Tổng hợp 6 công cụ giải quyết vấn đề hiệu quả.
Kỹ năng giải quyết vấn đề đóng vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống cũng như công việc. Nó giúp bạn nhìn nhận và đánh giá vấn đề thật chính xác, để từ đó tìm ra được một giải pháp phù hợp. Để làm tốt việc giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng các bộ công cụ hỗ trợ. Trong bài viết này, tôi sẽ gợi ý cho bạn 6 công cụ giải quyết vấn đề hiệu quả. Mời bạn tham khảo.
Công cụ giải quyết vấn đề – Sơ đồ Mind Map
Sơ đồ Mind Map
Sơ đồ Mind Map là gì?
Mind Map (Sơ đồ tư duy) là một phương pháp nhằm phân tích và tổng hợp vấn đề dưới dạng hình ảnh, nhiều màu sắc. Việc này giúp người sử dụng dễ dàng nắm bắt và nhìn nhận một cách tổng quan vấn đề được mô tả.
Tác dụng của sơ đồ Mind Map
Sơ đồ Mind Map giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng khả năng ghi nhớ. Nó còn đóng vai trò lớn trong việc kích thích khả năng sáng tạo, kỹ năng giải quyết vấn đề và tạo lập ý tưởng cho công việc.
Cách vẽ sơ đồ Mind Map
Để vẽ một sơ đồ tư duy, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định từ khóa chính của vấn đề cần được giải quyết. Bạn phải trả lời câu hỏi: “Vấn đề cần giải quyết là gì?”. Sau khi xác định xong, bạn hãy đặt từ khóa ở chính giữa trang giấy.
Bước tiếp theo, bạn hãy vẽ các nhánh khác nhau xuất phát từ phần từ khóa chính. Mỗi nhánh này thể hiện các khía cạnh khác nhau của vấn đề. Nhằm phát huy trí tưởng tượng và óc sáng tạo để đưa ra các ý kiến mang tính đột phá, bạn có thể vẽ sơ đồ tư duy bằng nhiều màu sắc khác nhau và sử dụng thêm các hình ảnh minh họa.
Một lưu ý khi thể hiện nội dung ở các nhánh là bạn nên sử dụng các từ khóa. Việc này sẽ giúp bạn tóm gọn được vấn đề và thuận tiện trong việc quan sát và đánh giá.
Kỹ thuật Brainstorming
Kỹ thuật Brainstorming (Tư duy sáng tạo – động não)
Kỹ thuật Brainstorming là một kỹ thuật thay thế các phương pháp truyền thống. Nếu bạn cảm thấy việc giải quyết vấn đề theo các phương pháp xưa cũ không đem lại kết quả như mong đợi thì bạn có thể thử dùng kỹ thuật này. Nó có thể mang tới cho bạn những sự đột phá đầy mới mẻ và sáng tạo.
Phương pháp Brainstorming tạo môi trường tự do và không có bất cứ nguyên tắc hay quy trình nào. Khi sử dụng phương pháp này, bất kể ý tưởng nào đưa ra đều không bị phủ nhận. Ngay cả khi bạn đưa ra những ý tưởng điên rồ và kỳ quặc nhất thì chúng cũng rất được hoan nghênh.
Nhờ sự phong phú, đa dạng của các ý tưởng mà bạn có thể thu được một danh sách đầy những giải pháp sáng tạo. Và có thể một trong số những giải pháp đó sẽ mang lại hiệu quả tuyệt vời cho những vấn đề tưởng chừng đã bế tắc.
Nguyên tắc IDEAL
Nguyên tắc IDEAL
Sự ra đời và ý nghĩa của nguyên tắc IDEAL
Nguyên tắc IDEAL là nguyên tắc giải quyết vấn đề được nhiều người sử dụng. Nó được Bransford và Stein viết ra trong cuốn sách The Ideal Problem Solver xuất bản năm 1984.
Nguyên tắc này được dùng để giải quyết vấn đề trong các lĩnh vực như công nghiệp, giáo dục,… Nó giúp mỗi người tự thiết lập cho mình một quy trình giải quyết vấn đề phù hợp.
Áp dụng phương pháp này tốt sẽ giúp bạn tiếp cận với các tình huống một cách tự tin hơn.
Phân tích nguyên tắc IDEAL
IDEAL là viết tắt của Identify, Define, Explore, Anticipate and Action, Look and Learn.
Nhận thức vấn đề (Identify the problem)
Một là, bạn cần phải biết được vấn đề đang diễn ra là gì nếu bạn muốn giải quyết nó.
Hai là, thông qua hành vi, cử chỉ, lời nói của một người mà bạn có thể xác định được vấn đề người đó đang gặp phải.
