẩn.
• Kết quả đạt được đối với loại vấn đề hoàn thiện.

Và câu tổng hợp này là cơ sở để tìm ra nguyên nhân tạo ra vấn đề.

Để xác định vấn đề, bạn cũng có thể áp dụng hai câu hỏi sau đây:

• Câu hỏi 1: Vấn đề quan trọng và/hay khẩn cấp?
• Câu hỏi 2: Giải quyết vấn đề hay chuyển?

Hãy tạo một sơ đồ để đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của vấn đề, như hình dưới đây:

• Góc phần tư thứ nhất biểu thị rằng vấn đề quan trọng và khẩn cấp.
• Góc phần tư thứ hai biểu thị rằng vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp.
• Tương tự ở góc phần tư thứ ba là vấn đề không quan trọng nhưng khẩn cấp.
• Và cuối cùng góc phần tư thứ tư là vấn đề không quan trọng và không khẩn cấp.

Nếu vấn đề của bạn là quan trọng và/hay khẩn cấp, bạn cần ưu tiên giải quyết nó.

Tiếp đến, bạn cần xác định rằng sẽ trực tiếp giải quyết vấn đề hay chuyển giao cho người khác. Bạn chỉ tự mình giải quyết vấn đề khi:

• Nó đủ quan trọng và/hoặc khẩn cấp.
• Nó cần và xứng đáng phải giải quyết.
• Tôi/chúng ta có trách nhiệm phải giải quyết chứ không phải ai khác.

Bước 2: Phân tích vấn đề

Tầm quan trọng của phân tích vấn đề

Nhà bác học Albert Einstein từng nói: “Nếu tôi chỉ có một giờ để giải quyết vấn đề, tôi sẽ dành 55 phút để phân tích vấn đề đó và 5 phút để suy nghĩ về giải pháp”.

Sau khi xác định được vấn đề là gì, việc quan trọng tiếp theo là đi phân tích nó. Bạn cần phải nghiên cứu vấn đề một cách cặn kẽ, tỉ mỉ và chính xác nhất có thể. Có vậy, bạn mới có thể tìm ra phương pháp để giải quyết vấn đề thật triệt để.

Áp dụng phương pháp gì để phân tích vấn đề

Kỹ thuật 5 Why

Phương pháp đầu tiên mà bạn có thể áp dụng để phân tích vấn đề là kỹ thuật 5 Why. Kỹ thuật này sẽ giúp bạn xác định được nguyên nhân gây ra vấn đề.

Cách thức sử dụng là đặt các câu hỏi lặp đi lặp lại sao cho mỗi câu trả lời là cơ sở cho câu hỏi tiếp theo. Cứ tiếp tục như vậy cho đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Biểu đồ xương cá

Một phương pháp khác mà bạn có thể sử dụng trong phân tích vấn đề là biểu đồ xương cá.

Biểu đồ xương cá là biểu đồ thể hiện mối tương quan giữa nguyên nhân và kết quả thông qua hệ thống dấu mũi tên giống như hình xương cá.

Đây là một phương pháp phân tích các nhóm nguyên nhân chính có ảnh hưởng đến một vấn đề cụ thể.

Các nhóm nguyên nhân chính của vấn đề

Mô hình 4Ms – Sản xuất	Máy móc – Machines. Phương pháp – Methods. Nguyên vật liệu – Materials. Con người – Men.
Mô hình 4Cs – Kinh doanh	Khách hàng – Customer. Chi phí – Cost. Đối thủ – Competitor. Cộng sự – Co-operator.
Mô hình 4Ps – Dịch vụ	Chính sách – Policies. Quy trình – Procedures. Cơ sở vật chất – Place. Con người – People.
Mô hình 4Cs – Truyền thông	Hướng đến khách hàng – Customer Centric. Ngắn gọn – Crips. Nhất quán – Consistent. Lịch sự – Courtesty.
Mô hình 4Ps – Marketing	Sản phẩm – Products. Giá cả – Price. Quảng bá – Promotions. Con người – People.

Bước 3: Đưa ra các giải pháp

Tính linh động của giải pháp

Đôi khi, giải pháp không thật sự là giải pháp. Trong quá trình tìm kiếm giải pháp, bạn cần phải có sự linh động.

Có một số lưu ý bạn cần phải nhớ như sau:

• Một giải pháp đối phó chắc chắn không giải quyết được vấn đề.
• Một giải pháp tồi có thể làm mọi chuyện trở nên tồi tệ hơn.
• Không phải tất cả giải pháp đều có thể chấp nhận được.

Ba điều kiện cơ bản của một giải pháp

Một giải pháp cần phải có đủ ba điều kiện cơ bản là tính hiệu lực, tính hiệu quả và tính khả thi.

Tính hiệu lực

Giải pháp đưa ra phải giải quyết/xử lý được nguyên nhân/lý do tạo ra vấn đề:

• Khắc phục đối với vấn đề sai biệt.
• Phòng ngừa đối với vấn đề tiềm ẩn.
• Cải tiến đối với vấn đề hoàn thiện.

Và giải pháp đưa ra có tác dụng “chữa trị” vấn đề vĩnh viễn hay trong một khoảng thời gian chấp nhận được.

Tính hiệu quả

Giải pháp giúp đạt được các mục tiêu cụ thể đặt ra khi vấn đề được giải quyết. Và các mục tiêu phải được đánh giá theo độ quan trọng: Phải – Muốn – Thích.

Ba cấp độ để đánh giá mức độ quan trọng của mục tiêu, cụ thể như sau:

• Phải: Loại bỏ ngay những giải pháp không đáp ứng mục tiêu “Phải”.
• Muốn: Mục tiêu “Muốn” rất có giá trị nhưng không nhất thiết phải đạt được.
• Thích: Mục tiêu “Thích” là sẽ tốt nếu đạt được, nhưng nếu không thì cũng không sao.

Tính khả thi của giải pháp

Khi đưa ra giải pháp, cần xem xét dựa trên nhiều tiêu chí. Chúng bị ràng buộc bởi nhiều yếu tố như:

• Chính sách.
• Luật pháp.
• Tài chính.
• Vật chất.
• Nhân lực.
• Đạo đức.
• Thời gian.
• Quyền hạn.
• Văn hóa.

Các phương pháp tìm giải pháp

Có hai gợi ý cho bạn về phương pháp có thể sử dụng ở bước 3 này.

Phương pháp tư duy logic	Phương pháp tư duy sáng tạo – động não
Dựa trên những thông tin thu thập được và các nguyên nhân của vấn đề. Từ đó đưa ra những suy luận hợp lý về giải pháp phù hợp.	Thoát khỏi những suy nghĩ logic khuôn phép để đưa ra các giải pháp sáng tạo (thông qua kỹ thuật động não).

Phương pháp tư duy logic

Đây là phương pháp tìm giải pháp dựa trên các yếu tố:

• Các quy tắc, lập luận hợp lý.
• Những kinh nghiệm của bản thân.
• Những tính toán, phân tích.
• Những bằng chứng dữ liệu.

Phương pháp tư duy sáng tạo – động não

Khi áp dụng phương pháp này, bạn cần phải nhớ một số nguyên tắc động não. Đó là:

• Không bỏ qua một ý tưởng nào.
• Khuyến khích mọi ý tưởng lạ.
• Không bình luận hoặc chỉ trích bất kỳ ý tưởng nào.
• Số lượng ý tưởng quan trọng hơn chất lượng của chúng.
• Phát triển tiếp tục những ý tưởng đã đưa ra.
• Mọi thành viên tham gia tích cực với tốc độ cao.
• Không phân loại hay nhóm các ý tưởng với nhau khi động não.
• Tách biệt giữa con người và ý tưởng.

Quá trình động não bao gồm hai giai đoạn là giai đoạn đầu và giai đoạn sau.

• Giai đoạn đầu đề cao tính sáng tạo, không phê phán và đánh giá những ý tưởng được đưa ra.
• Giai đoạn sau tập trung vào đánh giá và nhận xét tính logic của các ý tưởng.

Bước 4: Chọn lựa giải pháp

Một vấn đề có thể có nhiều cách giải quyết khác nhau. Tuy nhiên, bạn cần đặt lên bàn cân và lựa chọn phương án có lợi nhất cho bạn, cho dự án, cho doanh nghiệp.

Chọn lựa giải pháp tối ưu

Để chọn lựa giải pháp tối ưu, bạn cần lưu ý hai điều sau:

Một là, luôn có nhiều hơn một giải pháp (có thể chấp nhận) cho mọi vấn đề.

Hai là, cần tập hợp các giải pháp để xem xét, chọn lựa “giải pháp tối ưu” thông qua tiêu chuẩn cụ thể.

Cách thức chọn lựa giải pháp tối ưu

Để chọn lựa ra giải pháp tối ưu nhất, bạn cần trải qua bốn bước. Cụ thể:

Đầu tiên, bạn cần tập hợp các giải pháp đáp ứng mục tiêu đặt ra.

Tiếp đến, bạn sử dụng lưu đồ hình phễu để loại trừ các giải pháp không đáp ứng tính hiệu lực và hiệu quả.

Sau đó, lập bảng đánh giá âm dương để xét tính khả thi của các giải pháp với tiêu chí cụ thể.

Cuối cùng là tổng hợp, xem xét và đưa ra quyết định chọn lựa giải pháp tối ưu nhất.

Các phương pháp hỗ trợ chọn lựa giải pháp

Lưu đồ hình phễu

Bảng cân đối âm dương

Bước 5: Thực hiện giải pháp

Phần lớn các vấn đề phát sinh cần phải được xử lý càng nhanh càng tốt để tránh những hậu quả không tốt về lâu về dài. Đây được coi là bước quyết định xem vấn đề có được giải quyết một cách triệt để hay không.