Xác định nguyên nhân (Define an outcome)
Bước tiếp theo là xác định nguyên nhân vấn đề. Biết được nguyên nhân đồng nghĩa với việc bạn có được mục tiêu để xử lý vấn đề đó. Và qua đây, bạn sẽ biết được mình cần làm gì tiếp theo để giải quyết vấn đề cho phù hợp.
Tìm chiến lược khả thi (Explore possible strategies)
Khi đã biết được nguyên nhân, xác định được mục tiêu mong muốn sau khi giải quyết vấn đề, bạn có thể tiếp tục suy nghĩ đến các chiến lược và giải pháp khả thi.
Bước này, bạn nên tìm ra nhiều giải pháp phù hợp với vấn đề và đối tượng. Sau đó, hãy xem xét tất cả các giải pháp đó và chọn ra một giải pháp tối ưu nhất.
Lập kế hoạch, giải quyết vấn đề (Anticipate Outcomes and Action)
Ở bước này, bạn có thể bắt đầu giải quyết vấn đề. Từ những giải pháp đã chọn, bạn sẽ bắt đầu lên kế hoạch để giải quyết vấn đề sao cho phù hợp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra ban đầu.
Nhìn lại, học hỏi (Look and Learn)
Sau khi giải quyết vấn đề, bạn cần theo dõi, đánh giá và rút kinh nghiệm cho những vấn đề tương tự hoặc những vấn đề khác có thể phát sinh.
Việc theo dõi tiến trình thực hiện kế hoạch cũng giúp bạn xử lý những tình huống nảy sinh trong khi giải quyết vấn đề.
Kỹ thuật phân tích 5 Why
Kỹ thuật phân tích 5 Why
Kỹ thuật 5 Why là gì?
Kỹ thuật 5 Why là một kỹ thuật giúp xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề. Cách để bạn áp dụng kỹ thuật này là đặt ra các câu hỏi lặp đi lặp lại. Và mỗi câu trả lời sẽ là cơ sở cho câu hỏi tiếp theo. Bạn sẽ tiếp tục làm như vậy cho đến khi tìm ta nguyên nhân chính của vấn đề.
Từ nguyên nhân này, bạn sẽ tìm ra được một giải pháp nhằm khắc phục và ngăn chặn vấn đề đó xảy ra.
Ví dụ thực tiễn về kỹ thuật 5 Why
Mặc dù phương pháp này tương đối đơn giản, nhưng nó đòi hỏi người sử dụng phải có tư duy sâu sắc. Tôi sẽ đưa ra một ví dụ thực tế để bạn dễ hình dung.
Áp dụng kỹ thuật 5 Why để tìm ra nguyên nhân cầu chì bị nổ. Các câu hỏi đặt ra như sau:
- Tại sao cầu chì lại bị nổ? – Động cơ bị quá tải.
- Tại sao động cơ lại bị quá tải? – Không có đủ dầu chảy qua máy bơm.
- Tại sao dầu chảy không đều? – Bộ lọc dầu bị chặn.
- Tại sao bộ lọc dầu lại bị chặn? – Có những mảnh vụn trong dầu.
- Tại sao lại có những mảnh vụn trong dầu? – Không có nắp thùng.
Như vậy, nguyên nhân chính là không có nắp thùng. Phương hướng khắc phục là đậy nắp thùng vừa khít.
Ví dụ thực tiễn về kỹ thuật phân tích 5 Why
Công cụ giải quyết vấn đề – Biểu đồ xương cá
Sự ra đời và khái niệm về biểu đồ xương cá
Biểu đồ xương cá (còn được gọi là biểu đồ nhân quả hay biểu đồ Ishikawa), được đặt theo tên của tiến sĩ Kaoru Ishikawa vào những năm 1960. Ông là người có nhiều đóng góp cho quy trình quản trị chất lượng sản phẩm và dịch vụ ở nhà máy đóng tàu của Kawasaki.
Biểu đồ xương cá thể hiện mối tương quan giữa nguyên nhân – kết quả. Nó được trình bày thông qua một hệ thống dấu mũi tên giống như hình xương cá.
Biểu đồ này giúp phân tích các nhóm nguyên nhân chính có ảnh hưởng đến một vấn đề cụ thể.
Cấu trúc của biểu đồ xương cá
Cấu trúc của biểu đồ xương cá
Sở dĩ gọi tên biểu đồ này là biểu đồ xương cá vì hình dạng của nó giống như xương của con cá. Trong đó:
- Trục xương to nhất (trục xương trung tâm) chính là xương sống.
- Tiếp đến là các xương lớn biểu thị cho các hạng mục lớn.
- Các xương vừa biểu thị cho các hạng mục vừa.
- Và cuối cùng các xương nhỏ biểu thị cho các hạng mục nhỏ được vẽ nối liền.
Cách vẽ biểu đồ xương cá
Để vẽ biểu đồ xương cá, bạn cần thực hiện tuần tự theo bốn bước là xác định vấn đề, xác định yếu tố ảnh hưởng, tìm ra nguyên nhân thuộc về mỗi yếu tố và phân tích biểu đồ.
Bước 1: Xác định vấn đề
Bước đầu, bạn cần ghi chép lại chi tiết vấn đề. Ở đây, bạn có thể áp dụng các câu hỏi What, Where, When, Who, How.
Sau khi đã xác định được vấn đề, bạn hãy đặt ngang tờ giấy và viết nó vào bên phải. Tiếp đến, bạn kẻ một đường dọc chia tờ giấy thành hai nửa (nửa đầu và nửa thân). Sau cùng, vẽ một đường ngang xuất phát từ phần đầu con cá, đây là trục xương sống.
Bước 2: Xác định yếu tố ảnh hưởng
Ứng với mỗi yếu tố, bạn hãy vẽ một nhánh xương sườn. Bạn hãy cố gắng liệt kê ra càng nhiều yếu tố càng tốt. Các yếu tố này có thể là nguyên liệu, máy móc, phương pháp, con người,…
Bước 3: Tìm ra nguyên nhân thuộc về mỗi yếu tố
Với mỗi nguyên nhân, bạn vẽ một nhánh xương nhỏ. Nếu nguyên nhân phức tạp, bạn có thể chia nhỏ nó ra thành nhiều cấp khác nhau.
Bước 4: Phân tích biểu đồ
Biểu đồ bạn đã xây dựng thông qua ba bước trên là một danh sách với đầy đủ nguyên nhân có thể xảy ra. Nếu nguyên nhân quan trọng, bạn hãy đánh dấu lại để xác định đâu là lý do chính.
Trong đó bạn cần:
- Quan sát thông tin tại hiện trường.
- Thu thập dữ liệu, phân tích và nghiên cứu mối quan hệ nhân quả của từng yếu tố.
- Khi đã tìm ra nguyên nhân gốc rễ, bạn cần lập kế hoạch phù hợp để khắc phục.
Ví dụ – Ứng dụng biểu đồ xương cá
Áp dụng biểu đồ xương cá để phân tích các nguyên nhân dẫn đến việc xe đạp đâm vào cột điện.
Ví dụ về ứng dụng biểu đồ xương cá trong thực tiễn
Biểu đồ Pareto (Nguyên tắc 80/20)
Biểu đồ Pareto là biểu đồ sắp xếp những yếu tố theo thứ tự từ lớn đến nhỏ. Từ đó, ta sẽ biết được cần ưu tiên giải quyết yếu tố nào trước.
Người ta sử dụng biểu đồ này với mục đích trực quan hóa để dễ dàng tìm ra vấn đề cần tập trung giải quyết trước, nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
Cấu trúc của biểu đồ Pareto
Biểu đồ Pareto được biểu thị bởi 3 trục. Trong đó:
- Trục hoành để biểu thị tên các yếu tố.
- Trục tung bên trái để biểu thị số lượng hoặc tỷ lệ của các yếu tố.
- Trục tung bên phải để biểu thị tỷ lệ lũy kế.
Các bước vẽ biểu đồ Pareto, cụ thể như sau:
- Bước 1: Thu thập các dữ liệu cần phân tích như dữ liệu, lỗi,…
- Bước 2: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần (từ lớn đến nhỏ).
- Bước 3: Tính tỷ lệ phần trăm lỗi tương ứng và tỷ lệ phần trăm lũy kế.
- Bước 4: Vẽ biểu đồ.
Những lưu ý khi vẽ biểu đồ Pareto
Khi vẽ biểu đồ Pareto, bạn cần chú ý một số điểm sau:
- Không nên đưa vào quá nhiều hay quá ít yếu tố cần phân tích. Nên là từ 6 đến 10 yếu tố.
- Không nên dồn quá nhiều yếu tố vào mục Khác (Others). Không nên vượt quá 20%.
- Mục Khác (Others) bao giờ cũng để ở cuối cùng.
- Không có khe hở giữa các cột của biểu đồ Pareto.
- Đường tỷ lệ lũy kế xuất phát từ gốc tọa độ và dừng ở đỉnh góc bên phải của các cột.
- 100% ở trục tỷ lệ lũy kế cần phải tương ứng với tổng số lỗi ở trục số lượng lỗi.
Nguyên tắc Pareto 80/20:
Nguyên tắc Pareto 80:20
Hy vọng những công cụ hỗ trợ giải quyết vấn đề tôi gợi ý trên đây sẽ giúp ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài!