Nếu bạn làm tốt các bước trước đó và đã chọn được một giải pháp được cho là tối ưu nhất, những đến khi thực thi bạn lại không tuân theo thì có thể sẽ xảy ra những vấn đề khác. Đồng thời, người thực thi giải pháp phải chủ động để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Trong quá trình thực hiện giải pháp này, bạn cần tuân thủ theo mô hình PDCA. Giải thích mô hình này như sau:

• Bước 1: Plan – Lên kế hoạch.
• Bước 2: Do – Thực hiện.
• Bước 3: Check – Kiểm tra.
• Bước 4: Act – Điều chỉnh.

Bước 6: Đánh giá và tiêu chuẩn hóa

Đánh giá

Ý nghĩa của việc đánh giá

Việc đánh giá giải pháp sau khi thực hiện sẽ giúp bạn biết được:

• Giải pháp có giải quyết được vấn đề không?
• Giải pháp có mang lại kết quả khả quan không?
• Giải pháp có khắc phục được các rủi ro và tận dụng được các thuận lợi không?
• Giải pháp có gây ra các vấn đề mới không?

Đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn của một giải pháp

Về tính hiệu lực:

• Nguyên nhân gây ra vấn đề đã được xử lý triệt để chưa?
• Còn nguyên nhân tiềm tàng nào khác chưa được phát hiện và xử lý không?

Về tính hiệu quả:

• So sánh kết quả với những mục tiêu ban đầu và xem xem những mục tiêu nào đã đáp ứng được.
• Thực hiện các so sánh định lượng trước và sau: Tăng năng suất, doanh thu, thu nhập, tỷ lệ an toàn,…

Về tính khả thi:

• Lập bảng cân đối những điều bất lợi và bất lợi khi thực thi xong giải pháp.
• Những ảnh hưởng phụ không mong đợi là gì? (Những vấn đề nào nảy sinh thêm?…).

Theo dõi và tiêu chuẩn hóa

Sau khi đánh giá xong các giải pháp, nếu các giải pháp có hiệu quả, cần thêm chúng vào tiêu chuẩn hóa để duy trì và phát triển.

Một số phương pháp giúp bạn rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề

Xác định điểm yếu của bản thân

Ai cũng có điểm yếu của riêng mình. Việc nhìn nhận điểm yếu của bản thân một cách thẳng thắn sẽ giúp bạn cải thiện được nó.

Một khi đã xác định được điểm yếu của chính mình, lúc đó bạn đã bắt đầu giải quyết được vấn đề của bản thân bạn.

Tích lũy kiến thức về lĩnh vực mình phụ trách

Có kiến thức vững vàng và sâu rộng giúp bạn tự tin hơn với những gì bản thân bạn đang có. Không chỉ vậy, kiến thức mà bạn sở hữu, đặc biệt là các kiến thức chuyên môn, sẽ giúp bạn tìm được nhiều hướng giải quyết hợp lý cho từng vấn đề và triển khai xử lý một cách triệt để nhất.

Thường xuyên xây dựng tình huống và tự luyện tập

Các vấn đề có thể phát sinh bất cứ khi nào mà không có sự báo trước. Vì thế, bạn cần tạo ra nhiều cơ hội để luyện tập hiệu quả kỹ năng giải quyết vấn đề.

Việc tự xây dựng các tình huống và luyện tập thường xuyên sẽ giúp bạn tự tin hơn khi gặp một vấn đề thực sự trong công việc và cuộc sống hàng ngày.

Ghi nhớ rõ quy trình giải quyết vấn đề

Xử lý vấn đề đúng quy trình sẽ giúp bạn có được kết quả như mong muốn. Ngược lại, nếu bạn làm sai quy trình, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn và kết quả bạn nhận được có thể sẽ rất tệ.

Tìm kiếm và nắm bắt cơ hội giải quyết vấn đề

Bạn nên tự tưởng tượng ra các tình huống, sau đó đặt mình vào chúng và tìm ra phương hướng giải quyết. Việc tự tạo cơ hội cho bản thân như vậy sẽ giúp bạn xử lý tốt hơn khi có vấn đề thực sự xảy ra.

Biết quan sát và không ngừng học hỏi

Học hỏi từ người khác luôn là một cách rất tốt để bạn rèn luyện và nâng cao kỹ năng của mình. Hãy quan sát những người xung quanh, học hỏi những điểm tốt trong giải quyết vấn đề của họ để từ đó phát triển kỹ năng của mình.

Đồng thời, bạn hãy nắm bắt mọi cơ hội xử lý vấn đề để rèn luyện và nâng cao kỹ năng.

Kết luận

Như vậy, tôi đã giới thiệu cho bạn về kỹ năng giải quyết vấn đề là gì và gợi ý quy trình giải quyết vấn đề.

Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài!